征信檔案制度一、總則（一）目的本征信檔案制度旨在規(guī)范公司/組織征信業(yè)務(wù)活動(dòng)中的檔案管理，確保征信檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和保密性，為征信業(yè)務(wù)提供可靠的信息支持，維護(hù)金融秩序和信息主體合法權(quán)益，促進(jìn)公司/組織征信業(yè)務(wù)健康、合規(guī)發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)從事征信業(yè)務(wù)的各個(gè)部門(mén)及相關(guān)工作人員在征信業(yè)務(wù)操作過(guò)程中所形成的各類檔案資料的管理。包括但不限于企業(yè)征信業(yè)務(wù)、個(gè)人征信業(yè)務(wù)以及相關(guān)的調(diào)查、評(píng)估、審核等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件、記錄、數(shù)據(jù)等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：征信檔案應(yīng)如實(shí)反映征信業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過(guò)程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋征信業(yè)務(wù)涉及的所有相關(guān)資料，不得遺漏重要信息，保證檔案的全面性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)記錄清晰，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤或歧義。4.安全性原則：采取必要的安全措施，保護(hù)征信檔案的物理安全和信息安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。5.保密性原則：嚴(yán)格遵守法律法規(guī)，對(duì)涉及信息主體隱私和商業(yè)秘密的檔案內(nèi)容予以保密，不得擅自披露。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善征信檔案管理制度，明確檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.組織開(kāi)展征信檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、銷毀等工作。3.定期對(duì)征信檔案進(jìn)行檢查和盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議。（二）業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.在征信業(yè)務(wù)操作過(guò)程中，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集和整理相關(guān)檔案資料，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交檔案管理部門(mén)。2.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱和利用工作，提供必要的業(yè)務(wù)解釋和說(shuō)明。3.對(duì)本部門(mén)產(chǎn)生的征信檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，配合檔案管理部門(mén)進(jìn)行檔案質(zhì)量檢查。（三）信息技術(shù)部門(mén)職責(zé)1.提供必要的信息技術(shù)支持，確保征信檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，保障檔案數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)和傳輸。2.協(xié)助檔案管理部門(mén)制定檔案信息化管理方案，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程。3.負(fù)責(zé)對(duì)征信檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，防止因技術(shù)故障導(dǎo)致檔案信息丟失或損壞。（四）監(jiān)督部門(mén)職責(zé)1.對(duì)征信檔案管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)規(guī)定得到有效落實(shí)。2.對(duì)檔案管理工作中存在的違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查和處理，保障征信檔案管理工作的合規(guī)性。3.定期向公司/組織管理層匯報(bào)征信檔案管理監(jiān)督情況，提出加強(qiáng)管理的意見(jiàn)和建議。三、征信檔案的收集與整理（一）收集范圍1.企業(yè)征信業(yè)務(wù)檔案：包括企業(yè)基本信息、信用報(bào)告查詢授權(quán)書(shū)、信用評(píng)級(jí)報(bào)告、實(shí)地調(diào)查記錄、數(shù)據(jù)來(lái)源證明、相關(guān)部門(mén)反饋信息等。2.個(gè)人征信業(yè)務(wù)檔案：包括個(gè)人身份信息、信用報(bào)告查詢授權(quán)書(shū)、信用評(píng)分記錄、還款記錄、調(diào)查訪談?dòng)涗?、外部?shù)據(jù)核實(shí)情況等。3.征信業(yè)務(wù)操作過(guò)程中產(chǎn)生的其他相關(guān)文件，如業(yè)務(wù)審批文件、合同協(xié)議、往來(lái)信函、會(huì)議紀(jì)要等。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在征信業(yè)務(wù)完成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將相關(guān)檔案資料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、有效，具有可追溯性，能夠清晰反映征信業(yè)務(wù)的全過(guò)程。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)確保數(shù)據(jù)格式規(guī)范、存儲(chǔ)介質(zhì)安全，并進(jìn)行定期備份。（三）整理方法1.按照檔案的類別和業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分類，如企業(yè)征信檔案可分為客戶基本信息類、信用評(píng)級(jí)類、調(diào)查記錄類等；個(gè)人征信檔案可分為身份信息類、信用記錄類、調(diào)查核實(shí)類等。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，建立唯一的標(biāo)識(shí)，便于查詢和管理。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，體現(xiàn)檔案的類別、年份、順序等信息。3.編制檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限等信息，以便快速檢索和查找檔案。4.對(duì)檔案資料進(jìn)行裝訂或裝盒，確保整齊、美觀，便于長(zhǎng)期保存。