檔案統(tǒng)計(jì)制度上墻一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化，準(zhǔn)確反映檔案管理狀況，為各項(xiàng)工作提供可靠的檔案信息支持，特制定本檔案統(tǒng)計(jì)制度。本制度旨在確保檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性，以便更好地服務(wù)于公司/組織的決策、運(yùn)營和發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案管理活動(dòng)中的統(tǒng)計(jì)工作。涵蓋各類紙質(zhì)檔案、電子檔案以及特殊載體檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的統(tǒng)計(jì)事項(xiàng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案統(tǒng)計(jì)工作合法合規(guī)。2.實(shí)事求是原則：如實(shí)統(tǒng)計(jì)檔案管理工作中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。3.科學(xué)準(zhǔn)確原則：運(yùn)用科學(xué)的統(tǒng)計(jì)方法和手段，保證統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性。4.及時(shí)高效原則：及時(shí)收集、整理和報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)信息，提高工作效率，滿足管理決策對檔案數(shù)據(jù)的需求。二、檔案統(tǒng)計(jì)機(jī)構(gòu)與人員職責(zé)（一）檔案統(tǒng)計(jì)機(jī)構(gòu)公司/組織設(shè)立檔案統(tǒng)計(jì)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門檔案工作聯(lián)絡(luò)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案統(tǒng)計(jì)工作，制定統(tǒng)計(jì)工作計(jì)劃，審核統(tǒng)計(jì)報(bào)表，研究解決統(tǒng)計(jì)工作中的重大問題。檔案管理部門作為檔案統(tǒng)計(jì)工作的具體執(zhí)行機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)日常檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的收集、整理、匯總和分析工作。（二）人員職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)人全面負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)工作的組織、領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督，確保統(tǒng)計(jì)工作順利開展。審核檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，對統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)。定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)工作情況，為決策提供依據(jù)。2.檔案統(tǒng)計(jì)人員按照制度要求，認(rèn)真做好各類檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的收集、記錄工作，確保數(shù)據(jù)來源真實(shí)可靠。運(yùn)用規(guī)定的統(tǒng)計(jì)方法和軟件，對收集的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、匯總和分析，及時(shí)生成準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)報(bào)表。負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)資料的歸檔保管，建立健全統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，妥善保存統(tǒng)計(jì)原始記錄和相關(guān)資料。定期對檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析研究，撰寫統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告，為檔案管理工作提供參考建議。3.各部門檔案工作聯(lián)絡(luò)人負(fù)責(zé)本部門檔案統(tǒng)計(jì)信息的收集、初審工作，確保本部門檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確完整。及時(shí)向檔案管理部門報(bào)送本部門檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表及相關(guān)資料，配合檔案管理部門完成全公司/組織的檔案統(tǒng)計(jì)工作。協(xié)助檔案管理部門開展檔案統(tǒng)計(jì)工作的宣傳、培訓(xùn)等活動(dòng)，提高本部門員工對檔案統(tǒng)計(jì)工作的認(rèn)識(shí)和重視程度。三、檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容與方法（一）檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)1.分類統(tǒng)計(jì)按照檔案的形成年度、保管期限、類別等進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)。