死亡檔案查詢(xún)制度一、總則（一）目的為了規(guī)范死亡檔案的查詢(xún)管理，保障檔案信息的安全與合法使用，維護(hù)相關(guān)權(quán)益人的利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部涉及死亡檔案查詢(xún)的所有部門(mén)、崗位及人員，以及因工作需要依法依規(guī)查詢(xún)本公司/組織所保管死亡檔案的外部單位或個(gè)人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保死亡檔案查詢(xún)工作合法合規(guī)進(jìn)行。2.安全保密原則高度重視死亡檔案信息的安全與保密，防止檔案信息泄露、篡改或不當(dāng)使用。3.規(guī)范有序原則建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的查詢(xún)流程，確保查詢(xún)工作有序開(kāi)展，提高工作效率。4.權(quán)益保護(hù)原則充分保護(hù)檔案所有者及相關(guān)權(quán)益人的合法權(quán)益，在查詢(xún)過(guò)程中尊重其隱私和知情權(quán)。二、死亡檔案的定義與范圍（一）定義死亡檔案是指本公司/組織在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的，記錄與人員死亡相關(guān)信息的各類(lèi)文件、資料、記錄等的集合。（二）范圍1.死亡人員的基本信息，包括姓名、性別、年齡、身份證號(hào)、聯(lián)系方式等。2.死亡原因、時(shí)間、地點(diǎn)等詳細(xì)記錄。3.與死亡事件相關(guān)的調(diào)查材料、證明文件、審批文件等。4.涉及死亡人員的家屬信息、撫恤情況等資料。三、檔案查詢(xún)主體與權(quán)限（一）內(nèi)部查詢(xún)主體及權(quán)限1.人力資源部門(mén)因員工管理、薪酬核算、福利發(fā)放等工作需要，可查詢(xún)員工死亡檔案中的基本信息、撫恤情況等相關(guān)內(nèi)容。2.財(cái)務(wù)部門(mén)為核實(shí)費(fèi)用支出、保險(xiǎn)理賠等情況，有權(quán)查詢(xún)與死亡事件相關(guān)的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)記錄、保險(xiǎn)賠付文件等檔案信息。3.法務(wù)部門(mén)在處理涉及死亡的法律事務(wù)時(shí)，可查詢(xún)死亡檔案中與法律糾紛相關(guān)的資料，如調(diào)查記錄、責(zé)任認(rèn)定文件等。4.其他部門(mén)因工作需要，經(jīng)檔案管理部門(mén)審核批準(zhǔn)后，可在其職責(zé)范圍內(nèi)查詢(xún)相關(guān)死亡檔案信息，但應(yīng)嚴(yán)格遵守查詢(xún)用途及保密規(guī)定。（二）外部查詢(xún)主體及權(quán)限1.司法機(jī)關(guān)持有效法律文書(shū)，如法院判決書(shū)、裁定書(shū)、調(diào)查令等，可依法查詢(xún)與案件相關(guān)的死亡檔案信息。2.政府相關(guān)部門(mén)因行政管理、政策執(zhí)行等工作需要，按照規(guī)定程序申請(qǐng)并經(jīng)批準(zhǔn)后，可查詢(xún)特定范圍內(nèi)的死亡檔案信息。3.直系親屬死亡人員的直系親屬（父母、配偶、子女）憑有效身份證件及相關(guān)證明材料，可查詢(xún)死亡人員的基本信息、死亡原因等一般性檔案內(nèi)容，但涉及隱私及特殊保密信息的部分需經(jīng)檔案管理部門(mén)審核同意。四、查詢(xún)流程（一）內(nèi)部查詢(xún)流程1.查詢(xún)申請(qǐng)查詢(xún)部門(mén)或人員填寫(xiě)《死亡檔案查詢(xún)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明查詢(xún)目的、所需檔案信息內(nèi)容等。2.申請(qǐng)審批申請(qǐng)表提交至所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字，再交檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。審批通過(guò)后，申請(qǐng)表返回查詢(xún)部門(mén)或人員。3.查詢(xún)辦理查詢(xún)?nèi)藛T憑審批通過(guò)的申請(qǐng)表到檔案管理部門(mén)辦理查詢(xún)手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提供相應(yīng)的死亡檔案信息，并做好查詢(xún)記錄。4.查詢(xún)記錄查詢(xún)記錄應(yīng)包括查詢(xún)時(shí)間、查詢(xún)?nèi)恕⒉樵?xún)內(nèi)容、使用目的等詳細(xì)信息，以備后續(xù)查閱和審計(jì)。5.檔案歸還查詢(xún)結(jié)束后，查詢(xún)?nèi)藛T應(yīng)及時(shí)將查閱后的檔案歸還檔案管理部門(mén)，檔案管理人員核對(duì)檔案完整性后辦理簽收手續(xù)。（二）外部查詢(xún)流程1.申請(qǐng)受理外部單位或個(gè)人提交查詢(xún)申請(qǐng)時(shí)，需同時(shí)提供有效證明文件及詳細(xì)查詢(xún)需求說(shuō)明。檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行初步審核，符合要求的予以受理，并發(fā)放《死亡檔案查詢(xún)受理通知書(shū)》。2.審核審批檔案管理部門(mén)將受理的查詢(xún)申請(qǐng)?zhí)峤恢凉?組織法務(wù)部門(mén)及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核審批。審核審批重點(diǎn)關(guān)注查詢(xún)目的的合法性、申請(qǐng)主體資格及證明文件的真實(shí)性等。3.通知結(jié)果審核審批通過(guò)后，檔案管理部門(mén)通知查詢(xún)申請(qǐng)人，并告知其查詢(xún)時(shí)間、地點(diǎn)及所需攜帶的證件材料等信息。4.查詢(xún)辦理查詢(xún)申請(qǐng)人按照通知要求到指定地點(diǎn)辦理查詢(xún)手續(xù)。檔案管理人員按照規(guī)定程序提供檔案信息，并做好全程監(jiān)督記錄。5.檔案歸還與信息保密承諾查詢(xún)結(jié)束后，查詢(xún)申請(qǐng)人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，并簽署《死亡檔案信息保密承諾書(shū)》，承諾不將查詢(xún)獲得的檔案信息泄露給無(wú)關(guān)第三方。五、檔案信息的使用與保密（一）使用要求1.