完善司法檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)司法檔案管理，確保司法檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮司法檔案在司法工作中的重要作用，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及司法工作的各個(gè)部門及相關(guān)人員所形成的各類司法檔案。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及司法工作的相關(guān)規(guī)定，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：司法檔案應(yīng)如實(shí)反映司法工作的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，不得篡改、偽造檔案信息。3.安全保密原則：加強(qiáng)司法檔案的安全保護(hù)措施，防止檔案信息泄露、丟失或損壞，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案嚴(yán)格保密。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為司法工作的開展提供便捷、高效的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善司法檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理本公司/組織的司法檔案，對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和鑒定等工作。3.建立司法檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的信息化水平。4.定期對(duì)司法檔案進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。5.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門司法檔案的收集、整理和初步歸檔工作，確保檔案材料的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并配合檔案管理部門做好檔案的審核和驗(yàn)收工作。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常查閱和利用工作，嚴(yán)格遵守檔案查閱和借閱制度，確保檔案的安全。4.協(xié)助檔案管理部門開展檔案管理工作，提供必要的支持和配合，共同推進(jìn)司法檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，確保檔案管理工作的質(zhì)量和效率。2.負(fù)責(zé)司法檔案的具體收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和鑒定等工作，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目和裝訂等操作，保證檔案的規(guī)范化管理。3.熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，熟悉檔案信息管理系統(tǒng)的操作，能夠準(zhǔn)確、快速地為利用者提供檔案查閱和借閱服務(wù)。4.加強(qiáng)對(duì)檔案的安全保護(hù)意識(shí)，做好檔案庫房的安全防范工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。5.積極參與檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，為司法檔案管理工作的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.各類司法案件的立案材料，包括案件受理通知書、起訴狀、答辯狀、證據(jù)材料等。2.司法案件的審理過程中形成的各類文書，如庭審筆錄、判決書、裁定書、調(diào)解書等。3.司法案件的執(zhí)行材料，包括執(zhí)行申請(qǐng)書、執(zhí)行裁定書、執(zhí)行和解協(xié)議、執(zhí)行款物發(fā)放憑證等。4.與司法案件相關(guān)的其他材料，如案件討論記錄、專家意見、鑒定報(bào)告、公證文書等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)司法檔案的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、清晰，不得有涂改、偽造等情況。3.對(duì)于電子檔案材料，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集和保存，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循司法檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。2.按照案件類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類整理，確保檔案分類科學(xué)、合理。3.對(duì)檔案材料進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄，便于快速查找和檢索檔案。（四）整理方法1.對(duì)紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行分類、排序，去除重復(fù)、無效的材料，按照規(guī)定的格式進(jìn)行裝訂。2.對(duì)電子檔案材料進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對(duì)電子檔案進(jìn)行命名、標(biāo)注，確保電子檔案的規(guī)范性和系統(tǒng)性。3.編制檔案索引，將檔案的編號(hào)、名稱、存放位置等信息進(jìn)行整理，形成索引目錄，方便檔案的查找和利用。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在司法案件辦結(jié)后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交至檔案管理部門進(jìn)行歸檔。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核和驗(yàn)收，對(duì)不符合歸檔要求的檔案，應(yīng)及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門進(jìn)行補(bǔ)充或更正。3.歸檔的檔案應(yīng)編制檔案目錄，一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)保存，作為檔案檢索和利用的依據(jù)。（二）保管期限1.司法檔案的保管期限根據(jù)案件的性質(zhì)、重要程度等因素確定，分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.對(duì)于涉及重大案件、具有重要?dú)v史價(jià)值或涉及國(guó)家機(jī)密等檔案，應(yīng)永久保存。3.對(duì)于一般案件的檔案，保管期限為[X]年，期滿后經(jīng)鑒定可以銷毀的，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。4.對(duì)于一些臨時(shí)性、階段性的司法檔案，保管期限為[X]年，期滿后可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行處理。（三）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，排列整齊，便于查找和管理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲(chǔ)介質(zhì)，分別存放于不同的地點(diǎn)，確保電子檔案的安全。4.建立檔案保管臺(tái)賬，對(duì)檔案入庫、出庫、借閱、歸還等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，確保檔案的賬實(shí)相符。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱司法檔案的，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及司法案件當(dāng)事人及其代理人查閱檔案的，需提供有效身份證明和相關(guān)授權(quán)文件，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.外單位因工作需要查閱本公司/組織司法檔案的，需持單位介紹信和有效身份證明，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明查閱檔案的目的、內(nèi)容和范圍等。2.所在部門負(fù)責(zé)人或檔案管理部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，簽署意見。3.查閱人憑批準(zhǔn)后的申請(qǐng)表到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請(qǐng)表的要求提供檔案，并對(duì)查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容，如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）借閱規(guī)定1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱司法檔案的，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)印、拍照、錄音、錄像等。4.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、歷史價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估，確定檔案是否仍有保存價(jià)值。2.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷毀意見，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)督人應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。5.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存，作為檔案銷毀工作的重要憑證。七、檔案統(tǒng)計(jì)與信息化管理（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.司法檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等工作情況。3.檔案利用情況，如查閱人次、借閱次數(shù)、利用效果等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、及時(shí)。2.采用計(jì)算機(jī)軟件等工具對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和處理，生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供依據(jù)。（三）信息化管理1.建立司法檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.將檔案的基本信息、目錄信息、全文信息等錄入信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索和利用