檔案局制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)檔案局的規(guī)范化管理，提高工作效率，確保檔案工作的科學(xué)性、系統(tǒng)性和完整性，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本局實際情況，制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于檔案局全體工作人員，涵蓋檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等各個環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和政策要求，確保檔案工作合法合規(guī)。2.真實完整原則：保證檔案內(nèi)容的真實性、準(zhǔn)確性和完整性，如實反映歷史事實。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為社會各界提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。二、檔案收集制度（一）收集范圍1.本局在履行職能活動中形成的各種門類和載體的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、音像資料等。2.反映本局歷史沿革、重要事件、重大活動的檔案資料。3.本局接收的與工作相關(guān)的各類檔案，如上級機(jī)關(guān)下發(fā)的文件、下級單位報送的材料等。4.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照規(guī)定的時間和要求，及時將本部門形成的文件材料整理后移交檔案室。2.收集的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，載體及記錄方式符合要求。3.對重要文件材料的收集，應(yīng)進(jìn)行跟蹤催辦，確保不遺漏。（三）收集程序1.各部門在文件材料形成后，由承辦人員及時進(jìn)行整理，分類裝訂成冊，并填寫《檔案移交清單》。2.定期將整理好的檔案移交至檔案室，檔案室接收人員應(yīng)認(rèn)真核對《檔案移交清單》，清點檔案數(shù)量，檢查檔案質(zhì)量。3.對不符合要求的檔案，檔案室應(yīng)及時通知移交部門進(jìn)行補(bǔ)充或整改，直至符合要求為止。三、檔案整理制度（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類，一般分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案等類別。2.文書檔案可根據(jù)年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類；科技檔案可按項目、專業(yè)等進(jìn)行分類；會計檔案按會計年度、類別等進(jìn)行分類；聲像檔案按載體、內(nèi)容等進(jìn)行分類。（三）整理方法1.文書檔案的整理：對收集到的文件材料進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用A4紙張統(tǒng)一規(guī)格。按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，編制檔號，填寫卷內(nèi)文件目錄。裝訂成冊，填寫案卷封面、脊背和備考表，裝入檔案盒。2.科技檔案的整理：對項目文件材料進(jìn)行分類，建立項目檔案卷。編制項目檔案目錄，包括項目文件清單、圖紙清單等。對重要圖紙進(jìn)行折疊，統(tǒng)一規(guī)格，裝入檔案袋或檔案盒。3.會計檔案的整理：按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等類別進(jìn)行分類整理。裝訂會計憑證，填寫封面和封底，注明年度、月份、憑證種類、起止號碼等。整理會計賬簿，編制賬簿目錄，裝入檔案盒。對財務(wù)報告進(jìn)行分類歸檔，編制清單。4.聲像檔案的整理：對照片、錄像帶、錄音帶等進(jìn)行分類，注明拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等。編寫照片說明，對錄像帶、錄音帶進(jìn)行文字標(biāo)注。按照載體類型進(jìn)行整理，裝入檔案盒或檔案袋。（四）整理質(zhì)量要求1.整理后的檔案應(yīng)分類準(zhǔn)確、排列有序、編號規(guī)范、目錄清晰。2.卷內(nèi)文件應(yīng)保持有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用。3.檔案裝訂應(yīng)牢固整齊，無掉頁、漏頁現(xiàn)象。四、檔案保管制度（一）保管場所1.設(shè)立專門的綜合檔案室，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。2.檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度符合國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。（二）檔案存放1.按照檔案類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，建立檔案存放索引。2.對重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊保管措施，如專柜存放、加密存儲等。（三）保管措施1.定期對檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，配備必要的消防器材、除濕設(shè)備、防蟲藥品等。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案室，確需進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)批準(zhǔn)并登記。（四）檔案清點1.每年定期對檔案進(jìn)行全面清點，核對檔案數(shù)量、種類、保管期限等是否與檔案目錄一致。2.對清點中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時查明原因，進(jìn)行記錄，并采取相應(yīng)的處理措施。五、檔案利用制度（一）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱檔案。2.其他單位或個人因合法事由查閱本局檔案。（二）利用手續(xù)1.本局工作人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.外單位或個人查閱檔案，需持有單位介紹信或相關(guān)證明材料，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.查閱檔案時，應(yīng)在檔案室指定地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并登記復(fù)印或摘錄的內(nèi)容、數(shù)量等。（三）利用限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱和利用。2.檔案原件一般不得外借，特殊情況需外借的，應(yīng)經(jīng)本局主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，限期歸還。（四）利用登記1.對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時間、利用人、利用目的、查閱檔案內(nèi)容等。2.登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。六、檔案鑒定制度（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案局負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值、保存狀況等因素，確定檔案的保管期限。2.保管期限一般分為永久、長期（30年）、短期（10年）。（三）鑒定程序1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，鑒定小組對檔案逐卷（件）進(jìn)行審查。2.根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的保管期限，填寫《檔案鑒定意見書》。3.對失去保存價值的檔案，提出銷毀意見，報本局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）鑒定監(jiān)督1.檔案鑒定工作應(yīng)接受上級檔案管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)。2.本局紀(jì)檢監(jiān)察部門應(yīng)對檔案鑒定工作進(jìn)行監(jiān)督，確保鑒定工作公正、客觀。七、檔案銷毀制度（一）銷毀范圍經(jīng)鑒定失去保存價值的檔案。（二）銷毀程序1.編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。（三）銷毀記錄對檔案銷毀情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時間、地點、方式、監(jiān)銷人員等，記錄應(yīng)長期保存。八、檔案信息化管理制度（一）信息化建設(shè)規(guī)劃制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。（二）電子檔案管理1.對電子文件的形成、收集、整理、歸檔等過程進(jìn)行規(guī)范管理，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。2.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對電子檔案進(jìn)行分類存儲，編制電子檔案目錄，方便檢索和利用。3.定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同介質(zhì)上，并異地存放。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備。2.對檔案信息系統(tǒng)的用戶進(jìn)行權(quán)限管理，嚴(yán)格控制用戶的訪問權(quán)限。3.定期對檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（四）信息化設(shè)備管理1.配備必要的檔案信息化設(shè)備，并定期進(jìn)行維護(hù)和更新。2.建立信息化設(shè)備使用管理制度，規(guī)范設(shè)備的操作流程，確保設(shè)備正常運行。九、檔案人員崗位職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等日常管理工作。2.制定和完善檔案管理制度，并組織實施。3.對檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。4.參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)電子檔案的管理和維護(hù)。5.協(xié)助有關(guān)部門查閱檔案，提供檔案利用服務(wù)。