學(xué)校文印檔案制度一、總則（一）目的為加強學(xué)校文印檔案管理，確保學(xué)校文件、資料、檔案的安全與完整，提高文印檔案的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各年級組、各學(xué)科組等涉及文印檔案管理的相關(guān)工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)校文印檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由學(xué)校檔案管理部門負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保文印檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實準(zhǔn)確原則文印檔案應(yīng)如實反映學(xué)校各項工作的真實情況，保證檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和可靠性。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)，加強文印檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則優(yōu)化文印檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供便捷服務(wù)。二、文印管理（一）文印設(shè)備管理1.學(xué)校應(yīng)配備必要的文印設(shè)備，如打印機、復(fù)印機、速印機等，并定期進行維護和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運行。2.建立文印設(shè)備臺賬，詳細記錄設(shè)備的型號、購置時間、使用狀況、維修記錄等信息。3.文印設(shè)備操作人員應(yīng)經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，熟悉設(shè)備性能和操作規(guī)程，嚴(yán)格按照操作規(guī)范進行操作。（二）文印材料管理1.文印材料的采購應(yīng)遵循學(xué)校相關(guān)采購規(guī)定，選擇質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商。2.建立文印材料出入庫管理制度，對文印材料的采購、入庫、領(lǐng)用、庫存等情況進行詳細記錄。3.定期對文印材料庫存進行盤點，確保賬實相符，防止材料浪費和丟失。（三）文印流程管理1.各部門需要文印的文件、資料等，應(yīng)填寫文印申請單，注明文印內(nèi)容、數(shù)量、格式要求、緊急程度等信息，并提交給學(xué)校文印室。2.文印室收到文印申請單后，應(yīng)及時安排文印任務(wù)，并按照要求進行排版、校對、打印、復(fù)印等操作。3.文印完成后，文印室應(yīng)將文件、資料等交給申請部門，并做好文印記錄，包括文印日期、申請人、文印內(nèi)容、數(shù)量等信息。4.對于重要文件、資料的文印，應(yīng)實行審批制度，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可進行文印。（四）文印質(zhì)量控制1.文印室應(yīng)建立文印質(zhì)量檢查制度，對文印文件、資料的質(zhì)量進行定期檢查，確保文印內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確、完整。2.對于文印質(zhì)量不符合要求的文件、資料，文印室應(yīng)及時進行重新文印，直至質(zhì)量合格。3.鼓勵各部門對文印質(zhì)量進行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時向文印室反饋，共同提高文印質(zhì)量。三、檔案管理（一）檔案分類1.學(xué)校檔案分為黨群工作類、行政管理類、教學(xué)工作類、學(xué)生工作類、科研工作類、后勤管理類等六大類。2.每大類檔案下再根據(jù)具體內(nèi)容進行細分，如黨群工作類可分為黨組織建設(shè)、黨員管理、宣傳工作等；行政管理類可分為學(xué)校規(guī)劃、會議紀(jì)要、人事管理等。（二）檔案收集1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，定期收集本部門產(chǎn)生的文件、資料、記錄等，并及時移交學(xué)校檔案管理部門。2.檔案收集責(zé)任人應(yīng)確保收集的檔案齊全、完整、真實，對不符合要求的檔案應(yīng)及時進行補充和修正。3.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)定期對各部門檔案收集情況進行檢查和指導(dǎo)，確保檔案收集工作的順利進行。（三）檔案整理1.學(xué)校檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，應(yīng)及時進行整理。整理工作包括分類、編號、編目、裝訂等。2.檔案整理應(yīng)遵循檔案形成規(guī)律和特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。3.對于破損、褪色的檔案，應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。（四）檔案歸檔1.整理好的檔案應(yīng)及時進行歸檔，按照檔案分類目錄進行存放，便于查找和利用。2.建立檔案歸檔臺賬，詳細記錄檔案的歸檔日期、類別、名稱、數(shù)量等信息。3.檔案歸檔應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理制度進行，確保檔案歸檔的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。（五）檔案保管1.學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.建立檔案保管制度，定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。（六）檔案利用1.根據(jù)學(xué)校工作需要，各部門和個人可按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行。2.查閱、借閱檔案時，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。3.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。4.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析，為學(xué)校工作提供參考依據(jù)。四、人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善學(xué)校文印檔案管理制度，并組織實施。2.負責(zé)學(xué)校文印檔案的集中統(tǒng)一管理，包括文印設(shè)備管理、文印材料管理、檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。3.負責(zé)對各部門文印檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，確保學(xué)校文印檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。4.負責(zé)檔案信息資源的開發(fā)和利用，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案信息服務(wù)。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門文印檔案的收集、整理和保管工作，并按照學(xué)校檔案管理部門的要求及時移交檔案。2.負責(zé)本部門文印設(shè)備的日常維護和保養(yǎng)工作，確保設(shè)備正常運行。3.負責(zé)本部門文印材料的采購、領(lǐng)用和管理工作，合理控制文印材料的使用。4.按照規(guī)定辦理本部門檔案查閱、借閱手續(xù)，嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度。（三）文印室工作人員職責(zé)1.負責(zé)文印設(shè)備的操作和維護，確保文印工作的正常進行。2.按照文印流程和質(zhì)量要求，認真做好文印工作，保證文印質(zhì)量。3.負責(zé)文印材料的管理，做好文印材料的出入庫登記和庫存盤點工作。4.協(xié)助檔案管理部門做好文印檔案的整理和歸檔工作。（四）檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保檔案的安全和完整。2.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和編目方法，提高檔案管理水平。3.積極開發(fā)檔案信息資源，為學(xué)校工作提供檔案信息服務(wù)。4.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機密，維護檔案的真實性和權(quán)威性。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)定期對各部門文印檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文印設(shè)備管理、文印材料管理、檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等方面。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查、不定期抽查等方式進行，對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.建立文印檔案管理工作考核評價機制，對各部門文印檔案管理工作進行考核評價?？己嗽u價內(nèi)容包括制度執(zhí)行情況、工作質(zhì)量、工作效率、服務(wù)滿意度等