救援隊(duì)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)救援隊(duì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在救援工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本救援隊(duì)全體成員及與救援工作相關(guān)的各類檔案管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指救援隊(duì)在救援活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：救援隊(duì)檔案由專門(mén)的檔案管理部門(mén)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映救援工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、救援行動(dòng)機(jī)密及個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理部門(mén)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)置設(shè)立專門(mén)的檔案管理科室，配備專業(yè)的檔案管理人員。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本救援隊(duì)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)救援隊(duì)的各類檔案，確保檔案的齊全完整。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，建立科學(xué)的檔案檢索體系，方便檔案的查詢利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門(mén)和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。6.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。7.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化。8.對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，提高檔案管理水平。三、檔案分類及編號(hào)（一）檔案分類1.救援行動(dòng)類：包括救援任務(wù)部署、行動(dòng)方案、現(xiàn)場(chǎng)記錄、救援報(bào)告等。2.人員管理類：涵蓋隊(duì)員基本信息、培訓(xùn)記錄、考核檔案、獎(jiǎng)懲情況等。3.物資裝備類：涉及救援設(shè)備、器材的采購(gòu)、配備、維護(hù)、報(bào)廢等檔案。4.培訓(xùn)資料類：包含各類培訓(xùn)教材、課件、培訓(xùn)記錄等。5.財(cái)務(wù)檔案類：如經(jīng)費(fèi)預(yù)算、報(bào)銷憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表等。6.對(duì)外聯(lián)絡(luò)類：包括與政府部門(mén)、其他救援組織、社會(huì)各界的往來(lái)文件、協(xié)議等。7.宣傳資料類：如救援工作的圖片、視頻、新聞報(bào)道等。（二）檔案編號(hào)1.采用數(shù)字與字母相結(jié)合的方式進(jìn)行編號(hào)。2.編號(hào)規(guī)則：第一位字母表示檔案類別，如“J”代表救援行動(dòng)類，“R”代表人員管理類等。接下來(lái)的數(shù)字為順序號(hào)，按照檔案形成的時(shí)間先后順序依次編排。對(duì)于同一類檔案中的子檔案，在順序號(hào)后用“”連接子檔案編號(hào)。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地移交檔案管理部門(mén)。2.在救援行動(dòng)結(jié)束后，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)將行動(dòng)過(guò)程中形成的各類文件、資料收集整理，移交檔案管理部門(mén)。3.對(duì)于上級(jí)部門(mén)下發(fā)的文件、通知等，由辦公室統(tǒng)一收集后交檔案管理部門(mén)歸檔。（二）檔案整理1.檔案管理人員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)檔案目錄清單，注明檔案的名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息。3.對(duì)檔案中的文件資料進(jìn)行排序，去除重復(fù)、無(wú)效的文件，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。4.對(duì)于破損、褪色的檔案，進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.在庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、編號(hào)順序存放，便于查找和管理。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期檢查和更新，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。4.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度保持在45%60%之間。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本救援隊(duì)成員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員只能在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。3.查閱人員不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等，如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)提前向本救援隊(duì)提出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明借閱檔案的用途、期限等，經(jīng)救援隊(duì)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱日期、歸還日期等信息，并繳納一定的押金。3.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價(jià)值。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和檔案專家組成，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估。3.鑒定小組根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來(lái)源、利用價(jià)值等因素，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）、短期（[X]年）。（二）檔案銷毀1.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核，報(bào)救援隊(duì)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀處理。2.檔案銷毀應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程的真實(shí)性和徹底性。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀清單應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將紙質(zhì)檔案內(nèi)容錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對(duì)信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性。（三）系統(tǒng)安全與保密1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問(wèn)。2.對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。3.制定系統(tǒng)應(yīng)急處理預(yù)案，應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)丟失等情況。九、檔案統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）檔案移交1.救援隊(duì)因機(jī)構(gòu)變動(dòng)、撤銷等原因，需要移交檔案時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理