人事招聘檔案制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司人事招聘檔案管理工作，確保招聘信息的真實性、完整性和保密性，提高招聘效率，保障公司和應聘者的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有招聘活動中涉及的檔案管理工作，包括但不限于招聘計劃制定、簡歷篩選、面試、錄用等環(huán)節(jié)所產生的各類檔案資料。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和相關行業(yè)標準，確保招聘檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實性原則：招聘檔案中的信息必須真實可靠，嚴禁虛假記錄和欺詐行為。3.完整性原則：全面收集、整理和保存招聘過程中的各類檔案資料，保證檔案的完整性。4.保密性原則：妥善保管招聘檔案，嚴格控制檔案的查閱和使用范圍，確保應聘者信息安全。5.時效性原則：及時更新和維護招聘檔案，保證檔案信息的時效性和準確性。二、招聘檔案的內容與分類（一）招聘計劃檔案1.年度招聘計劃：包括招聘崗位、人數、招聘時間、招聘渠道等內容。2.臨時招聘計劃：因特殊情況臨時制定的招聘計劃，詳細記錄招聘需求和相關要求。（二）應聘者檔案1.簡歷：應聘者提交的個人簡歷，包括基本信息、教育背景、工作經歷、技能證書等。2.應聘登記表：應聘者填寫的公司統(tǒng)一制作的應聘登記表，補充簡歷中未涵蓋的信息。3.面試評估表：面試人員對應聘者面試表現(xiàn)的評估記錄，包括面試問題回答情況、綜合素質評價等。4.筆試試卷及成績：對應聘者進行筆試的試卷及考試成績記錄。5.背景調查資料：對通過面試的應聘者進行背景調查所獲取的相關資料，如工作經歷核實、學歷驗證、信用記錄等。（三）錄用檔案1.錄用通知：向被錄用者發(fā)出的錄用通知，明確錄用崗位、薪資待遇、報到時間等信息。2.入職登記表：新員工入職時填寫的入職登記表，記錄個人詳細信息和入職相關事項。3.勞動合同：與新員工簽訂的勞動合同文本。4.員工入職資料：包括身份證復印件、學歷證書原件及復印件、離職證明、體檢報告等新員工入職時提交的資料。（四）其他相關檔案1.招聘渠道資料：記錄公司使用的各類招聘渠道信息，如招聘網站、人才市場、校園招聘等，包括渠道合作協(xié)議、招聘效果評估等。2.招聘費用支出記錄：詳細記錄招聘活動中產生的各項費用，如招聘廣告費用、獵頭費用、面試場地租賃費用等。3.招聘工作總結報告：對每次招聘活動進行總結分析的報告，包括招聘過程、結果、存在問題及改進建議等。三、招聘檔案的收集與整理（一）收集要求1.各招聘環(huán)節(jié)負責人應及時將本環(huán)節(jié)產生的檔案資料移交至檔案管理部門。2.檔案資料應確保真實、完整，不得遺漏重要信息。3.對于電子檔案，應按照規(guī)定的格式和命名方式進行存儲，確保易于查找和管理。（二）整理方法1.分類整理：按照招聘檔案的分類標準，對收集到的檔案資料進行分類，確保同一類檔案資料集中存放。2.編號標識：為每份檔案資料編制唯一的編號，便于識別和查詢。編號應體現(xiàn)檔案類別、年份、順序等信息。3.建立索引：根據檔案編號和分類，建立詳細的索引目錄，方便快速查找所需檔案資料。4.裝訂歸檔：對于紙質檔案資料，應進行裝訂成冊，并在封面注明檔案名稱、編號、日期等信息。電子檔案應按照分類文件夾進行存儲，并建立相應的目錄結構。四、招聘檔案的保管與存儲（一）保管責任1.公司設立專門的檔案管理部門或指定專人負責招聘檔案的保管工作。2.檔案管理人員應具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，熟悉檔案管理流程和相關法律法規(guī)。（二）存儲環(huán)境1.紙質檔案應存放在干燥、通風、防火、防潮的檔案柜中，避免檔案受潮、發(fā)霉、損壞。2.