內(nèi)部使用查詢(xún)?nèi)藛T應(yīng)嚴(yán)格按照申請(qǐng)用途使用死亡檔案信息，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或用于其他非工作目的。如需將檔案信息提供給其他部門(mén)或人員使用，應(yīng)重新履行審批手續(xù)。2.外部使用外部查詢(xún)主體在使用死亡檔案信息時(shí)，必須遵守法律法規(guī)及本公司/組織的相關(guān)規(guī)定，不得將信息用于商業(yè)利益或非法目的。未經(jīng)書(shū)面授權(quán)，不得復(fù)制、傳播、公開(kāi)檔案信息。（二）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)死亡檔案信息進(jìn)行妥善保管，確保存儲(chǔ)設(shè)備安全，防止信息泄露。2.查詢(xún)場(chǎng)所應(yīng)具備必要的安全保密條件，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。查詢(xún)過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，防止信息被不當(dāng)獲取或篡改。3.對(duì)涉及隱私及敏感信息的死亡檔案內(nèi)容，應(yīng)進(jìn)行特殊標(biāo)識(shí)和管理，嚴(yán)格控制知悉范圍。4.所有接觸死亡檔案信息的人員均需簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。如發(fā)生信息泄露事件，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，并依法追究相關(guān)人員責(zé)任。六、檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式死亡檔案應(yīng)采用電子存儲(chǔ)與紙質(zhì)存儲(chǔ)相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，按照檔案類(lèi)別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和管理。（二）保管環(huán)境檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施，保持適宜的溫度、濕度條件。定期對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備及庫(kù)房環(huán)境進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的完整性和安全性。（三）保管期限根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，確定死亡檔案的保管期限。一般情況下，重要的死亡檔案應(yīng)長(zhǎng)期保管，其他檔案可根據(jù)實(shí)際需要確定保管期限，但不得少于規(guī)定年限。保管期限屆滿(mǎn)后，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則定期對(duì)死亡檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保存價(jià)值和安全性。鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則，由檔案管理部門(mén)牽頭，會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)及法務(wù)部門(mén)共同進(jìn)行。1.鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。對(duì)于已失去保存價(jià)值、重復(fù)無(wú)用或涉及隱私及敏感信息且已過(guò)保密期限的檔案，可列為銷(xiāo)毀范圍。2.鑒定程序成立檔案鑒定小組，對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行逐一審查。鑒定小組應(yīng)詳細(xì)記錄鑒定過(guò)程和結(jié)果，形成《死亡檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)》。3.銷(xiāo)毀審批經(jīng)鑒定小組審核同意銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《死亡檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，提交至檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后方可實(shí)施銷(xiāo)毀。（三）銷(xiāo)毀方式1.電子檔案采用專(zhuān)業(yè)的數(shù)據(jù)刪除軟件對(duì)電子檔案進(jìn)行徹底刪除，并進(jìn)行多次覆蓋處理，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。同時(shí)，做好刪除記錄，包括刪除時(shí)間、操作人員、檔案名稱(chēng)等信息。2.紙質(zhì)檔案紙質(zhì)檔案應(yīng)在指定的安全場(chǎng)所進(jìn)行銷(xiāo)毀，可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行處理。銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)安排專(zhuān)人監(jiān)督，確保檔案全部銷(xiāo)毀，不留殘余。銷(xiāo)毀結(jié)束后，監(jiān)督人員應(yīng)在《死亡檔案銷(xiāo)毀記錄單》上簽字確認(rèn)。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)死亡檔案查詢(xún)工作進(jìn)行自查，檢查查詢(xún)流程是否規(guī)范、檔案信息使用是否合規(guī)、保密措施是否落實(shí)等情況。2.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)死亡檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，重點(diǎn)審查檔案查詢(xún)、存儲(chǔ)、保管、鑒定銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)的合規(guī)性及內(nèi)部控制有效性。（二）外部監(jiān)督接受政府相關(guān)部門(mén)、行業(yè)協(xié)會(huì)等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查