合同管理檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同檔案工作，提高合同管理水平，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、借款合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同管理檔案工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同的簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：合同檔案應(yīng)真實(shí)反映合同簽訂、履行過程中的各項(xiàng)活動(dòng)，確保檔案資料的完整性。3.及時(shí)準(zhǔn)確原則：合同檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，確保檔案資料的時(shí)效性和可用性。4.安全保密原則：合同檔案涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息，應(yīng)采取有效措施確保檔案資料的安全保密。二、合同管理檔案職責(zé)分工（一）合同管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等全過程管理。2.建立合同臺(tái)賬，對(duì)合同的簽訂、履行情況進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計(jì)分析。3.負(fù)責(zé)合同檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作。4.定期對(duì)合同管理檔案工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定合同管理檔案管理制度和工作流程。2.指導(dǎo)和監(jiān)督合同管理部門的檔案管理工作。3.負(fù)責(zé)合同檔案的集中保管和查閱服務(wù)。4.對(duì)合同檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，提高檔案管理的信息化水平。（三）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門合同的起草、審核、簽訂、履行等工作。2.及時(shí)向合同管理部門提交合同相關(guān)資料，配合合同管理部門做好合同檔案的收集、整理工作。3.負(fù)責(zé)本部門合同履行情況的跟蹤和反饋，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向合同管理部門報(bào)告。（四）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核合同中的財(cái)務(wù)條款，確保合同的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)可控。2.負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的收付管理，按照合同約定及時(shí)辦理款項(xiàng)收付手續(xù)。3.配合合同管理部門做好合同檔案的財(cái)務(wù)資料歸檔工作。（五）法務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核合同的合法性和合規(guī)性，防范合同法律風(fēng)險(xiǎn)。2.參與合同糾紛的處理，提供法律支持和建議。3.配合合同管理部門做好合同檔案的法律資料歸檔工作。三、合同檔案的收集與整理（一）合同檔案的收集范圍1.合同文本：包括合同正本、副本、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議等。2.合同審批文件：包括合同審批表、審批意見、授權(quán)委托書等。3.合同履行過程中的相關(guān)文件：包括發(fā)貨單、收貨單、發(fā)票、對(duì)賬單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等。4.合同糾紛處理文件：包括糾紛處理記錄、和解協(xié)議、仲裁裁決書、法院判決書等。5.其他與合同有關(guān)的文件：如合同談判記錄、會(huì)議紀(jì)要、往來信函等。（二）合同檔案的收集要求1.合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)將合同文本及相關(guān)資料提交給合同管理部門。2.合同履行過程中產(chǎn)生的各類文件，承辦部門應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)整理并提交給合同管理部門。3.合同糾紛處理完畢后，承辦部門應(yīng)將相關(guān)文件及時(shí)提交給合同管理部門。4.合同管理部門應(yīng)定期對(duì)合同檔案進(jìn)行收集和整理，確保檔案資料的完整性和及時(shí)性。（三）合同檔案的整理方法1.分類：按照合同類型、業(yè)務(wù)性質(zhì)、時(shí)間順序等進(jìn)行分類。2.編號(hào)：為每份合同檔案編制唯一的編號(hào)，便于查詢和管理。3.裝訂：將合同文本及相關(guān)資料按照一定順序裝訂成冊(cè)，確保檔案的整齊和牢固。4.編目：編制合同檔案目錄，包括合同編號(hào)、合同名稱、簽訂日期、履行期限、合同金額、對(duì)方單位名稱等信息，便于查閱和檢索。四、合同檔案的歸檔與保管（一）合同檔案的歸檔要求1.合同管理部門應(yīng)定期將整理好的合同檔案移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔。2.歸檔的合同檔案應(yīng)符合檔案管理部門的要求，包括檔案的格式、裝訂、編目等。3.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定對(duì)歸檔的合同檔案進(jìn)行審核，審核合格后予以接收。（二）合同檔案的保管期限1.合同檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)合同的性質(zhì)、重要程度、涉及金額等因素確定，一般分為短期、中期和長期。2.短期保管期限為15年，適用于一般性合同。3.中期保管期限為510年，適用于重要合同。4.長期保管期限為10年以上，適用于涉及重大利益、具有長期法律效力的合同。（三）合同檔案的保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案編號(hào)順序排列，便于查閱和管理。2.電子檔案：將合同檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，存儲(chǔ)在電子存儲(chǔ)設(shè)備中，并建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（四）合同檔案的保管環(huán)境1.檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等條件，確保檔案的安全。2.檔案保管場所應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案柜應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案存放的安全和整齊。五、合同檔案的查閱與借閱（一）合同檔案的查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱合同檔案，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的合同檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)授權(quán)不得泄露檔案內(nèi)容。3.法務(wù)部門、審計(jì)部門等因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）合同檔案的借閱手續(xù)1.公司內(nèi)部人員借閱合同檔案，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管合同檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞或丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）合同檔案的查閱與借閱記錄1.檔案管理部門應(yīng)建立合同檔案查閱與借閱登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄查閱與借閱人員的姓名、部門、查閱與借閱時(shí)間、查閱與借閱內(nèi)容等信息。2.查閱與借閱登記臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，保存期限與合同檔案的保管期限一致。六、合同檔案的銷毀（一）合同檔案的銷毀條件1.合同檔案保管期限已滿，且無繼續(xù)保存價(jià)值的。2.合同檔案因不可抗力等原因造成損壞或丟失，無法繼續(xù)使用的。3.合同糾紛已經(jīng)解決，相關(guān)檔案資料不再具有保存價(jià)值的。（二）合同檔案的銷毀程序1.合同管理部門應(yīng)定期對(duì)到期或不再具有保存價(jià)值的合同檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見，并填寫《合同檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.《合同檔案銷毀申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人等審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，合同管理部門和檔案管理部門應(yīng)共同組織實(shí)施合同檔案的銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。4.銷毀記錄應(yīng)保存[X]年，以備查閱。（三）合同檔案的銷毀方式1.紙質(zhì)合同檔案應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案內(nèi)容無法恢復(fù)。2.電子合同檔案應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。七、合同管理檔案信息化建設(shè)（一）建立合同管理檔案信息系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立合同管理檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同檔案的電子化管理。信息系統(tǒng)應(yīng)具備合同檔案的錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析、借閱、銷毀等功能。2.合同管理檔案信息系統(tǒng)應(yīng)與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和交換，提高合同管理的效率和水平。（二）加強(qiáng)合同管理檔案數(shù)據(jù)安全管理1.建立合同管理檔案數(shù)據(jù)安全管理制度，明確數(shù)據(jù)安全責(zé)任，采取數(shù)據(jù)加密、備份、訪問控制等措施，確保合同檔案數(shù)據(jù)的安全。2.定期對(duì)合同管理檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決安全問題，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。（三）推進(jìn)合同管理檔案數(shù)字化工作1.加快合同檔案的數(shù)字化進(jìn)程，將紙質(zhì)合同檔案逐步轉(zhuǎn)化為電子檔案，提高檔案管理的信息化水平。2.數(shù)字化合同檔案應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，確保檔案數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司應(yīng)定期對(duì)合同管理檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采用自查、互查、專項(xiàng)檢查等方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立合同管理檔案工作考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)合同管理部門、檔案管理部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門的合同管理檔案工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)應(yīng)包括合同檔案的完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性、安全性等方