公文檔案接收制度一、總則（一）目的為了加強公司公文檔案的管理，確保公文檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于公文檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在公務(wù)活動中形成的具有保存價值的各種公文檔案的接收管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司公文檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：接收的公文檔案應(yīng)真實反映公司的公務(wù)活動和歷史面貌。3.完整性原則：保證公文檔案的齊全完整，不遺漏重要文件。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保公文檔案的安全。二、公文檔案的定義與分類（一）定義公文檔案是指公司在公務(wù)活動中形成的，具有保存價值的各種文件、資料、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（二）分類1.按年度分類：將公文檔案按形成年度進行分類，便于按年度查找和統(tǒng)計檔案數(shù)量。2.按組織機構(gòu)分類：根據(jù)公司內(nèi)部的組織機構(gòu)設(shè)置，將公文檔案分為各部門檔案，明確責(zé)任歸屬。3.按保管期限分類：分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）三種保管期限，便于確定檔案的保存價值和管理方式。4.按文件形式分類：分為紙質(zhì)文件、電子文件、聲像文件等，針對不同形式的文件制定相應(yīng)的接收管理措施。三、公文檔案接收的職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定公文檔案接收的具體流程和標準。2.指導(dǎo)各部門做好公文檔案的收集、整理工作。3.接收各部門移交的公文檔案，并進行審核、登記、編號、裝訂等工作。4.對接收的公文檔案進行分類、編目、上架，建立檔案數(shù)據(jù)庫。5.負責(zé)公文檔案的保管、查閱、利用和統(tǒng)計工作。（二）各部門職責(zé)1.設(shè)立兼職檔案員，負責(zé)本部門公文檔案的收集、整理和初步審核工作。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門的公文檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好公文檔案的查閱、利用等工作。四、公文檔案接收的流程（一）收集1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時收集本部門在公務(wù)活動中形成的各類公文檔案，包括文件的正本、副本、草稿、附件等。2.對于重要會議形成的文件，應(yīng)收集會議通知、議程、報告、決議、紀要等全套資料。3.涉及公司重大項目的文件，應(yīng)收集項目立項、可行性研究報告、合同協(xié)議、項目進展情況報告等相關(guān)文件。（二）整理1.各部門兼職檔案員對收集的公文檔案進行初步整理，按照文件的形成時間、內(nèi)容、來源等進行分類排序。2.去除文件中的金屬物，對破損的文件進行修補，對字跡模糊或褪色的文件進行復(fù)制或處理。3.按照檔案管理部門規(guī)定的格式，填寫文件目錄，注明文件的標題、文號、日期、責(zé)任者等信息。（三）審核1.各部門兼職檔案員將整理好的公文檔案提交本部門負責(zé)人進行審核，確保文件內(nèi)容真實、完整，格式規(guī)范。2.部門負責(zé)人重點審核文件的準確性、完整性和與本部門工作的關(guān)聯(lián)性，對不符合要求的文件提出修改意見。（四）移交1.各部門兼職檔案員將審核通過的公文檔案定期移交至檔案管理部門，移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，注明移交檔案的名稱、數(shù)量、年度等信息。2.檔案管理部門接收人員對移交的檔案進行核對，檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量是否符合要求，如有問題及時與移交部門溝通解決。（五）登記1.檔案管理部門接收人員對移交的公文檔案進行詳細登記，建立檔案接收臺賬，記錄檔案的移交部門、移交時間、檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.對每份公文檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查詢和管理。（六）編號與裝訂1.檔案管理部門接收人員按照編號規(guī)則對公文檔案進行編號，并在文件首頁右上角加蓋編號章。2.