檔案保護規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，根據(jù)國家有關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的行為規(guī)范。（三）檔案定義本規(guī)章制度所稱檔案，是指公司在各項活動中直接形成的具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.統(tǒng)一領導、分級管理原則：公司檔案工作由總經(jīng)理統(tǒng)一領導，各部門負責本部門檔案的收集、整理和保管，并接受公司檔案管理部門的監(jiān)督指導。2.真實性、完整性、準確性原則：檔案應如實反映公司各項活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容完整、準確，不得篡改、偽造檔案。3.便于保管和利用原則：檔案管理應遵循便于保管和利用的原則，科學分類、編號、排列，建立健全檔案檢索體系，提高檔案利用效率。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置公司設立檔案管理部門，負責公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督檢查和業(yè)務指導。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度和工作規(guī)范，并組織實施。2.負責公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、收集、整理、保管、統(tǒng)計和鑒定公司檔案，確保檔案的完整與安全。3.建立健全公司檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，為檔案利用提供便利條件。4.負責公司檔案的開發(fā)利用工作，根據(jù)公司需求，提供檔案信息服務，為公司決策、生產(chǎn)經(jīng)營、項目建設等提供支持。5.對公司各部門檔案工作進行監(jiān)督檢查，指導各部門做好檔案的收集、整理、保管和利用工作，組織開展檔案業(yè)務培訓和考核。6.負責公司檔案信息化建設，推進檔案管理系統(tǒng)的應用，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索和利用。7.做好公司檔案的安全保密工作，制定檔案安全保密制度，采取必要的安全防護措施，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。8.參與公司重大活動、重要項目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時歸檔和有效利用。9.負責與上級主管部門、檔案行政管理部門及其他相關單位的檔案業(yè)務聯(lián)系與溝通。三、檔案形成與收集（一）檔案形成公司各部門及員工在各項工作活動中應及時形成各種形式和載體的檔案資料，并確保檔案內(nèi)容真實、準確、完整。（二）檔案收集1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，按照檔案管理要求，定期將本部門形成的檔案資料收集齊全，移交公司檔案管理部門。2.對于公司重大活動、重要項目形成的檔案資料，承辦部門應在活動結束或項目完成后[X]個工作日內(nèi)，將相關檔案資料收集整理完畢，并移交公司檔案管理部門。3.公司員工在工作中形成的屬于公司所有的檔案資料，應及時交所在部門統(tǒng)一保管，不得據(jù)為己有或擅自銷毀。4.公司外部單位發(fā)送給公司的文件、資料、信函等，由公司辦公室負責簽收、登記，并及時分發(fā)給相關部門。相關部門應將處理結果及留存的檔案資料在規(guī)定時間內(nèi)移交公司檔案管理部門。四、檔案整理（一）整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構（問題）等進行分類整理，編制案卷目錄。2.科技檔案：按照項目、專業(yè)、階段等進行分類整理，建立項目檔案卷冊，編制卷內(nèi)目錄、備考表等。3.會計檔案：按照會計憑證、會計賬簿、財務報告等類別進行分類整理，編制會計檔案目錄。4.電子檔案：按照電子文件的類別、年度、保管期限等進行分類整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并進行備份存儲。（三）整理要求1.歸檔文件應齊全完整，已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應予復制。2.歸檔文件應按照規(guī)定的分類方法進行分類，同一事由的文件應集中排列在一起。3.歸檔文件應逐件編號，編號應符合規(guī)范要求，確保文件編號的唯一性。4.歸檔文件應編制目錄，目錄應清晰準確地反映文件的內(nèi)容和排列順序。5.整理后的檔案應裝訂整齊、牢固，采用符合檔案保護要求的裝訂材料。五、檔案保管（一）保管場所公司應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管設備檔案庫房應配備必要的保管設備，如檔案密集架、溫濕度計、除濕機、空調(diào)、消防器材等，定期對設備進行檢查和維護，確保設備正常運行。（三）檔案上架檔案應按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。對于電子檔案，應存儲在安全可靠的存儲設備上，并定期進行備份。（四）檔案清點與核對檔案管理部門應定期對檔案進行清點和核對，確保檔案數(shù)量準確、內(nèi)容完整。每年至少進行一次全面的檔案清查，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理。（五）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案應長期保存，不得銷毀；長期保管的檔案保管期限為[X]年；短期保管的檔案保管期限為[X]年。檔案保管期限的劃分應根據(jù)國家有關規(guī)定和公司實際情況確定。（六）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門應定期對保管期滿的檔案進行鑒定，提出存毀意見。鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，會同相關業(yè)務部門組成鑒定小組進行。2.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀清冊》，報公司領導審批后，由檔案管理部門指定專人負責銷毀。銷毀檔案時，應確保檔案信息無法恢復，并由監(jiān)銷人員在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。3.對于涉及公司商業(yè)秘密、知識產(chǎn)權等重要檔案，即使保管期滿，也不得擅自銷毀，應按照公司相關規(guī)定進行妥善處理。六、檔案利用（一）利用原則檔案利用應遵循保密、合法、合理、及時的原則，在確保檔案安全的前提下，為公司各項工作提供有效支持。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.公司外部單位因工作需要查閱、借閱公司檔案的，應出具單位介紹信，說明查閱、借閱的目的和范圍，經(jīng)公司領導批準后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。3.涉及公司重大決策、重要項目等檔案資料的利用，應按照公司相關規(guī)定進行審批。（三）利用方式1.查閱：檔案管理部門應根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復印件供其查閱。查閱檔案時，利用者應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，借閱期限一般不得超過[X]個工作日。借閱者應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。如需延期借閱，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：利用者如需復制檔案資料，應填寫《檔案復制申請表》，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，由檔案管理人員按照規(guī)定進行復制。復制的檔案資料應加蓋檔案管理部門印章，并注明用途。（四）利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復制等情況進行詳細登記，記錄利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、檔案名稱及數(shù)量等信息。登記臺賬應妥善保管，以備查閱。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標公司檔案信息化建設的目標是實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）信息化管理系統(tǒng)公司應建立檔案信息化管理系統(tǒng)，將各類檔案信息錄入系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的集中管理和共享。檔案信息化管理系統(tǒng)應具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，并與公司辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務管理系統(tǒng)等進行有效集成。（三）電子檔案管理1.電子文件形成部門應按照檔案管理要求，對電子文件進行整理、歸檔，并及時移交公司檔案管理部門。電子文件應采用通用格式存儲，確保其可讀性和可利用性。2.檔案管理部門應定期對電子檔案進行備份，備份存儲介質(zhì)應異地存放，確保電子檔案的安全。3.電子檔案的整理、分類、編號、著錄等應符合國家有關標準和公司檔案管理規(guī)定，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。（四）信息安全與保密1.檔案信息化管理系統(tǒng)應采取必要的安全防護措施，如防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密等，防止網(wǎng)絡攻擊、數(shù)據(jù)泄露等安全事件發(fā)生。2.檔案管理人員應嚴格遵守公司信息安全與保密制度，對檔案信息化管理系統(tǒng)的用戶名、密碼等進行妥善保管，不得泄露給他人。3.在檔案信息化管理過程中，涉及公司商業(yè)秘密、知識產(chǎn)權等重要信息的，應按照公司相關規(guī)定進行保密處理，確保信息安全。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查公司檔案管理部門應定期對各部門檔案工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、利用等情況。對發(fā)現(xiàn)的問