財(cái)務(wù)檔案館制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)檔案管理，確保財(cái)務(wù)檔案的安全、完整和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》及國(guó)家有關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)檔案管理。（三）定義財(cái)務(wù)檔案是指公司在財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等各種形式的會(huì)計(jì)資料以及其他與財(cái)務(wù)相關(guān)的文件、記錄和資料。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。公司財(cái)務(wù)檔案管理工作由公司財(cái)務(wù)部門(mén)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，各分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)本單位財(cái)務(wù)檔案的具體管理工作。2.依法管理原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保財(cái)務(wù)檔案管理工作合法合規(guī)。3.完整準(zhǔn)確原則。保證財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，如實(shí)反映公司財(cái)務(wù)活動(dòng)情況。4.安全保密原則。采取有效措施確保財(cái)務(wù)檔案的安全，防止財(cái)務(wù)檔案的丟失、損壞和泄密。5.便于利用原則。建立科學(xué)合理的檔案管理體系和檢索工具，便于財(cái)務(wù)檔案的查閱、使用和保管。二、財(cái)務(wù)檔案的分類與歸檔（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、借款單、工資表、成本計(jì)算單、出入庫(kù)單等。2.記賬憑證：根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證編制的記賬憑證，包括收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬：按照會(huì)計(jì)科目設(shè)置的總分類賬，記錄公司全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的總括情況。2.明細(xì)賬：按照明細(xì)科目設(shè)置的分類賬，詳細(xì)記錄各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的明細(xì)情況。3.日記賬：包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，序時(shí)記錄現(xiàn)金和銀行存款的收支情況。4.輔助賬：如固定資產(chǎn)明細(xì)賬、往來(lái)明細(xì)賬、費(fèi)用明細(xì)賬等，用于補(bǔ)充和詳細(xì)記錄特定經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。（三）財(cái)務(wù)報(bào)告1.月度財(cái)務(wù)報(bào)告：包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表及附注等。2.季度財(cái)務(wù)報(bào)告：除月度財(cái)務(wù)報(bào)告內(nèi)容外，還可能包括財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)等。3.年度財(cái)務(wù)報(bào)告：包括年度資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表及附注、財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)等。（四）其他財(cái)務(wù)資料1.財(cái)務(wù)預(yù)算：包括年度預(yù)算、季度預(yù)算及月度預(yù)算等。2.財(cái)務(wù)分析報(bào)告：對(duì)公司財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量進(jìn)行分析的報(bào)告。3.審計(jì)報(bào)告：包括內(nèi)部審計(jì)報(bào)告和外部審計(jì)報(bào)告。4.稅務(wù)資料：如納稅申報(bào)表、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅收優(yōu)惠申請(qǐng)資料等。5.財(cái)務(wù)制度及相關(guān)文件：公司制定的財(cái)務(wù)管理制度、辦法、規(guī)定等文件。6.財(cái)務(wù)工作底稿：在財(cái)務(wù)核算和財(cái)務(wù)管理過(guò)程中形成的工作記錄和草稿。7.其他與財(cái)務(wù)相關(guān)的文件、記錄和資料。（五）歸檔要求1.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，同一類別的檔案應(yīng)按照時(shí)間順序排列。2.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按月裝訂成冊(cè)，每?jī)?cè)厚度應(yīng)適中，一般不超過(guò)2厘米。裝訂時(shí)應(yīng)加具封面、封底，注明年度、月份、憑證種類、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)等內(nèi)容，并由裝訂人員在封面上簽字或蓋章。3.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)在年度終了后及時(shí)整理歸檔，活頁(yè)賬應(yīng)抽出空白頁(yè)，加具封面、封底，裝訂成冊(cè)。4.財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)按照年度、季度、月度分別整理歸檔，一式多份的應(yīng)注明份數(shù)，并分別編號(hào)。5.其他財(cái)務(wù)資料應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)行分類整理，分別裝訂成冊(cè)或裝盒存放，并注明資料名稱、年度、月份等信息。6.歸檔的財(cái)務(wù)檔案應(yīng)編制目錄，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等內(nèi)容，以便于查找和利用。三、財(cái)務(wù)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證：保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)報(bào)告：月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為10年；年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久保管。4.其他財(cái)務(wù)資料：財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、財(cái)務(wù)制度及相關(guān)文件等保管期限根據(jù)其重要性和實(shí)際需要確定，一般不少于10年。（二）保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)立專門(mén)的財(cái)務(wù)檔案室，用于存放財(cái)務(wù)檔案。財(cái)務(wù)檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防鼠等安全設(shè)施，確保財(cái)務(wù)檔案的安全保管。2.