檔案人員備案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理工作，規(guī)范檔案人員行為，保障檔案信息的安全與完整，提高檔案管理水平，特制定本檔案人員備案制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)從事檔案管理工作的所有人員，包括檔案管理人員、兼職檔案員以及涉及檔案管理相關(guān)工作的其他人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則強(qiáng)化檔案人員的安全保密意識(shí)，采取有效措施保護(hù)檔案信息不被泄露、篡改或丟失。3.準(zhǔn)確規(guī)范原則檔案人員應(yīng)保證檔案整理、歸檔、保管等工作準(zhǔn)確無(wú)誤，符合規(guī)范要求，便于查詢(xún)和利用。4.動(dòng)態(tài)管理原則根據(jù)公司/組織發(fā)展和檔案管理工作實(shí)際情況，對(duì)檔案人員備案信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)更新和管理。二、備案主體及職責(zé)（一）檔案管理人員1.負(fù)責(zé)公司/組織各類(lèi)檔案的收集、整理、編目、裝訂、上架、保管等日常工作。2.按照檔案管理制度要求，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)，建立健全檔案檢索體系。3.做好檔案的安全防護(hù)工作，包括防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等措施的落實(shí)。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱登記及歸還工作，對(duì)借閱、查閱情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。6.積極參與檔案信息化建設(shè)，協(xié)助完成檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲(chǔ)、備份等工作。（二）兼職檔案員1.在各自業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，負(fù)責(zé)收集、整理本部門(mén)產(chǎn)生的各類(lèi)文件材料，按照檔案管理要求進(jìn)行初步分類(lèi)和整理。2.定期將整理好的文件材料移交至公司/組織檔案管理部門(mén)，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案清查、盤(pán)點(diǎn)等工作，提供必要的業(yè)務(wù)支持。4.配合檔案管理部門(mén)做好檔案信息的利用工作，根據(jù)需要提供相關(guān)檔案資料。（三）涉及檔案管理相關(guān)工作的其他人員1.在工作過(guò)程中產(chǎn)生或接觸檔案的人員，應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定，妥善保管所涉及的檔案資料，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改或丟失。2.配合檔案管理部門(mén)進(jìn)行檔案整理、歸檔等工作，及時(shí)提供準(zhǔn)確的檔案信息。3.對(duì)在工作中發(fā)現(xiàn)的檔案管理問(wèn)題或隱患，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告。三、備案內(nèi)容（一）基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、政治面貌、學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)、聯(lián)系電話(huà)、電子郵箱等。2.所在部門(mén)、崗位、入職時(shí)間、崗位職責(zé)等。（二）檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)與技能1.參加檔案管理相關(guān)培訓(xùn)的情況，包括培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)等。2.取得的檔案管理相關(guān)證書(shū)，如檔案專(zhuān)業(yè)資格證書(shū)、計(jì)算機(jī)操作技能證書(shū)等。3.具備的檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能水平，如檔案分類(lèi)、編目、數(shù)字化處理等方面的能力。（三）工作經(jīng)歷1.從事檔案管理工作的起止時(shí)間、工作單位、擔(dān)任職務(wù)等。2.在檔案管理工作中取得的主要成績(jī)和經(jīng)驗(yàn)，如參與的重要檔案項(xiàng)目、創(chuàng)新的管理方法等。（四）誠(chéng)信記錄1.在檔案管理工作中是否存在違規(guī)違紀(jì)行為，如檔案丟失、損壞、泄露等情況。2.是否存在違反公司/組織規(guī)章制度或職業(yè)道德的行為。四、備案流程（一）人員申報(bào)1.檔案管理人員、兼職檔案員以及涉及檔案管理相關(guān)工作的其他人員應(yīng)在入職后[X]個(gè)工作日內(nèi)，填寫(xiě)《檔案人員備案申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明個(gè)人基本信息、檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)與技能、工作經(jīng)歷、誠(chéng)信記錄等內(nèi)容，并提交相關(guān)證明材料。2.申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)其真實(shí)性和準(zhǔn)確性。（二）部門(mén)審核1.公司/組織檔案管理部門(mén)收到備案申請(qǐng)表后，對(duì)申報(bào)人員的信息進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)審核其是否符合檔案管理崗位要求、申報(bào)信息是否完整準(zhǔn)確等。2.審核過(guò)程中可通過(guò)查閱相關(guān)證明材料、實(shí)地考察、與申報(bào)人員面談等方式進(jìn)行核實(shí)。3.對(duì)于審核通過(guò)的申報(bào)人員，檔案管理部門(mén)在申請(qǐng)表上簽署審核意見(jiàn)，并提交公司/組織人力資源部門(mén)。（三）人力資源部門(mén)審定1.公司/組織人力資源部門(mén)對(duì)檔案管理部門(mén)提交的備案申請(qǐng)進(jìn)行最終審定，結(jié)合公司/組織人員管理規(guī)定和檔案管理工作實(shí)際需求，確定備案人員名單。2.審定通過(guò)的人員名單將在公司/組織內(nèi)部進(jìn)行公示，公示期為[X]個(gè)工作日。