個(gè)人檔案存放制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織員工個(gè)人檔案的存放與管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，維護(hù)員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織全體員工個(gè)人檔案的存放管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映員工的工作經(jīng)歷、學(xué)歷、技能等信息，保證檔案信息的準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露，保護(hù)員工隱私。4.便捷高效原則：在保證檔案管理質(zhì)量的前提下，提高檔案管理工作效率，方便員工查詢和使用檔案。二、檔案內(nèi)容（一）基本信息1.個(gè)人簡(jiǎn)歷：記錄員工從參加工作至今的工作經(jīng)歷，包括工作單位、職位、工作時(shí)間等。2.學(xué)歷證書(shū)：?jiǎn)T工的最高學(xué)歷畢業(yè)證書(shū)、學(xué)位證書(shū)等復(fù)印件。3.身份證明：?jiǎn)T工身份證復(fù)印件。（二）工作相關(guān)資料1.入職資料：入職申請(qǐng)表、勞動(dòng)合同、入職體檢報(bào)告等。2.培訓(xùn)記錄：參加公司/組織內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)的相關(guān)證書(shū)、培訓(xùn)記錄等。3.績(jī)效考核資料：各年度績(jī)效考核結(jié)果、考核評(píng)語(yǔ)等。4.獎(jiǎng)勵(lì)與處罰記錄：獲得的公司/組織內(nèi)部及外部獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)復(fù)印件，受到的處罰通知等。5.崗位變動(dòng)記錄：崗位調(diào)動(dòng)申請(qǐng)表、調(diào)動(dòng)通知等。6.薪資變動(dòng)記錄：薪資調(diào)整申請(qǐng)表、薪資調(diào)整通知等。（三）其他資料1.職業(yè)資格證書(shū)：?jiǎn)T工獲得專業(yè)技術(shù)資格證書(shū)、職業(yè)技能等級(jí)證書(shū)等復(fù)印件。2.榮譽(yù)證書(shū)：獲得的其他榮譽(yù)稱號(hào)證書(shū)復(fù)印件。3.其他相關(guān)資料：如員工的獲獎(jiǎng)作品、發(fā)表的文章等與工作相關(guān)的資料。三、檔案建立與收集（一）新員工檔案建立1.新員工入職時(shí)，人力資源部門(mén)應(yīng)向其發(fā)放《個(gè)人檔案資料收集清單》，明確所需提交的檔案資料內(nèi)容。2.新員工應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)按照清單要求提交完整的檔案資料，人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)審核資料的真實(shí)性和完整性。3.審核通過(guò)后，人力資源部門(mén)為新員工建立個(gè)人檔案，并將檔案資料進(jìn)行整理、編號(hào)，存入檔案庫(kù)。（二）檔案資料補(bǔ)充與更新1.員工在工作過(guò)程中如有新的學(xué)歷證書(shū)、職業(yè)資格證書(shū)、獎(jiǎng)勵(lì)處罰等情況，應(yīng)及時(shí)向人力資源部門(mén)提交相關(guān)資料，人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)更新檔案內(nèi)容。2.每年定期對(duì)員工檔案進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)檔案資料缺失或不準(zhǔn)確的，通知員工及時(shí)補(bǔ)充或更正。四、檔案存放（一）存放地點(diǎn)公司/組織設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)，用于存放員工個(gè)人檔案。檔案庫(kù)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全保存。（二）存放方式1.檔案按照員工姓名拼音順序進(jìn)行排列存放，便于查找。2.每個(gè)員工的檔案建立獨(dú)立的檔案袋，檔案袋上標(biāo)注員工姓名、部門(mén)、職位等信息。3.檔案庫(kù)內(nèi)設(shè)置檔案架，并按照檔案類別進(jìn)行分區(qū)存放，如基本信息區(qū)、工作資料區(qū)、其他資料區(qū)等。（三）電子檔案管理1.建立員工個(gè)人檔案電子數(shù)據(jù)庫(kù)，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行電子化錄入，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.電子檔案由專人負(fù)責(zé)管理，設(shè)置嚴(yán)格的訪問(wèn)權(quán)限，防止電子檔案信息泄露。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.員工本人有權(quán)查閱自己的檔案資料，可直接到檔案庫(kù)查閱或通過(guò)公司/組織內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行查詢。2.人力資源部門(mén)因工作需要可查閱員工檔案，但必須經(jīng)過(guò)檔案管理負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在查閱記錄上簽字。3.其他部門(mén)因工作需要查閱員工檔案的，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱流程1.員工本人查閱檔案時(shí)，直接向檔案管理人員提出申請(qǐng)，檔案管理人員核實(shí)身份后，提供檔案供其查閱。2.人力資源部門(mén)或其他部門(mén)查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)持經(jīng)批準(zhǔn)的《檔案查閱申請(qǐng)表》到檔案庫(kù)，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容提供相應(yīng)檔案，并在查閱過(guò)程中進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員查閱檔案時(shí)，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在復(fù)印件上注明用途。（三）借閱權(quán)限1.原則上不允許借閱員工個(gè)人檔案，如有特殊情況需要借閱的，必須經(jīng)過(guò)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱檔案時(shí)，借閱人員需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)批準(zhǔn)后到檔案庫(kù)辦理借閱手續(xù)。（四）借閱流程1.借閱人員持經(jīng)批準(zhǔn)的《檔案借閱申請(qǐng)表》到檔案庫(kù)，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容核對(duì)借閱人員身份，并辦理借閱登記手續(xù)，登記內(nèi)容包括借閱時(shí)間、借閱人員姓名、部門(mén)、借閱檔案名稱等。2.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理人員提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。3.檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案內(nèi)容和數(shù)量，確保檔案完整無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.檔案庫(kù)應(yīng)設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。3.檔案查閱和借閱過(guò)程中，查閱人員和借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得私自傳播檔案信息。（二）安全管理1.定期對(duì)檔案庫(kù)進(jìn)行安全檢查，確保防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施正常運(yùn)行。2.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)，防止因人為疏忽導(dǎo)致檔案安全事故。3.如發(fā)生檔案丟失、損壞、泄露等安全事故，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。同時(shí)，對(duì)事故原因進(jìn)行調(diào)查，追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.員工離職后，其個(gè)人檔案在公司/組織保存一定期限后，根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案內(nèi)容因時(shí)間久遠(yuǎn)、失去保存價(jià)值或其他原因需要銷毀的，由檔案管理部門(mén)提出銷毀申請(qǐng)。（二）銷毀流程1.檔案管理部門(mén)填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等，經(jīng)檔案管理負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)安排專人負(fù)責(zé)檔案銷毀工作，銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)及銷毀方式等。3.檔案銷毀可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行