煤廠檔案室制度一、總則（一）目的為加強煤廠檔案室的管理，有效保護和利用檔案資源，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于煤廠各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則煤廠檔案室對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映煤廠各項工作的實際情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集、整理煤廠在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及煤廠機密、商業(yè)秘密等重要檔案進行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為煤廠各項工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善煤廠檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管煤廠各類檔案，建立健全檔案檢索體系。3.對檔案的利用情況進行登記、統(tǒng)計和分析，為煤廠各項工作提供檔案信息支持。4.開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.負(fù)責(zé)對煤廠各部門檔案工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。6.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、積累和整理工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，并接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。2.按照檔案管理制度的要求，及時將本部門形成的檔案移交檔案室，確保檔案的齊全完整。3.嚴(yán)格遵守檔案借閱、保密等制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。4.積極配合檔案室做好檔案的利用工作，提供必要的檔案信息和資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案職業(yè)道德，具備專業(yè)知識和技能。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等。3.做好檔案的借閱登記、歸還檢查等工作，確保檔案的安全和完整。4.積極開展檔案信息化建設(shè)，錄入和維護檔案信息，提高檔案檢索效率。5.協(xié)助各部門做好檔案的整理和歸檔工作，提供檔案業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)。6.定期對檔案進行清查盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類檔案包括煤廠的各類文件、通知、報告、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.生產(chǎn)技術(shù)類檔案涵蓋煤廠的地質(zhì)勘探資料、開采設(shè)計方案、生產(chǎn)工藝流程、設(shè)備技術(shù)檔案、安全技術(shù)檔案等。3.經(jīng)營管理類檔案如市場營銷資料、合同協(xié)議、物資采購檔案、銷售檔案、客戶檔案等。4.基本建設(shè)類檔案包括煤廠新建、改建、擴建項目的可行性研究報告、設(shè)計圖紙、施工文件、竣工驗收資料等。5.科研項目類檔案涉及煤廠科研項目的立項申請、研究報告、實驗數(shù)據(jù)、成果鑒定等文件。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.檔案收集應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進行整理。3.對重要文件材料應(yīng)進行備份，防止原件損壞或丟失。4.歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域、時間、內(nèi)容等因素進行分類，一般可分為行政管理、生產(chǎn)技術(shù)、經(jīng)營管理、基本建設(shè)、科研項目等類別。每個類別下再根據(jù)具體情況進行二級分類。2.編號對整理好的檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和檢索。編號可采用年度類別順序號的形式。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便快速查找和利用檔案。4.裝訂對紙張較小、零散的文件材料進行裝訂，確保整齊牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案室應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的房間作為保管場所。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。（二）保管要求1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案整齊排列上架，便于查找和管理。2.對不同保管期限、密級的檔案應(yīng)分別存放，并有明顯標(biāo)識。3.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案數(shù)量、編號、內(nèi)容等信息，確保檔案的準(zhǔn)確無誤。4.做好檔案室的溫濕度控制，溫度保持在14℃24℃，相對濕度保持在45%60%。5.采取有效的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等措施，確保檔案的安全。（三）檔案的存儲介質(zhì)管理1.對于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲介質(zhì)進行備份，并定期進行數(shù)據(jù)校驗，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。2.存儲電子檔案的介質(zhì)應(yīng)標(biāo)明檔案名稱、日期、存儲內(nèi)容等信息，并妥善保管。3.定期對存儲介質(zhì)進行檢查和維護，防止介質(zhì)損壞導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的利用（一）利用范圍1.煤廠內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.外部單位因業(yè)務(wù)往來、合作項目等需要查閱煤廠相關(guān)檔案，但須經(jīng)煤廠批準(zhǔn)。（二）利用手續(xù)1.煤廠內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.外部單位查閱檔案，需提前向煤廠提交查閱申請函，說明查閱原因、查閱內(nèi)容等，經(jīng)煤廠主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時，應(yīng)在檔案室工作人員的陪同下進行。3.查閱檔案時，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱制度，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損。（三）利用登記檔案室工作人員應(yīng)對檔案的利用情況進行詳細(xì)登記，包括查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱目的、檔案名稱、編號、查閱期限等信息。（四）檔案的借閱1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱期滿，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，檔案室工作人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。（五）檔案的復(fù)制1.因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理復(fù)制手續(xù)。2.復(fù)制檔案應(yīng)使用符合檔案保管要求的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件的質(zhì)量。3.檔案室工作人員應(yīng)對復(fù)制情況進行登記，包括復(fù)制日期、復(fù)制人姓名、部門、復(fù)制內(nèi)容、用途等信息。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)對檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、重要程度、保管價值等因素，確定檔案的保管期限，保管期限分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）。2.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核后，予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案室定期對檔案進行清查盤點，提出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對需要鑒定的檔案進行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的保管期限和是否需要銷毀。3.對確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。4.《檔案銷毀清冊》經(jīng)煤廠主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進行銷毀。（四）銷毀方式1.對紙質(zhì)檔案，采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀。2.對電子檔案，采用數(shù)據(jù)擦除等方式進行銷毀，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。（五）銷毀監(jiān)督檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀過程的徹底性和安全性。銷毀后，監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立煤廠檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）檔案數(shù)字化1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案保管和利用要求。2.對掃描后的電子檔案進行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接和存儲，確保電子檔案的質(zhì)量和完整性。（三）檔案信息管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能實現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等。2.檢索功能提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、檔案編號、日期等進行檢索，方便用戶快速查找檔案。3.利用管理功能記錄檔案的利用情況，包括查閱、借閱、復(fù)制等，實現(xiàn)對檔案利用的有效管理。4.權(quán)限管理功能設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。5.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)功能定期對檔案信息進