對紙質(zhì)公文檔案進行裝訂，采用左側(cè)裝訂方式，確保文件整齊、牢固，便于查閱和保管。（七）分類與編目1.檔案管理部門接收人員根據(jù)公文檔案的分類標準，將其歸入相應(yīng)的類別和保管期限。2.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)清晰準確，便于查找和利用。（八）上架與存儲1.將整理好的公文檔案上架存放，按照類別、保管期限等順序排列，便于快速查找。2.對于電子文件，應(yīng)存儲在專門的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并建立相應(yīng)的電子檔案目錄，確保電子文件的安全存儲和有效利用。五、公文檔案接收的質(zhì)量要求（一）完整性要求1.公文檔案應(yīng)包括文件的正本、副本、草稿、附件等全套資料，確保文件內(nèi)容的完整性。2.對于重要文件，應(yīng)收集相關(guān)的背景資料、處理過程記錄等，以豐富檔案內(nèi)容。（二）準確性要求1.文件內(nèi)容應(yīng)準確無誤，數(shù)據(jù)、事實等應(yīng)真實可靠。2.文件的文號、日期、責(zé)任者等信息應(yīng)填寫準確，避免出現(xiàn)錯誤或遺漏。（三）規(guī)范性要求1.文件格式應(yīng)符合國家和公司的相關(guān)標準，如字體、字號、排版等。2.文件簽字、蓋章應(yīng)齊全，手續(xù)完備。（四）及時性要求1.各部門應(yīng)及時收集、整理和移交公文檔案，確保檔案的時效性。2.檔案管理部門應(yīng)及時接收和處理移交的檔案，避免積壓和延誤。六、電子公文檔案的接收（一）格式要求1.電子公文檔案應(yīng)采用通用的文件格式，如PDF、DOC、XLS等，確保在不同設(shè)備和軟件上能夠正常打開和查閱。2.對于特殊格式的文件，如CAD圖紙、視頻文件等，應(yīng)同時提供相應(yīng)的軟件或轉(zhuǎn)換工具，以便查閱和利用。（二）命名規(guī)則1.電子公文檔案的命名應(yīng)簡潔明了，反映文件的主要內(nèi)容和形成時間，一般采用“年度+部門+文件主題+文件格式”的命名方式。2.文件名中應(yīng)避免使用特殊字符和空格，確保文件名的規(guī)范性和可讀性。（三）存儲要求1.電子公文檔案應(yīng)存儲在專門的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，按照分類和編號進行存儲，便于管理和查找。2.定期對電子公文檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（四）元數(shù)據(jù)管理1.建立電子公文檔案的元數(shù)據(jù)管理制度，對文件的標題、文號、日期、責(zé)任者、來源、密級等元數(shù)據(jù)進行詳細記錄和管理。2.元數(shù)據(jù)應(yīng)與電子公文檔案一一對應(yīng)，確保元數(shù)據(jù)的準確性和完整性，便于通過元數(shù)據(jù)檢索和利用電子公文檔案。七、聲像公文檔案的接收（一）收集范圍1.公司重要會議、活動的照片、錄像、錄音等資料。2.公司重大項目建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營過程中的照片、錄像等資料。3.反映公司歷史沿革、企業(yè)文化等方面的照片、錄像、錄音等資料。（二）整理要求1.對聲像資料進行分類整理，按照形成時間、主題、內(nèi)容等進行排序。2.為聲像資料編寫文字說明，注明拍攝時間、地點、人物、事件等信息，確保聲像資料的內(nèi)容清晰可辨。（三）存儲要求1.聲像資料應(yīng)存儲在專門的存儲設(shè)備上，如光盤、硬盤等，并建立相應(yīng)的存儲目錄，便于查找和管理。2.對聲像資料進行數(shù)字化處理，轉(zhuǎn)換為通用的文件格式，如JPEG、MP4等，以便長期保存和利用。（四）利用管理1.嚴格控制聲像資料的查閱和利用權(quán)限，未經(jīng)批準不得擅自對外提供聲像資料。2.在利用聲像資料時，應(yīng)做好登記和記錄，確保聲像資料的安全和完整。八、公文檔案接收的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門定期對各部門公文檔案的收集、整理和移交情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.建立檔案管理工作考核機制，將各部門公文檔案管理工作納入績效考核體系，對工作成績突出的部門和個人進行表彰獎勵，對工作不力的部門進行通報批評。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、檔案行政管理部門等的監(jiān)督檢查，并按照要求及時整改存在的問題。2.積極參加檔案管理培訓(xùn)和交流活動，學(xué)習(xí)先進的管理經(jīng)驗和技術(shù)方法，不斷提高公司公文檔案