對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行合理的分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄。四、征信檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.業(yè)務(wù)部門(mén)整理好的征信檔案，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行再次審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與業(yè)務(wù)部門(mén)溝通并要求補(bǔ)充或更正。3.審核無(wú)誤后進(jìn)行歸檔，將檔案資料按照分類和編號(hào)順序存放于指定的檔案庫(kù)房或存儲(chǔ)設(shè)備中，并更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)記錄。（二）保管期限1.企業(yè)征信檔案保管期限為自業(yè)務(wù)結(jié)束之日起[X]年。2.個(gè)人征信檔案保管期限為自業(yè)務(wù)結(jié)束之日起[X]年。3.涉及重大金融案件或有特殊規(guī)定的征信檔案，保管期限按照相關(guān)法律法規(guī)和監(jiān)管要求執(zhí)行。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用專用檔案庫(kù)房存放，配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施設(shè)備。檔案應(yīng)存放在檔案架或檔案柜中，按照類別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案：存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，建立電子檔案的訪問(wèn)權(quán)限控制機(jī)制，確保數(shù)據(jù)安全。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)和清查，核對(duì)檔案的數(shù)量、完整性和存儲(chǔ)狀態(tài)。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)和補(bǔ)充，并記錄相關(guān)情況。五、征信檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司/組織內(nèi)部因工作需要查閱征信檔案的，需填寫(xiě)《征信檔案查閱申請(qǐng)表》交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。審批通過(guò)后，由檔案管理部門(mén)安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。2.外部查閱：因法律法規(guī)要求或司法機(jī)關(guān)、監(jiān)管部門(mén)等有權(quán)機(jī)關(guān)查詢的，需提供有效的查詢文件和證明材料。檔案管理部門(mén)審核無(wú)誤后，按照規(guī)定的程序辦理查閱手續(xù)，并做好相關(guān)記錄。嚴(yán)禁向無(wú)權(quán)機(jī)關(guān)或個(gè)人提供征信檔案。（二）查閱程序1.查閱人提出查閱申請(qǐng)，明確查閱目的、范圍和內(nèi)容。2.申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審批，簽署意見(jiàn)。3.檔案管理部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)，確定是否允許查閱，并安排查閱場(chǎng)所和查閱方式。4.查閱人在指定場(chǎng)所查閱檔案，查閱過(guò)程中不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案資料。如需復(fù)制，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，并注明用途。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案完整無(wú)損。（三）利用限制1.征信檔案僅供內(nèi)部業(yè)務(wù)使用和法律法規(guī)允許的外部查詢，不得用于其他任何商業(yè)目的或非法用途。2.未經(jīng)信息主體書(shū)面授權(quán)，不得向任何第三方披露征信檔案中涉及的個(gè)人隱私和商業(yè)秘密信息。3.在利用征信檔案過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容和查詢情況。六、征信檔案的保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及征信檔案管理的工作人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.在檔案管理場(chǎng)所設(shè)置必要的保密設(shè)施，如門(mén)禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。3.對(duì)檔案資料的查閱、借閱、傳遞等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的登記和審批，確保檔案流轉(zhuǎn)過(guò)程中的安全。4.對(duì)于電子檔案，采取加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制、數(shù)據(jù)備份等技術(shù)手段，防止信息泄露。（二）安全管理1.建立檔案安全管理制度，明確檔案管理過(guò)程中的安全責(zé)任和操作規(guī)范。2.定期對(duì)檔案保管場(chǎng)所進(jìn)行安全檢查，確保防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)，防止因人為疏忽導(dǎo)致檔案安全事故。4.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、網(wǎng)絡(luò)攻擊等突發(fā)事件時(shí)的應(yīng)急處置措施，確保能夠及時(shí)有效地保護(hù)檔案安全。七、征信檔案的銷毀（一）銷毀條件1.征信檔案保管期限屆滿，且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的。2.因不可抗力等原因?qū)е聶n案損壞、滅失，無(wú)法修復(fù)且無(wú)備份的。3.法律法規(guī)規(guī)定需要銷毀的其他情形。（二）銷毀程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)達(dá)到銷毀條件的征信檔案進(jìn)行清理和統(tǒng)計(jì)，編制《征信檔案銷毀清單》。2.《征信檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司/組織管理層審批。3.審批通過(guò)后，由檔案管理部門(mén)組織實(shí)施銷毀工作。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在《征信檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。4.對(duì)于紙質(zhì)檔案，可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀；對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件進(jìn)行徹底刪除，并對(duì)存