電子檔案應存儲在安全可靠的服務器或存儲設備上，并定期進行備份，防止數據丟失。同時，應設置訪問權限，確保只有授權人員能夠訪問電子檔案。（三）保管期限1.招聘計劃檔案應長期保存，以便為公司的人力資源規(guī)劃提供參考依據。2.應聘者檔案自招聘活動結束后，至少保存兩年，以應對可能出現(xiàn)的勞動糾紛或其他法律問題。3.錄用檔案應在員工離職后繼續(xù)保存兩年，以確保員工離職手續(xù)辦理及相關權益保障的完整性。4.其他相關檔案根據實際情況確定保管期限，但一般不少于兩年。五、招聘檔案的查閱與使用（一）查閱權限1.公司內部人員查閱招聘檔案應遵循以下權限規(guī)定：人力資源部門負責人有權查閱和使用與招聘工作相關的各類檔案資料。招聘環(huán)節(jié)負責人可查閱和使用本環(huán)節(jié)產生的檔案資料，如需查閱其他環(huán)節(jié)檔案，應經人力資源部門負責人批準。其他部門因工作需要查閱招聘檔案的，應填寫《招聘檔案查閱申請表》，經人力資源部門負責人批準后方可查閱。查閱范圍僅限于與本部門相關的應聘者信息。2.外部機構或人員查閱招聘檔案，必須經過公司高層領導批準，并嚴格遵守保密協(xié)議。查閱內容僅限于法律法規(guī)規(guī)定或公司同意公開的部分。（二）查閱流程1.內部人員查閱招聘檔案時，應填寫《招聘檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經批準后到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應根據查閱申請表提供相應的檔案資料，并做好查閱記錄，包括查閱人姓名、查閱時間、查閱內容等。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案資料，如需復印或摘錄相關內容，應經檔案管理人員同意，并在規(guī)定范圍內使用。4.外部機構或人員查閱招聘檔案時，公司應安排專人陪同，并對查閱過程進行監(jiān)督。查閱結束后，查閱人員應簽署保密承諾書，確保不泄露公司招聘檔案信息。（三）使用規(guī)定1.招聘檔案資料僅用于公司內部招聘管理工作，不得用于其他任何非招聘相關的目的。2.未經應聘者同意，不得將其個人信息提供給第三方或在公司內部隨意傳播。3.在招聘工作中，如需引用招聘檔案中的信息，應確保引用內容真實、準確，并注明出處。六、招聘檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，對招聘檔案信息予以保密。2.與招聘檔案管理工作相關的人員，包括招聘人員、面試人員、檔案管理人員等，均應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。3.檔案管理部門應設置專門的檔案保管場所，安裝必要的安全防護設備，如監(jiān)控攝像頭、門禁系統(tǒng)等，確保檔案存放安全。4.對涉及應聘者隱私的信息，如身份證號碼、家庭住址、聯(lián)系方式等，應進行加密處理，防止信息泄露。（二）安全管理1.定期對招聘檔案進行安全檢查，確保檔案資料無損壞、丟失等情況。2.加強檔案管理部門的網絡安全防護，防止電子檔案被非法入侵、篡改或泄露。3.制定檔案安全應急預案，如發(fā)生火災、水災、網絡攻擊等突發(fā)事件，應及時采取措施保護檔案資料，并按照應急預案進行處理。七、招聘檔案的銷毀（一）銷毀條件1.招聘檔案保管期限屆滿，且已不再具有保存價值的，可以進行銷毀。2.因公司業(yè)務調整、機構撤銷等原因，導致相關招聘檔案不再需要的，可進行銷毀。（二）銷毀流程1.檔案管理部門應定期對保管期滿或不再需要的招聘檔案進行清理，提出銷毀清單。2.銷毀清單應經人力資源部門負責人審核，報公司高層領導批準。3.銷毀工作應在公司指定的地點進行，由檔案管理人員和監(jiān)督人員共同實施。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復。4.銷毀過程應進行詳