地名檔案保管制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)地名檔案的科學(xué)管理，確保地名檔案的完整與安全，充分發(fā)揮地名檔案在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、文化建設(shè)等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及地名檔案管理的部門和人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則地名檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性。2.真實(shí)性原則歸檔的地名檔案必須是真實(shí)反映地名形成、演變及相關(guān)情況的原始材料。3.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對地名檔案中涉及的敏感信息進(jìn)行保密，防止信息泄露。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，便于公司/組織內(nèi)各部門及社會(huì)相關(guān)單位利用地名檔案。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的地名檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)地名檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織制定的地名檔案保管制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、分類、編目、裝訂地名檔案，建立健全檔案檢索體系。3.對地名檔案進(jìn)行安全保管，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失、霉變等情況發(fā)生。4.按照規(guī)定的程序和要求，為公司/組織內(nèi)各部門及社會(huì)相關(guān)單位提供地名檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記工作。5.負(fù)責(zé)地名檔案的數(shù)字化工作，提高檔案管理的信息化水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。6.對已超過保管期限的地名檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。7.開展地名檔案管理工作的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高公司/組織內(nèi)相關(guān)人員的檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。三、地名檔案的收集與整理（一）收集范圍1.本公司/組織在地名普查、地名規(guī)劃、地名命名更名、地名標(biāo)準(zhǔn)化處理等工作中形成的各類文件、圖表、數(shù)據(jù)、照片、音像等資料。2.與地名相關(guān)的歷史文獻(xiàn)、研究報(bào)告、學(xué)術(shù)著作、新聞報(bào)道等。3.其他涉及地名管理工作的有保存價(jià)值的資料。（二）收集要求1.各部門在開展地名相關(guān)工作過程中，應(yīng)及時(shí)將形成的檔案材料移交檔案管理部門，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.收集的地名檔案應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，簽字蓋章等手續(xù)完備。3.對于電子文件形式的地名檔案，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和備份。（三）整理方法1.分類根據(jù)地名檔案的內(nèi)容、形式、來源等因素，進(jìn)行科學(xué)分類。一般可分為地名普查檔案、地名規(guī)劃檔案、地名命名更名檔案、地名標(biāo)準(zhǔn)化檔案、地名科研檔案等類別。2.編號(hào)對每一類地名檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目編制地名檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，確保目錄信息準(zhǔn)確、完整。4.裝訂對紙質(zhì)地名檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱。四、地名檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品、防盜報(bào)警裝置等設(shè)施，確保檔案保管環(huán)境安全可靠。（二）檔案存放1.按照檔案分類編號(hào)順序，將地名檔案存放于檔案架上，排列應(yīng)整齊有序，便于查找和取用。2.對于珍貴的地名檔案，如歷史悠久的地名碑刻拓片、具有重要意義的地名照片等，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、密封保存等。（三）保管期限1.根據(jù)地名檔案的重要程度、形成時(shí)間、使用頻率等因素，確定檔案的保管期限。保管期限一般分為永久、長期和短期三種。永久保管的地名檔案：具有重要?dú)v史價(jià)值、法律憑證作用或需長期保存以備查考的檔案。長期保管的地名檔案：保管期限為16年至50年的檔案。短期保管的地名檔案：保管期限為15年以下的檔案。2.檔案管理部門應(yīng)定期對地名檔案的保管期限進(jìn)行鑒定，對于已超過保管期限且確無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（四）檔案檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對地名檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量核對、信息完整性等。2.檢查周期為每年至少一次，對于發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。3.在特殊情況下，如發(fā)生自然災(zāi)害、設(shè)備故障等，應(yīng)及時(shí)對地名檔案進(jìn)行全面檢查，確保檔案安全。五、地名檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)各部門因工作需要查閱地名檔案。2.政府相關(guān)部門、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等因開展地名研究、地名管理等工作需要查閱地名檔案。3.公民因個(gè)人需要查閱與自身利益相關(guān)的地名檔案。（二）利用程序1.查閱申請查閱地名檔案的單位或個(gè)人應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，并加蓋單位公章或個(gè)人簽字。2.審批檔案管理部門對查閱申請表進(jìn)行審核，報(bào)經(jīng)本公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可提供查閱服務(wù)。3.查閱登記查閱人員憑有效證件到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人員姓名、單位、查閱檔案編號(hào)、題名等信息。4.查閱服務(wù)檔案管理人員根據(jù)查閱申請表的要求，為查閱人員提供地名檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制、轉(zhuǎn)借地名檔案。5.歸還查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將地名檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱地名檔案的，應(yīng)按照查閱利用程序辦理借閱手續(xù)，并在借閱期限內(nèi)歸還。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人員應(yīng)對借閱的地名檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上批注、勾劃、污損等，如有損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.檔案管理部門應(yīng)定期對借閱的地名檔案進(jìn)行催還，確保檔案按時(shí)歸還。六、地名檔案的數(shù)字化管理（一）數(shù)字化目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)地名檔案的數(shù)字化管理，建立地名檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的信息化水平和利用效率，為公司/組織內(nèi)各部門及社會(huì)相關(guān)單位提供便捷的檔案信息服務(wù)。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描對紙質(zhì)地名檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，一般不低于[X]dpi，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理對掃描后的圖像進(jìn)行去污、糾偏、裁剪、拼接等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入將地名檔案的目錄信息、文件內(nèi)容等錄入數(shù)據(jù)庫，建立準(zhǔn)確、完整的檔案信息索引。4.數(shù)據(jù)掛接將處理后的圖像數(shù)據(jù)與錄入的數(shù)據(jù)庫信息進(jìn)行掛接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的可視化查詢和利用。5.數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與備份將數(shù)字化后的地名檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)于服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全和可靠。（三）數(shù)字化管理要求1.建立健全數(shù)字化檔案管理制度，規(guī)范數(shù)字化工作流程，確保數(shù)字化工作質(zhì)量。2.加強(qiáng)對數(shù)字化設(shè)備的維護(hù)和管理，定期檢查設(shè)備運(yùn)行狀況，及時(shí)更新設(shè)備軟件，保證設(shè)備正常運(yùn)行。3.對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格的安全管理，設(shè)置訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改等情況發(fā)生。4.定期對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行質(zhì)量檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改，確保數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。七、地名檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立地名檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家以及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對已超過保管期限的地名檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)地名檔案的保管期限規(guī)定，結(jié)合檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值、歷史價(jià)值、文化價(jià)值等因素，綜合判斷檔案是否仍需保存。2.對于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重點(diǎn)考慮其內(nèi)容是否已被其他檔案或資料所替代，是否對當(dāng)前和今后的工作不再具有參考作用等。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對達(dá)到保管期限的地名檔案進(jìn)行清理，列出擬鑒定銷毀的檔案清單。2.鑒定小組對清單中的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的存毀意見。3.對擬銷毀的地名檔案，鑒定小組應(yīng)形成鑒定報(bào)告，報(bào)經(jīng)本公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀方法1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的地名檔案，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀檔案