檔案管理文件制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司/組織各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司/組織各項工作的過程和結(jié)果，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個人隱私等重要信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機構(gòu)設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司/組織檔案的集中統(tǒng)一管理。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本公司/組織檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、保管本公司/組織各類檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行鑒定和銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確地統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。6.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.對各部門檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。8.積極開發(fā)利用檔案信息資源，為公司/組織的決策、管理、生產(chǎn)、經(jīng)營等工作提供服務(wù)。（三）各部門檔案管理職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保本部門檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門形成的檔案整理歸檔，并移交檔案管理部門統(tǒng)一保管。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的查閱、借閱登記工作，嚴(yán)格按照規(guī)定程序辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。4.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織的行政管理文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場營銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、物資采購檔案、客戶服務(wù)檔案等。3.項目檔案：針對公司/組織的各類項目，建立項目檔案，包括項目立項文件、項目計劃、項目實施過程中的各類文件、項目驗收文件等。4.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等聲像資料，記錄公司/組織的重要活動、會議、工程建設(shè)等情況。5.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類檔案，如辦公自動化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、數(shù)據(jù)庫文件等。（二）檔案編號1.檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴展性原則，確保檔案編號的科學(xué)性和實用性。2.檔案編號采用層次分類編號法，由全宗號、類別號、年度號、保管期限號、件號或卷號等組成。3.全宗號：本公司/組織的檔案全宗號為[具體全宗號]。4.類別號：根據(jù)檔案分類，分別用不同的字母或數(shù)字表示各類檔案的類別，如行政檔案用“A”表示，業(yè)務(wù)檔案用“B”表示，項目檔案用“C”表示，聲像檔案用“D”表示，電子檔案用“E”表示。5.年度號：采用公元紀(jì)年，用四位數(shù)字表示檔案形成的年度，如“2023”表示2023年形成的檔案。6.保管期限號：根據(jù)檔案的保管期限，分別用“永久”“長期”“短期”表示，永久用“Y”表示，長期用“C”表示，短期用“D”表示。7.件號或卷號：對于以件為單位整理的檔案，用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫件號；對于以卷為單位整理的檔案，用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫卷號。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全、完整。2.檔案收集范圍包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。3.對于重要會議、重大活動、重要項目等形成的檔案，相關(guān)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集，并及時移交檔案管理部門。4.檔案管理人員應(yīng)定期對各部門檔案收集情況進行檢查和督促，確保檔案按時收集歸檔。（二）檔案整理1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.檔案整理包括分類、裝訂、編目、裝盒等環(huán)節(jié)。所有檔案均應(yīng)進行分類整理，按照檔案編號規(guī)則進行編號，并編制檔案目錄。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒進行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱和保管。4.電子檔案應(yīng)按照電子文件管理的要求進行整理，確保電子文件的格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整、存儲安全。5.聲像檔案應(yīng)按照拍攝時間、內(nèi)容等進行分類整理，編制聲像檔案目錄，并注明拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等信息。五、檔案的保管（一）檔案保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、空調(diào)、消防器材等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案編號順序排列上架，分類存放，并建立檔案存放索引，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.聲像檔案應(yīng)按照類別和編號順序存放，并建立聲像檔案目錄索引，便于查閱。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。（三）檔案保密措施1.對涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個人隱私等重要信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，實行專人專柜保管。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得查閱、借閱、復(fù)制、傳播涉及保密的檔案。3.查閱、借閱保密檔案時，應(yīng)履行嚴(yán)格的審批手續(xù)，查閱人員應(yīng)在指定地點查閱，不得擅自將檔案帶出。4.對檔案的銷毀應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進行，確保保密檔案不被非法銷毀。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱與借閱范圍1.本公司/組織員工因工作需要，可查閱、借閱與其工作相關(guān)的檔案。2.外單位因工作需要查閱本公司/組織檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）查閱與借閱手續(xù)1.本公司/組織員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱/借閱申請表》，注明查閱/借閱檔案的名稱、編號、查閱/借閱目的、查閱/借閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對《檔案查閱/借閱申請表》進行審核，批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定提供檔案，并做好查閱/借閱登記。3.外單位查閱本公司/組織檔案的，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱時間等信息，并經(jīng)本公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。4.檔案管理部門對外單位查閱申請進行審核，批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定提供檔案，并做好查閱登記。外單位查閱檔案時，應(yīng)有本公司/組織相關(guān)人員陪同。（三）查閱與借閱要求1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的時間歸還檔案，如需延期歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.檔案管理人員應(yīng)對查閱、借閱檔案的情況進行跟蹤檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和價值。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合分析檔案的價值，確定檔案的保管期限和處置意見。3.檔案鑒定應(yīng)形成鑒定報告，鑒定報告應(yīng)包括檔案的基本情況、鑒定依據(jù)、鑒定結(jié)論、處置意見等內(nèi)容。（二）檔案銷毀1.對已失去保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進行銷毀。2.檔案銷毀前，檔案管理部門應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明擬銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息，經(jīng)檔案鑒定小組審核、公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息徹底銷毀。檔案銷毀過程中，應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并做好記錄。4.檔案銷毀記錄應(yīng)包括檔案銷毀的時間、地點、內(nèi)容、數(shù)量、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息，記錄應(yīng)保存?zhèn)洳?。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等進行統(tǒng)計分析。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)及時上報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案統(tǒng)計結(jié)果，及時調(diào)整檔案管理工作策略，提高檔案管理水平。（二）檔案移交1.本公司/組織因機構(gòu)調(diào)整、