機(jī)關(guān)保管檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在機(jī)關(guān)工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)各部門及所屬單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集和整理機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案，保證檔案的齊全完整。4.安全性原則采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案的集中統(tǒng)一管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本機(jī)關(guān)檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)本機(jī)關(guān)的各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)和編目，編制檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序銷毀已到保管期限的檔案。5.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。7.參與機(jī)關(guān)重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，提供檔案服務(wù)和支持。8.監(jiān)督指導(dǎo)本機(jī)關(guān)各部門及所屬單位的檔案管理工作，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，并定期向檔案管理部門移交。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理和協(xié)調(diào)，配合檔案管理部門做好檔案的整理、編目、鑒定、銷毀等工作。3.按照檔案管理部門的要求，提供檔案利用所需的相關(guān)材料和信息，協(xié)助做好檔案查閱和利用服務(wù)工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.機(jī)關(guān)在履行職能活動(dòng)中形成的各種文件、會(huì)議記錄、決議、決定、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、合同、協(xié)議、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等紙質(zhì)文件材料。2.機(jī)關(guān)工作中形成的電子文件，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、電子報(bào)表、數(shù)據(jù)庫(kù)文件等。3.機(jī)關(guān)在各類活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等聲像檔案。4.機(jī)關(guān)獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案。5.機(jī)關(guān)在基本建設(shè)項(xiàng)目、科研項(xiàng)目等工作中形成的項(xiàng)目檔案，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等各個(gè)階段的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)保持其原始性和真實(shí)性，不得隨意涂改、偽造或損毀。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文件相對(duì)應(yīng)。4.聲像檔案應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)整理歸檔，確保圖像清晰、聲音完整，并注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等相關(guān)信息。5.實(shí)物檔案應(yīng)妥善保管，并附上相關(guān)說明材料，如榮譽(yù)證書的頒發(fā)單位、時(shí)間、獎(jiǎng)項(xiàng)名稱等。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案管理效率。（四）整理方法1.分類按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為文書檔案、科技檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等類別。文書檔案可進(jìn)一步按照年度、機(jī)構(gòu)、問題等進(jìn)行分類；科技檔案可按照項(xiàng)目類別、階段等進(jìn)行分類。2.編號(hào)對(duì)每一份檔案或每一組檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于識(shí)別和管理。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的檢索和查詢。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便于查閱和利用。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、防盜報(bào)警裝置等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案裝具1.采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放整齊、有序。2.檔案裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于檔案的搬運(yùn)和整理，同時(shí)應(yīng)具有良好的松度，有利于檔案的通風(fēng)和防潮。（三）檔案存放1.按照檔案的分類和編號(hào)順序，將檔案存放在相應(yīng)的檔案裝具中，確保檔案存放的系統(tǒng)性和連貫性。2.不同保管期限、不同密級(jí)的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和保護(hù)。3.對(duì)于珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（四）檔案保管期限1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本機(jī)關(guān)實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案是指反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。3.長(zhǎng)期保管的檔案是指反映本機(jī)關(guān)一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案是指反映本機(jī)關(guān)一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（五）檔案鑒定1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和存毀價(jià)值。檔案鑒定工作應(yīng)在檔案管理部門的組織下，由檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員共同進(jìn)行。2.鑒定檔案時(shí)，應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，提出鑒定意見。3.對(duì)已到保管期限的檔案，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同進(jìn)行銷毀，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本機(jī)關(guān)檔案管理制度，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)為本原則以服務(wù)機(jī)關(guān)工作和社會(huì)利用為宗旨，積極為機(jī)關(guān)工作人員和社會(huì)各界提供檔案查閱和利用服務(wù)。3.安全保密原則在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全保密規(guī)定，確保檔案信息的安全，防止檔案泄密和丟失。（二）利用范圍1.本機(jī)關(guān)工作人員因工作需要查閱、借閱檔案的，可按照規(guī)定程序辦理相關(guān)手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱本機(jī)關(guān)檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)本機(jī)關(guān)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。涉及國(guó)家機(jī)密的檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱本機(jī)關(guān)檔案的，應(yīng)按照相關(guān)法律程序辦理查閱手續(xù)。（三）利用方式1.查閱檔案利用者可在檔案管理部門指定的場(chǎng)所查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)，確保查閱工作的順利進(jìn)行。查閱檔案時(shí)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。2.借閱本機(jī)關(guān)工作人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案期間，借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。3.復(fù)制檔案利用者因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)使用符合質(zhì)量要求的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件的清晰、完整。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明出處。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱者、借閱者、復(fù)制者的姓名、單位、查閱或借閱時(shí)間、檔案內(nèi)容、利用目的等信息進(jìn)行詳細(xì)登記。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計(jì)。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。2.推進(jìn)檔案信息資源共享，為機(jī)關(guān)工作人員和社會(huì)各界提供便捷的檔案信息服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)館藏檔案進(jìn)行全面數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案數(shù)字化應(yīng)確保掃描圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，并按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行著錄和標(biāo)引。2.檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合本機(jī)關(guān)檔案管理工作的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索查詢、借閱管理、權(quán)限控制、數(shù)據(jù)備份等功能。3.檔案信息安全保障建立健全檔案信息安全管理制度，采取防火墻、入侵檢測(cè)、數(shù)據(jù)加密、身份認(rèn)證等技術(shù)措施，確保檔案信息的安全。加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的維護(hù)和管理，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和系統(tǒng)升級(jí)，防止數(shù)據(jù)丟失和系統(tǒng)故障。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作規(guī)程進(jìn)行檔案管理工作。2.加強(qiáng)對(duì)檔案電子數(shù)據(jù)的管理，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害或其他原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.建立檔案信息化管理系統(tǒng)用戶權(quán)限管理制度，根據(jù)用戶的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，合理分配系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。4.積極推進(jìn)檔案信息資源共享，按照規(guī)定程序和權(quán)限，將檔案信息提供給相關(guān)部門和單位使用，提高檔案信息的利用價(jià)值。七、檔案管理人員（一）人員配備檔案管理部門應(yīng)根據(jù)工作需要，配備足夠數(shù)量的專職檔案管理人員。檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案工作的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)流程。（二）人員職責(zé)1.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真履行崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等日常管理工作，及時(shí)完成檔案管理任務(wù)。3.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展需要。（三）人員培訓(xùn)1.定