學(xué)校檔案制度上墻一、總則（一）目的為加強學(xué)校檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。本制度適用于學(xué)校各部門、各年級及全體教職員工。（二）依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《機關(guān)檔案工作條例》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定。（三）檔案定義學(xué)校檔案是指學(xué)校在教學(xué)、科研、管理、服務(wù)等各項活動中直接形成的，對學(xué)校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校檔案工作實行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由學(xué)校綜合檔案室歸口管理全校檔案。2.真實性原則：確保檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確反映學(xué)校各項活動的實際情況。3.完整性原則：全面收集、整理學(xué)校在各個方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：對涉及國家機密、學(xué)校機密和個人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為學(xué)校各項工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定學(xué)校檔案工作規(guī)章制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理全校各類檔案，對檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等工作。3.指導(dǎo)學(xué)校各部門、各年級的檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和監(jiān)督檢查。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫。5.參與學(xué)校重大活動和重要項目的文件材料收集、整理和歸檔工作。（二）檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組1.由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和決策學(xué)校檔案工作的重大事項。2.定期召開檔案工作會議，研究解決檔案工作中存在的問題，部署檔案工作任務(wù)。3.監(jiān)督檢查檔案工作規(guī)章制度的執(zhí)行情況，對檔案工作成績突出的部門和個人進(jìn)行表彰獎勵。（三）各部門、各年級檔案工作兼職人員1.負(fù)責(zé)本部門、本年級檔案的收集、整理、立卷和移交工作。2.按照學(xué)校檔案管理要求，定期向綜合檔案室移交檔案，并確保檔案的質(zhì)量。3.協(xié)助綜合檔案室開展檔案利用工作，提供相關(guān)檔案信息和線索。4.負(fù)責(zé)本部門、本年級檔案的日常保管和安全保密工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.學(xué)校黨、政、工、團等組織形成的文件材料。2.教學(xué)管理、科研管理、學(xué)生管理、行政管理等工作中形成的文件材料。教學(xué)方面：教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、課程表、教案、課件、試卷、成績冊、實習(xí)報告、畢業(yè)設(shè)計（論文）等?？蒲蟹矫妫嚎蒲许椖可陥髸?、立項批復(fù)、研究報告、論文著作、科研成果鑒定材料等。學(xué)生管理方面：學(xué)生學(xué)籍檔案、獎懲材料、畢業(yè)派遣材料等。行政管理方面：學(xué)校工作計劃、總結(jié)、會議記錄、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案、資產(chǎn)檔案等。3.學(xué)校舉辦的各類活動形成的文件材料，如校慶活動、學(xué)術(shù)交流活動、文體活動等。4.學(xué)校與上級主管部門、其他單位往來的文件材料，如請示、報告、批復(fù)、函件等。5.學(xué)校教職工個人在教學(xué)、科研工作中形成的具有保存價值的文件材料，如個人科研成果、教學(xué)經(jīng)驗總結(jié)等。（二）收集要求1.各部門、各年級應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料辦理完畢后，及時整理歸檔，不得積壓或拖延。3.收集的檔案應(yīng)保持文件材料的原始性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。4.對重要的文件材料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存處。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于檔案管理和利用。3.便于保管和檢索，按照分類方案進(jìn)行整理。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理，編制案卷目錄。2.教學(xué)檔案：按照教學(xué)環(huán)節(jié)和類別進(jìn)行分類整理，如教學(xué)計劃類、教學(xué)運行類、教學(xué)研究與改革類等，建立教學(xué)檔案目錄。3.科研檔案：按照科研項目類別和階段進(jìn)行分類整理，如項目申報類、研究實施類、成果鑒定與推廣類等，建立科研檔案目錄。4.學(xué)生檔案：按照學(xué)生類別和年級進(jìn)行分類整理，建立學(xué)生檔案總目錄和分班級目錄。5.其他專門檔案：根據(jù)檔案的性質(zhì)和特點，采用相應(yīng)的整理方法，如會計檔案按照會計年度和類別進(jìn)行整理，基建檔案按照工程項目進(jìn)行整理等。四、檔案的鑒定與保管期限劃分（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校實際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面綜合分析，確定檔案的保存價值。3.確保鑒定工作的客觀性、準(zhǔn)確性和公正性。（二）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映學(xué)校主要職能活動和基本歷史面貌的，對學(xué)校和社會具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。如學(xué)校重大決策、重要會議記錄、規(guī)章制度、重要人事任免文件、學(xué)校歷史沿革資料等。2.