檔案室開放制度一、總則（一）目的為了規(guī)范本公司/組織檔案室的開放工作，充分發(fā)揮檔案的作用，保障公司/組織及相關(guān)人員的合法權(quán)益，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案室所保存的各類檔案資料的開放管理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案開放工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案開放過程中，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。同時(shí)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。3.服務(wù)利用原則：以服務(wù)公司/組織發(fā)展、滿足相關(guān)人員查閱利用檔案需求為出發(fā)點(diǎn)，提高檔案利用效率。4.規(guī)范有序原則：明確檔案開放的流程、要求和責(zé)任，確保檔案開放工作規(guī)范、有序進(jìn)行。二、檔案開放的范圍與條件（一）開放范圍1.本公司/組織形成的已過保密期限、且不涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等。2.法律法規(guī)允許向社會(huì)公眾開放的其他檔案資料。（二）開放條件1.屬于開放范圍內(nèi)的檔案，經(jīng)檔案管理部門審核同意后，方可開放。2.涉及多部門或多單位的檔案，需經(jīng)相關(guān)部門或單位協(xié)商一致，并經(jīng)檔案管理部門審核后，方可開放。3.對(duì)可能影響國(guó)家安全、社會(huì)穩(wěn)定或公司/組織利益的檔案，不予開放。三、檔案查閱利用程序（一）申請(qǐng)1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱期限等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.外部單位或個(gè)人查閱檔案，需持有單位介紹信或相關(guān)證明材料，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱期限等內(nèi)容，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核同意。（二）審核檔案管理部門收到《檔案查閱申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括查閱目的是否合理、查閱范圍是否適當(dāng)、查閱期限是否符合規(guī)定等。對(duì)于不符合要求的申請(qǐng)，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)通知申請(qǐng)人，并說明理由。（三）查閱1.經(jīng)審核同意的查閱申請(qǐng)，檔案管理部門安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。2.查閱人員查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完好，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。（四）歸還查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究查閱人員的責(zé)任。四、檔案借閱程序（一）申請(qǐng)1.公司/組織內(nèi)部人員借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、檔案名稱、借閱期限等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.外部單位或個(gè)人借閱檔案，需持有單位介紹信或相關(guān)證明材料，填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、檔案名稱、借閱期限等內(nèi)容，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核同意。（二）審核檔案管理部門收到《檔案借閱申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括借閱目的是否合理、借閱范圍是否適當(dāng)、借閱期限是否符合規(guī)定等。對(duì)于不符合要求的申請(qǐng)，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)通知申請(qǐng)人，并說明理由。（三）借閱1.經(jīng)審核同意的借閱申請(qǐng)，檔案管理部門辦理檔案借閱手續(xù)。借閱人員需在《檔案借閱登記簿》上簽字登記，注明借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱期限等內(nèi)容。2.檔案管理部門向借閱人員提供檔案，并告知借閱人員檔案的保管要求和注意事項(xiàng)。借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴(kuò)大借閱范圍。（四）歸還借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。如需續(xù)借檔案，借閱人員應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)審核同意后，辦理續(xù)借手續(xù)。五、檔案開放的期限與限制（一）開放期限1.本公司/組織形成的檔案，一般在自形成之日起滿[X]年后，根據(jù)檔案的性質(zhì)和保密要求，逐步開放。2.對(duì)于涉及重大歷史事件、重要決策等具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，開放期限可適當(dāng)延長(zhǎng)。（二）限制規(guī)定1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)禁開放。2.對(duì)可能影響國(guó)家安全、社會(huì)穩(wěn)定或公司/組織利益的檔案，在一定期限內(nèi)限制開放。3.檔案開放時(shí)，如需對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行整理、編輯或摘錄，應(yīng)遵循相關(guān)規(guī)定，確保檔案信息的真實(shí)性和完整性。六、檔案開放的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織設(shè)立檔案開放監(jiān)督小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表等組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案開放工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.檔案管理部門定期對(duì)檔案開放工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（二）檢查內(nèi)容1.檔案開放制度的執(zhí)行情況，包括查閱利用程序、借閱程序、開放期限與限制等規(guī)定的落實(shí)情況。2.檔案信息的安全保密情況，包括檔案存儲(chǔ)環(huán)境、查閱人員管理、檔案復(fù)制與摘錄等方面的安全措施落實(shí)情況。3.檔案利用效果，包括查閱利用檔案的數(shù)量、范圍、效果等方面的統(tǒng)計(jì)分析情況。（三）問題處理1.對(duì)于在檔案開放監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況報(bào)告檔案開放監(jiān)督小組。2.對(duì)于違反檔案開放制度的行為，檔案管理部門應(yīng)視情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育、警告、罰款等處理措施；對(duì)于造成檔案信息泄露、篡改或丟失等嚴(yán)重后果的，依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、檔案開放的信息化管理（一）檔案數(shù)字化1.逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理的信息化水平。2.檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行操作，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。（二）信息系統(tǒng)建設(shè)1.建立檔案開放信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案查閱利用申請(qǐng)、審核、查閱、歸還等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.檔案開放信息系統(tǒng)應(yīng)具備用戶管理、權(quán)限管理、檔案檢索、統(tǒng)計(jì)分析等功能，方便檔案管理人員和查閱利用人員操作使用。（三）數(shù)據(jù)安全與保密1.加強(qiáng)檔案開放信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問控制等措施，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露或被篡改。2.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案