培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在培訓(xùn)教學(xué)、管理及各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本培訓(xùn)機(jī)構(gòu)各部門及全體教職員工。（三）檔案定義本制度所指檔案是培訓(xùn)機(jī)構(gòu)在培訓(xùn)教學(xué)、行政管理、師資建設(shè)、學(xué)員管理等各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的各項活動和工作實(shí)際情況。3.保密性原則：對涉及培訓(xùn)機(jī)構(gòu)機(jī)密、學(xué)員隱私等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的收集、整理、保管和查閱利用，提高工作效率。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置設(shè)立專門的檔案管理室，配備專職檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、分類、編目、裝訂、保管培訓(xùn)機(jī)構(gòu)各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱利用。4.對檔案進(jìn)行統(tǒng)計分析，掌握檔案的數(shù)量、種類、利用情況等，為決策提供依據(jù)。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)κケ４鎯r值的檔案進(jìn)行處理。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.對各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。三、檔案分類及編號（一）檔案分類1.培訓(xùn)教學(xué)檔案：包括培訓(xùn)計劃、教學(xué)大綱、教案、課件、學(xué)員成績、教學(xué)評估等。2.行政管理檔案：包括機(jī)構(gòu)文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案等。3.師資建設(shè)檔案：包括教師簡歷、培訓(xùn)經(jīng)歷、教學(xué)成果、師資培訓(xùn)記錄等。4.學(xué)員管理檔案：包括學(xué)員報名資料、學(xué)籍檔案、考勤記錄、獎懲情況等。5.其他檔案：如合作協(xié)議、宣傳資料、設(shè)備檔案等。（二）檔案編號1.采用分類編號法，對每類檔案進(jìn)行順序編號。例如，培訓(xùn)教學(xué)檔案編號為TJ001、TJ002……；行政管理檔案編號為XZ001、XZ002……等。2.編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識別和管理。四、檔案收集（一）收集范圍1.各部門在工作活動中形成的各類文件、資料、記錄等。2.培訓(xùn)機(jī)構(gòu)與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目文件等。3.教師的教學(xué)資料、科研成果、培訓(xùn)記錄等。4.學(xué)員的報名登記表、學(xué)習(xí)記錄、考核成績、獎懲材料等。5.培訓(xùn)機(jī)構(gòu)舉辦的各類活動的策劃方案、總結(jié)報告、照片、視頻等資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署齊全，格式規(guī)范。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）收集時間1.日常工作中形成的檔案資料，應(yīng)及時收集整理，每月定期移交檔案管理部門。2.重大活動、項目結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)在活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)將檔案資料收集整理并移交檔案管理部門。五、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類：按照檔案分類方案，對收集到的檔案進(jìn)行分類。2.組卷：將同一類檔案按照一定的原則和方法組成案卷。例如，培訓(xùn)教學(xué)檔案可按課程類別、學(xué)期等進(jìn)行組卷；行政管理檔案可按文件類型、時間順序等進(jìn)行組卷。3.編目：對每卷檔案進(jìn)行編號、編頁、填寫卷內(nèi)目錄、備考表等，編制案卷封面。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于保管和查閱。（三）整理要求1.整理后的檔案應(yīng)符合分類清晰、排列有序、編號準(zhǔn)確、編目規(guī)范等要求。2.檔案整理過程中應(yīng)剔除重復(fù)、無效的文件材料，確保檔案的精煉和有效。六、檔案保管（一）保管場所1.檔案管理室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案安全。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，排列整齊，便于查找。（二）保管期限1.培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括機(jī)構(gòu)重要文件、歷史沿革資料、重大活動記錄等；長期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括一般性文件、教學(xué)資料、學(xué)員學(xué)籍檔案等；短期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括臨時性文件、一般性活動記錄等。3.檔案保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的重要性、價值和利用需求等因素確定，并在檔案整理時明確標(biāo)注。（三）檔案保管措施1.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、保管、借閱、移出等情況。2.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份檢查，防止數(shù)據(jù)丟失。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。七、檔案查閱利用（一）查閱利用范圍1.本培訓(xùn)機(jī)構(gòu)教職員工因工作需要可查閱利用相關(guān)檔案。2.外單位因工作需要查閱利用本培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案的，須經(jīng)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.學(xué)員本人可查閱利用與其自身相關(guān)的學(xué)籍檔案等資料。（二）查閱利用手續(xù)1.本培訓(xùn)機(jī)構(gòu)教職員工查閱利用檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱內(nèi)容、目的和時間，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱利用檔案，需出具單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。3.學(xué)員查閱利用檔案，需攜帶本人有效身份證件，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)學(xué)員管理部門簽字同意后，到檔案管理部門查閱。（三）查閱利用要求1.查閱利用檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案管理室。2.查閱利用檔案時，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案。3.如需復(fù)印、復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱利用檔案后，應(yīng)及時歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對到期檔案進(jìn)行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，如重復(fù)文件、臨時性文件、無利用價值的資料等進(jìn)行鑒定。3.鑒定檔案應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面綜合考慮，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在《檔案銷毀登記表》上記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、時間等信息，監(jiān)銷人簽字確認(rèn)。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化檔案采集1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。2.對電子檔案進(jìn)行規(guī)范整理，確保電子檔案的格式統(tǒng)一、元數(shù)據(jù)完整、存儲安全。（三）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號、名稱、日期、內(nèi)容摘要等。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按檔案編號、名稱、關(guān)鍵詞、時間范圍等進(jìn)行檢索，方便快捷地查找所需檔案。3.借閱管理功能：記錄檔案借閱情況，包括借閱人、借閱時間、歸還時間等，實(shí)現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.統(tǒng)計分析功能：對檔案的數(shù)量、種類、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計分析，生成各類統(tǒng)計報表，為決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理功能：設(shè)置用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全保密，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)