檔案共享制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司檔案共享行為，提高檔案利用效率，保障檔案信息安全，促進(jìn)公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在檔案共享活動(dòng)中的行為。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：檔案共享活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案信息的合法使用。2.安全保密原則：在檔案共享過程中，要采取有效的安全保密措施，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，保障檔案信息安全。3.高效利用原則：以提高檔案利用效率為目標(biāo)，優(yōu)化檔案共享流程，確保各部門和員工能夠及時(shí)、便捷地獲取所需檔案信息。4.權(quán)責(zé)明確原則：明確檔案共享過程中各部門、各崗位的職責(zé)和權(quán)限，做到責(zé)任清晰、分工合理。二、檔案共享的范圍與內(nèi)容（一）共享范圍1.公司內(nèi)部通用文件：包括公司規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)等，供各部門日常工作參考使用。2.業(yè)務(wù)相關(guān)檔案：涉及公司各類業(yè)務(wù)流程的文件、合同、報(bào)表等，為業(yè)務(wù)部門開展工作提供支持。3.知識(shí)管理檔案：如公司內(nèi)部培訓(xùn)資料、技術(shù)文檔、經(jīng)驗(yàn)案例等，有助于員工提升專業(yè)知識(shí)和技能。（二）共享內(nèi)容的分類與標(biāo)注1.分類：根據(jù)檔案的性質(zhì)和用途，將共享檔案分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財(cái)務(wù)管理類、人力資源管理類、技術(shù)研發(fā)類等類別。2.標(biāo)注：對(duì)共享檔案進(jìn)行詳細(xì)標(biāo)注，包括文件名稱、編號(hào)（如有）、日期、來源部門、密級(jí)等信息，以便于查找和使用。三、檔案共享的流程（一）申請(qǐng)與審批1.申請(qǐng)：各部門或員工因工作需要共享檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案共享申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明申請(qǐng)共享檔案的名稱、用途、使用期限等信息。2.審批：申請(qǐng)表提交至檔案管理部門，檔案管理部門根據(jù)檔案的性質(zhì)、密級(jí)以及申請(qǐng)用途進(jìn)行審批。對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）檔案提供1.確認(rèn)：檔案管理部門審批通過后，通知檔案提供部門準(zhǔn)備共享檔案。檔案提供部門應(yīng)確保提供的檔案完整、準(zhǔn)確，并按照檔案管理部門的要求進(jìn)行整理和標(biāo)注。2.交付：檔案提供部門將共享檔案以電子文檔或紙質(zhì)文檔的形式交付給檔案管理部門。電子文檔應(yīng)確保格式規(guī)范、內(nèi)容清晰，紙質(zhì)文檔應(yīng)進(jìn)行妥善封裝，并附上文件清單。（三）檔案共享與使用1.共享方式：檔案管理部門根據(jù)審批結(jié)果，通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)、共享文件夾或其他指定方式將檔案提供給申請(qǐng)部門或員工。對(duì)于紙質(zhì)檔案，可根據(jù)實(shí)際情況安排借閱或復(fù)印。2.使用期限：申請(qǐng)部門或員工應(yīng)在規(guī)定的使用期限內(nèi)使用共享檔案，并按照檔案管理部門的要求進(jìn)行妥善保管。如需延長使用期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)。3.使用記錄：檔案管理部門應(yīng)建立檔案共享使用記錄，詳細(xì)記錄共享檔案的名稱、申請(qǐng)部門、使用人、使用期限、歸還時(shí)間等信息，以便于跟蹤和管理。（四）檔案歸還與存檔1.歸還：申請(qǐng)部門或員工在使用期限屆滿后，應(yīng)及時(shí)將共享檔案歸還至檔案管理部門。對(duì)于電子文檔，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性；對(duì)于紙質(zhì)文檔，應(yīng)保證文檔無損壞、無缺失。2.存檔：檔案管理部門對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，確認(rèn)無誤后進(jìn)行存檔。對(duì)于共享過程中產(chǎn)生的相關(guān)記錄，如申請(qǐng)表、使用記錄等，也應(yīng)一并整理歸檔。四、檔案共享的安全管理（一）網(wǎng)絡(luò)安全1.