如年度檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)每年新增檔案的數(shù)量；保管期限統(tǒng)計(jì)，分別統(tǒng)計(jì)短期、中期、長期檔案的數(shù)量；類別統(tǒng)計(jì)，如文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等各類別的數(shù)量。對于電子檔案，按照存儲(chǔ)載體、文件格式、數(shù)據(jù)量等進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)方法每月末，檔案管理人員對當(dāng)月新增檔案進(jìn)行清點(diǎn)、登記，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)。每年末，對全年檔案數(shù)量進(jìn)行全面盤點(diǎn)，與月度統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行核對，確保年度檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確性。（二）檔案整理情況統(tǒng)計(jì)1.整理進(jìn)度統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)檔案整理工作的完成進(jìn)度，包括已整理檔案的數(shù)量、占應(yīng)整理檔案總量的比例等。按照檔案整理的階段，如文件收集、分類、編目、裝訂等，分別統(tǒng)計(jì)各階段的工作完成情況。2.整理質(zhì)量統(tǒng)計(jì)通過定期檢查和抽查，統(tǒng)計(jì)檔案整理工作中存在的問題數(shù)量及類型，如文件編號(hào)錯(cuò)誤、目錄信息不全、裝訂不規(guī)范等。對檔案整理質(zhì)量進(jìn)行評分，計(jì)算平均得分，以評估整體整理質(zhì)量水平。（三）檔案保管情況統(tǒng)計(jì)1.保管設(shè)施統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)檔案庫房的面積、層數(shù)、存儲(chǔ)容量等基本信息。對檔案保管所需的設(shè)備，如溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備、防蟲防霉設(shè)備等進(jìn)行登記統(tǒng)計(jì)，記錄設(shè)備的型號(hào)、數(shù)量、使用狀況等。2.檔案存儲(chǔ)統(tǒng)計(jì)按照檔案的存儲(chǔ)方式，如紙質(zhì)檔案的上架存儲(chǔ)、電子檔案的磁盤陣列存儲(chǔ)等，統(tǒng)計(jì)各類檔案的存儲(chǔ)位置、存儲(chǔ)數(shù)量等信息。根據(jù)檔案的保管期限和重要程度，統(tǒng)計(jì)不同類別檔案在庫房中的分布情況。3.檔案安全統(tǒng)計(jì)記錄檔案保管過程中發(fā)生的安全事故次數(shù)、事故類型及損失情況。統(tǒng)計(jì)檔案安全檢查的次數(shù)、發(fā)現(xiàn)的安全隱患數(shù)量及整改情況。（四）檔案利用情況統(tǒng)計(jì)1.利用人次統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用服務(wù)的人次，區(qū)分內(nèi)部利用和外部利用的情況。按照利用目的進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，如為決策提供依據(jù)、解決工作問題、開展研究等不同目的的利用人次。2.利用檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)被利用檔案的數(shù)量，包括查閱的文件數(shù)量、借閱的檔案卷數(shù)、復(fù)制的檔案頁數(shù)等。按照檔案類別統(tǒng)計(jì)利用檔案的數(shù)量分布，分析各類檔案的利用頻率。3.利用效果反饋統(tǒng)計(jì)通過問卷調(diào)查、用戶反饋等方式，收集利用者對檔案利用服務(wù)的滿意度評價(jià)，統(tǒng)計(jì)滿意、基本滿意、不滿意的比例。對檔案利用后產(chǎn)生的實(shí)際效果進(jìn)行跟蹤統(tǒng)計(jì)，如為工作帶來的效益提升、解決問題的數(shù)量等。（五）統(tǒng)計(jì)方法1.數(shù)據(jù)收集檔案管理人員通過日常工作記錄、檔案管理系統(tǒng)錄入、實(shí)地盤點(diǎn)等方式收集檔案統(tǒng)計(jì)所需的數(shù)據(jù)。各部門檔案工作聯(lián)絡(luò)人負(fù)責(zé)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)送本部門相關(guān)的檔案統(tǒng)計(jì)信息。2.數(shù)據(jù)整理對收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，剔除重復(fù)、錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。按照統(tǒng)計(jì)內(nèi)容的分類標(biāo)準(zhǔn)，對數(shù)據(jù)進(jìn)行分類匯總，形成便于分析的表格形式。3.數(shù)據(jù)分析運(yùn)用統(tǒng)計(jì)學(xué)方法，如平均數(shù)、百分比、增長率等，對整理后的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，揭示檔案管理工作的現(xiàn)狀、趨勢和存在的問題。通過繪制圖表、撰寫分析報(bào)告等方式，直觀地展示數(shù)據(jù)分析結(jié)果，為檔案管理決策提供支持。四、檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表與報(bào)送（一）統(tǒng)計(jì)報(bào)表種類1.檔案數(shù)量月報(bào)表：每月定期報(bào)送，反映當(dāng)月各類檔案的新增數(shù)量、累計(jì)數(shù)量等情況。