公示期間如有異議，由人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)調(diào)查核實(shí)，并根據(jù)調(diào)查結(jié)果做出相應(yīng)處理。（四）備案登記1.經(jīng)公示無(wú)異議后，公司/組織人力資源部門(mén)將備案人員信息錄入檔案人員備案管理系統(tǒng)，建立檔案人員備案檔案，并為備案人員頒發(fā)《檔案人員備案證書(shū)》。2.《檔案人員備案證書(shū)》應(yīng)包含備案人員姓名、所在部門(mén)、崗位、備案編號(hào)、有效期等信息，作為檔案人員從事檔案管理工作的資格證明。五、備案變更（一）變更情形1.檔案人員基本信息發(fā)生變更，如姓名、性別、出生日期、聯(lián)系電話(huà)等。2.所在部門(mén)、崗位發(fā)生變動(dòng)，影響其檔案管理工作職責(zé)和范圍。3.檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)與技能水平有顯著提升或下降，如取得新的證書(shū)、參加重要培訓(xùn)等，或因工作失誤導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題。4.工作經(jīng)歷發(fā)生變化，如離職后重新入職、在不同單位從事檔案管理工作等。5.誠(chéng)信記錄發(fā)生變化，如出現(xiàn)違規(guī)違紀(jì)行為或受到表彰獎(jiǎng)勵(lì)等。（二）變更申請(qǐng)檔案人員如發(fā)生上述變更情形，應(yīng)在變更事項(xiàng)發(fā)生后[X]個(gè)工作日內(nèi)，填寫(xiě)《檔案人員備案變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明變更原因及變更內(nèi)容，并提交相關(guān)證明材料。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交公司/組織檔案管理部門(mén)。（三）審核與備案1.檔案管理部門(mén)收到變更申請(qǐng)表后，按照備案流程進(jìn)行審核，核實(shí)變更信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。2.審核通過(guò)后，檔案管理部門(mén)在備案管理系統(tǒng)中更新檔案人員備案信息，并重新頒發(fā)《檔案人員備案證書(shū)》。六、備案管理與監(jiān)督（一）備案檔案管理1.公司/組織檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)建立和維護(hù)檔案人員備案檔案，對(duì)備案人員的基本信息、業(yè)務(wù)知識(shí)與技能、工作經(jīng)歷、誠(chéng)信記錄等資料進(jìn)行分類(lèi)整理、歸檔保存。2.備案檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行管理，確保檔案資料的完整性和可查性。3.定期對(duì)備案檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正檔案管理中存在的問(wèn)題，保證備案檔案信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。（二）監(jiān)督檢查1.公司/組織定期對(duì)檔案人員備案制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括備案流程的規(guī)范性、備案信息的準(zhǔn)確性、檔案人員的履職情況等。2.監(jiān)督檢查可通過(guò)查閱備案檔案、實(shí)地考察、問(wèn)卷調(diào)查、聽(tīng)取匯報(bào)等方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。3.檔案人員應(yīng)積極配合監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息，不得隱瞞或虛報(bào)。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反檔案人員備案制度的行為，如未按規(guī)定進(jìn)行備案申報(bào)、提供虛假備案信息、擅自變更備案信息等，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。2.因違規(guī)行為導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題，如檔案丟失、損壞、泄露等，給公司/組織造成損失的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并依法追究其法律責(zé)任。3.對(duì)在檔案管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀、嚴(yán)格遵守備案制度的檔案人員，公司/組織將給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)，激勵(lì)其更好地履行檔案管理職責(zé)。七、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.根據(jù)檔案人員備案情況和檔案管理工作實(shí)際需求，公司/組織檔案管理部門(mén)制定年度檔案人員培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時(shí)間等。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括檔案管理法律法規(guī)、檔案業(yè)務(wù)知識(shí)與技能、信息化管理技術(shù)、職業(yè)道德等方面，以提高檔案人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.按照培訓(xùn)計(jì)劃組織開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，培訓(xùn)方式可采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線(xiàn)學(xué)習(xí)、實(shí)地考察等多種形式相結(jié)合。2.培訓(xùn)過(guò)程中應(yīng)做好培訓(xùn)記錄，包括培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)教師、參加人員等信息，并存檔備查。3.鼓勵(lì)檔案人員積極參加各類(lèi)檔案管理培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升業(yè)務(wù)水平。（三）考核評(píng)估1.建立檔案人員考核評(píng)估機(jī)制，定期對(duì)檔案人員的工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等方面進(jìn)行考核評(píng)估。2.考核評(píng)估可采用定性與定量相結(jié)合的方式，通過(guò)工作