共享平臺(tái)安全：公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)應(yīng)具備完善的安全防護(hù)措施，包括防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密技術(shù)等，防止外部非法入侵和數(shù)據(jù)泄露。2.用戶認(rèn)證與授權(quán)：對(duì)使用檔案共享平臺(tái)的用戶進(jìn)行嚴(yán)格的身份認(rèn)證和授權(quán)管理，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和共享檔案。（二）數(shù)據(jù)安全1.數(shù)據(jù)備份：定期對(duì)共享檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并分別存儲(chǔ)在不同的地理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.數(shù)據(jù)加密：在檔案共享過程中，對(duì)涉及敏感信息的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密傳輸和存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過程中的安全性。（三）人員安全管理1.培訓(xùn)教育：對(duì)參與檔案共享活動(dòng)的員工進(jìn)行安全培訓(xùn)教育，提高員工的安全意識(shí)和操作技能，使其熟悉檔案共享的安全規(guī)定和操作流程。2.監(jiān)督考核：建立檔案共享安全監(jiān)督考核機(jī)制，對(duì)員工的安全行為進(jìn)行監(jiān)督和考核，對(duì)違反安全規(guī)定的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。五、檔案共享的保密管理（一）保密責(zé)任1.明確主體：參與檔案共享活動(dòng)的各部門、各崗位人員均為保密責(zé)任人，應(yīng)嚴(yán)格履行保密義務(wù)。2.簽訂協(xié)議：對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案共享，檔案管理部門應(yīng)與相關(guān)人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和違約責(zé)任。（二）保密措施1.訪問控制：根據(jù)檔案的密級(jí)設(shè)置不同的訪問權(quán)限，嚴(yán)格限制對(duì)敏感檔案的訪問范圍，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應(yīng)密級(jí)的檔案。2.物理隔離：對(duì)于涉及高度機(jī)密的檔案，應(yīng)采取物理隔離措施，如單獨(dú)存放、專人保管等，防止信息泄露。3.保密標(biāo)識(shí)：在共享檔案上明確標(biāo)注保密級(jí)別和保密期限，提醒使用人員注意保密。（三）保密監(jiān)督與檢查1.定期檢查：檔案管理部門定期對(duì)檔案共享活動(dòng)進(jìn)行保密監(jiān)督檢查，確保保密措施的有效執(zhí)行。2.違規(guī)處理：對(duì)于發(fā)現(xiàn)的保密違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。六、檔案共享的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案共享活動(dòng)進(jìn)行日常監(jiān)督，檢查共享流程的執(zhí)行情況、檔案的安全保密措施落實(shí)情況等。2.審計(jì)監(jiān)督：公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)檔案共享制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。（二）考核指標(biāo)1.共享效率：考核檔案共享申請(qǐng)的處理及時(shí)率、檔案交付的準(zhǔn)時(shí)率等指標(biāo)，確保檔案能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地提供給使用部門或員工。2.安全保密：對(duì)檔案共享過程中的安全保密事故發(fā)生率、違規(guī)行為查處率等指標(biāo)進(jìn)行考核，保障檔案信息安全。3.用戶滿意度：通過收集使用部門或員工的反饋意見，考核檔案共享服務(wù)的滿意度，不斷改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量。（三）考核結(jié)果應(yīng)用1.績效掛鉤：將檔案共享工作的考核結(jié)果與員工的績效掛鉤，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)存在問題的部門和個(gè)人進(jìn)行督促整改。2.制度完善：根據(jù)考核結(jié)果，及時(shí)總結(jié)檔案共享制度執(zhí)行過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，對(duì)制度進(jìn)行修訂和完善，不斷提高制度的科學(xué)性和有效性。七、附則（一）解釋權(quán)本制度