定期保管：分為30年和10年兩種。保管期限為30年的檔案：反映學(xué)校一般工作活動，在一定時期內(nèi)對學(xué)校工作有查考利用價值的檔案。如教學(xué)、科研、行政管理等方面的一般性文件材料。保管期限為10年的檔案：在較短時間內(nèi)對學(xué)校工作有參考價值的檔案。如臨時性的通知、簡報、一般事務(wù)性文件等。（三）鑒定工作組織學(xué)校成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案工作兼職人員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。鑒定小組定期對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見，報學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。五、檔案的保管（一）保管條件1.綜合檔案室應(yīng)具備專門的檔案庫房，庫房應(yīng)符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計、空調(diào)、消防器材、防蟲藥品等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）檔案上架排列1.按照檔案類別和保管期限進(jìn)行上架排列，同一類別的檔案應(yīng)集中存放。2.文書檔案按照年度保管期限機構(gòu)（問題）的順序排列，教學(xué)檔案、科研檔案、學(xué)生檔案等按照各自的分類方案進(jìn)行排列。3.檔案上架應(yīng)編號標(biāo)識，便于查找和管理。（三）檔案保管期限變更1.檔案保管期限確定后，一般不得隨意變更。如因特殊情況需要變更保管期限的，應(yīng)經(jīng)檔案鑒定小組重新鑒定，并報學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)。2.變更檔案保管期限時，應(yīng)在檔案目錄及相關(guān)檢索工具中注明變更情況。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房、設(shè)備、人員的安全管理。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守安全操作規(guī)程，定期檢查檔案保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.加強對檔案信息的安全保護(hù)，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。對電子檔案應(yīng)采取加密存儲、備份等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。4.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力，確保檔案安全。六、檔案的統(tǒng)計與編研（一）統(tǒng)計工作1.建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.檔案管理人員應(yīng)定期填寫檔案統(tǒng)計報表，及時上報學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組和上級主管部門。3.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、完整，如實反映檔案工作的實際情況。對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行分析研究，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）編研工作1.結(jié)合學(xué)校工作需要和檔案資源特點，開展檔案編研工作。編研成果應(yīng)具有一定的參考價值和利用價值。編研工作包括檔案史料匯編、專題概要、大事記、組織沿革等。2.檔案編研工作應(yīng)遵循科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑瓌t，確保編研成果內(nèi)容真實、準(zhǔn)確。3.編研成果應(yīng)經(jīng)學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核批準(zhǔn)后，方可正式出版或使用。七、檔案的利用（一）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部各部門、各年級因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可查閱利用相關(guān)檔案。2.外單位因工作需要，經(jīng)學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，可查閱利用學(xué)校相關(guān)檔案。3.個人因工作、學(xué)習(xí)、研究等需要，可查閱利用本人相關(guān)檔案。涉及個人隱私的檔案，查閱時應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定辦理手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到綜合檔案室查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。查閱紙質(zhì)檔案時，應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記，填寫查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容等信息。查閱電子檔案時應(yīng)遵守電子檔案管理規(guī)定。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報綜合檔案室審批。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失。3.復(fù)制：檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)綜合檔案室審核批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)按照規(guī)定收取復(fù)制費用。（三）利用審批1.校內(nèi)各部門、各年級查閱利用檔案，由本部門、本年級檔案工作兼職人員負(fù)責(zé)辦理審批手續(xù)。2.外單位查閱利用檔案，需提交單位介紹信、查閱人有效身份證件等材料，經(jīng)學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，方可查閱利用。3.個人查閱利用本人檔案，需提交有效身份證件，經(jīng)綜合檔案室核實身份后，方可查閱。（四）利用登記與反饋1.檔案利用過程中，應(yīng)建立詳細(xì)的