2.檔案整理進(jìn)度季報(bào)表：每季度報(bào)送，統(tǒng)計(jì)檔案整理工作在不同階段的完成進(jìn)度和質(zhì)量情況。3.檔案保管情況年報(bào)表：每年報(bào)送，涵蓋檔案庫房設(shè)施、檔案存儲(chǔ)、安全管理等方面的年度統(tǒng)計(jì)信息。4.檔案利用情況半年報(bào)表：每半年報(bào)送，統(tǒng)計(jì)檔案利用人次、利用檔案數(shù)量、利用效果反饋等情況。5.檔案統(tǒng)計(jì)綜合年報(bào)表：每年報(bào)送，匯總?cè)旮黝悪n案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，全面反映公司/組織檔案管理工作的整體狀況。（二）報(bào)表格式與內(nèi)容各類檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)包含報(bào)表名稱、報(bào)表編號(hào)、統(tǒng)計(jì)期間、填報(bào)單位、報(bào)表內(nèi)容等基本要素。報(bào)表內(nèi)容應(yīng)根據(jù)統(tǒng)計(jì)內(nèi)容的要求，詳細(xì)列出各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)及其數(shù)據(jù)。例如，檔案數(shù)量月報(bào)表應(yīng)包括檔案類別、本月新增數(shù)量、本月累計(jì)數(shù)量、上月累計(jì)數(shù)量等欄目；檔案利用情況半年報(bào)表應(yīng)包括利用目的、利用人次、利用檔案數(shù)量、滿意度等內(nèi)容。（三）報(bào)送流程1.檔案統(tǒng)計(jì)人員按照規(guī)定的時(shí)間和格式，完成各類檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表的編制工作。2.將編制好的報(bào)表提交給檔案管理部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。3.審核通過后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字蓋章，并按照規(guī)定的報(bào)送渠道和時(shí)間要求，將報(bào)表報(bào)送至上級主管部門、公司/組織內(nèi)部相關(guān)部門以及其他需要報(bào)送的單位。4.對于重要的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，應(yīng)同時(shí)報(bào)送電子文檔，確保數(shù)據(jù)的可查詢和可分析性。五、檔案統(tǒng)計(jì)資料管理（一）檔案統(tǒng)計(jì)資料的歸檔1.檔案統(tǒng)計(jì)人員應(yīng)及時(shí)將各類檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告、原始記錄等資料進(jìn)行整理歸檔。2.歸檔資料應(yīng)按照年度、類別進(jìn)行分類存放，便于查找和利用。3.建立檔案統(tǒng)計(jì)資料歸檔目錄，詳細(xì)記錄每份資料的名稱、編號(hào)、歸檔時(shí)間等信息。（二）檔案統(tǒng)計(jì)資料的保管期限檔案統(tǒng)計(jì)資料的保管期限應(yīng)根據(jù)其重要程度和使用價(jià)值確定。一般來說，年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等重要資料應(yīng)長期保管；月度、季度報(bào)表等可根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，一般不少于3年。（三）檔案統(tǒng)計(jì)資料的查閱與利用1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案統(tǒng)計(jì)資料的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱檔案統(tǒng)計(jì)資料時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將資料帶出或復(fù)制。如需復(fù)制，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.外部單位因工作需要查閱檔案統(tǒng)計(jì)資料的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的相關(guān)要求，辦理查閱審批手續(xù)，并嚴(yán)格遵守查閱紀(jì)律。六、檔案統(tǒng)計(jì)工作監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織檔案管理部門定期對各部門檔案統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行檢查，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。2.設(shè)立檔案統(tǒng)計(jì)工作舉報(bào)電話和郵箱，接受員工和社會(huì)公眾對檔案統(tǒng)計(jì)工作中違規(guī)行為的舉報(bào)。對于舉報(bào)信息，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并依法依規(guī)處理。3.檔案管理部門負(fù)責(zé)人對檔案統(tǒng)計(jì)人員的工作進(jìn)行日常監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，確保統(tǒng)計(jì)工作按照制度要求規(guī)范開展。（二）考核辦法1.制定檔案統(tǒng)計(jì)工作考核指標(biāo)體系，包括統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、報(bào)表報(bào)送及時(shí)性、統(tǒng)計(jì)分析質(zhì)量等