財(cái)務(wù)檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。3.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)分類存放，按照保管期限和類別分別設(shè)置檔案架、檔案柜等存放設(shè)備，并標(biāo)明檔案類別、保管期限等信息。（三）保管措施1.建立財(cái)務(wù)檔案保管清冊(cè)，詳細(xì)記錄財(cái)務(wù)檔案的名稱、編號(hào)、日期、保管期限、存放位置等信息，并定期進(jìn)行核對(duì)，確保賬實(shí)相符。2.對(duì)財(cái)務(wù)檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查和盤(pán)點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保管制度，不得擅自出借、銷毀財(cái)務(wù)檔案。如需查閱、復(fù)制財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.對(duì)超過(guò)保管期限的財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。鑒定工作應(yīng)由公司財(cái)務(wù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)等相關(guān)人員組成鑒定小組進(jìn)行，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)銷毀，并在銷毀清冊(cè)上簽字或蓋章。四、財(cái)務(wù)檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱財(cái)務(wù)檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱范圍包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告及其他財(cái)務(wù)資料。2.外部單位因?qū)徲?jì)、稅務(wù)檢查、司法調(diào)查等工作需要查閱公司財(cái)務(wù)檔案的，應(yīng)出具相關(guān)單位的介紹信和工作證件，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱范圍應(yīng)根據(jù)具體情況確定，但不得查閱與工作無(wú)關(guān)的財(cái)務(wù)檔案。（二）查閱手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可到財(cái)務(wù)檔案室查閱。2.外部單位查閱公司財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》，并提交相關(guān)單位的介紹信和工作證件，經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可到財(cái)務(wù)檔案室查閱。3.查閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在財(cái)務(wù)檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將財(cái)務(wù)檔案帶出檔案室。如需復(fù)印財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（三）借閱范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱財(cái)務(wù)檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。借閱范圍包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告及其他財(cái)務(wù)資料。2.外部單位一般不得借閱公司財(cái)務(wù)檔案，如因特殊情況確需借閱的，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（四）借閱手續(xù)1.公司內(nèi)部人員借閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《財(cái)務(wù)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可到財(cái)務(wù)檔案室借閱。2.外部單位借閱公司財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《財(cái)務(wù)檔案借閱申請(qǐng)表》，并提交相關(guān)單位的介紹信和工作證件，經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可到財(cái)務(wù)檔案室借閱。3.借閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)出具本人有效身份證件，并與財(cái)務(wù)檔案管理人員辦理借閱登記手續(xù)，注明借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。4.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的財(cái)務(wù)檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失財(cái)務(wù)檔案。如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員歸還財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)與財(cái)務(wù)檔案管理人員進(jìn)行核對(duì)，確保歸還的檔案完整無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。五、財(cái)務(wù)檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司財(cái)務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、查閱和利用，提高財(cái)務(wù)檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理流程1.財(cái)務(wù)檔案的電子化錄入：對(duì)紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行掃描或錄入，形成電子檔案，并按照規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)。2.電子檔案的存儲(chǔ)與管理：將電子檔案存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并建立相應(yīng)的備份機(jī)制，確保電子檔案的安全和完整。同時(shí)，利用信息化管理系統(tǒng)對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、索引、標(biāo)注等管理，方便查閱和利用。3.電子檔案的查閱與利用：公司內(nèi)部人員可通過(guò)信息化管理系統(tǒng)查閱電子檔案，如需打印或復(fù)制電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。外部單位查閱公司電子財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)按照規(guī)定的查閱手續(xù)，通過(guò)信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行遠(yuǎn)程查閱或下載。（三）信息化安全保障1.建立健全信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止電子檔案被非法訪問(wèn)、篡改或泄露。2.對(duì)信息化管理系