高校檔案室制度一、總則（一）目的為加強高校檔案室的管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在教學、科研、管理等各項工作中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》以及國家有關檔案工作的法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門、各單位以及全體教職員工和學生形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。本校檔案工作實行集中統(tǒng)一領導，由學校檔案室負責全校檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實性原則。檔案應如實反映學校各項工作的歷史過程和實際情況，確保檔案內容的真實性。3.完整性原則。全面收集和整理學校在教學、科研、管理等活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則。嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，對涉及國家機密、學校秘密和個人隱私的檔案，采取有效的保密措施。5.方便利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案服務質量，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案的價值。二、檔案管理體制（一）學校檔案工作領導體制學校成立檔案工作領導小組，由學校分管領導擔任組長，成員包括黨辦、校辦、組織部、宣傳部、教務處、科研處、人事處、財務處、學生處、保衛(wèi)處等部門負責人。檔案工作領導小組負責研究決定學校檔案工作的重大事項，協(xié)調解決檔案工作中的問題，指導和監(jiān)督全校檔案工作。（二）檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本校檔案工作規(guī)章制度并組織實施。2.負責全校各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作，確保檔案的規(guī)范有序管理。3.做好檔案的安全保管工作，配備必要的檔案保管設施設備，定期對檔案進行檢查、清點和維護，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.開展檔案信息化建設，建立檔案數據庫，實現檔案信息的數字化管理和遠程查詢利用，提高檔案管理效率和服務水平。5.積極開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料、大事記、組織沿革等，為學校各項工作提供參考依據。6.負責向學校各部門、各單位提供檔案查閱、借閱服務，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好登記和跟蹤管理工作。7.對學校各部門、各單位的檔案工作進行業(yè)務指導和監(jiān)督檢查，定期組織檔案工作培訓和交流活動，提高檔案工作人員的業(yè)務素質和工作能力。8.做好檔案的鑒定、銷毀工作，按照國家有關規(guī)定，對已失去保存價值的檔案進行鑒定，編制銷毀清冊，經批準后予以銷毀。9.積極開展檔案工作的對外交流與合作，學習借鑒先進的檔案管理經驗和技術，推動本校檔案工作不斷發(fā)展。（三）各部門、各單位檔案工作職責1.建立健全本部門、本單位的檔案工作制度，明確檔案工作分管領導和兼職檔案員，確保檔案工作有人抓、有人管。2.負責收集、整理本部門、本單位在各項工作中形成的各類檔案，按照學校檔案室的要求進行分類、編目，并定期向學校檔案室移交。3.做好本部門、本單位檔案的日常保管工作，確保檔案的安全和完整。4.積極配合學校檔案室開展檔案信息化建設、編研工作以及檔案的查閱、利用等工作，為學校檔案工作提供支持和幫助。三、檔案的收集與歸檔（一）歸檔范圍1.黨群工作類：包括學校黨委、紀委、工會、團委等組織形成的各類文件、會議記錄、工作計劃、總結、統(tǒng)計報表等檔案。2.行政管理類：包括學校行政部門形成的各類文件、規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃、總結、統(tǒng)計報表、人事檔案、財務檔案、基建檔案、設備檔案等檔案。3.教學工作類：包括教學計劃、教學大綱、課程教案、教學課件、考試試卷、學生成績冊、實習實訓報告、畢業(yè)設計（論文）等檔案。4.科學研究類：包括科研項目申報書、研究計劃、實驗數據、研究報告、學術論文、著作、科研成果鑒定材料等檔案。5.學生工作類：包括學生學籍檔案、獎懲材料、社會實踐報告、畢業(yè)生就業(yè)材料等檔案。6.外事工作類：包括學校對外交流合作協(xié)議、邀請函、接待計劃、出訪報告、留學生檔案等檔案。7.其他類：包括學校舉辦的各類活動、校友檔案、聲像檔案、實物檔案等檔案。（二）歸檔要求1.各部門、各單位應按照歸檔范圍的要求，及時收集本部門、本單位在各項工作中形成的檔案材料，確保檔案的齊全完整。2.歸檔的檔案材料應字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章手續(xù)完備，紙質檔案應使用A4規(guī)格紙張，電子檔案應符合學校檔案室規(guī)定的格式要求。3.檔案材料應按照形成時間順序進行整理，同一事由的文件應集中在一起，并按照文件的重要程度和保存價值進行排列。4.各部門、各單位應在每年[具體時間]前，將上一年度形成的檔案整理完畢，并向學校檔案室移交。移交時應填寫檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認后各執(zhí)一份。（三）檔案收集渠道1.內部收集：各部門、各單位兼職檔案員負責收集本部門、本單位在日常工作中形成的檔案材料，并進行初步整理。2.會議收集：學校召開的各類會議，由會議組織部門負責收集會議文件、記錄等檔案材料，并及時移交學校檔案室歸檔。3.活動收集：學校舉辦的各類活動，由活動組織部門負責收集活動過程中形成的文件、照片、錄像等檔案材料，并按照要求進行整理歸檔。4.個人移交：教職員工和學生在工作、學習過程中形成的屬于歸檔范圍的個人材料，應主動向所在部門、單位移交，由部門、單位統(tǒng)一整理歸檔。四、檔案的整理與分類（一）整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法本校檔案采用年度機構（問題）保管期限分類法進行整理。1.年度：將檔案按照形成年度進行劃分，每年形成的檔案單獨整理。2.機構（問題）：按照學校內部機構設置或問題性質，將檔案分為黨群工作、行政管理、教學工作、科學研究、學生工作、外事工作等類別，每個類別下再根據具體情況細分若干小類。3.保管期限：根據檔案的保存價值，將檔案分為永久、長期、短期三種保管期限。永久保管的檔案主要是反映學校主要職能活動和歷史面貌的重要檔案；長期保管的檔案一般是在較長時間內對學校工作有查考利用價值的檔案；短期保管的檔案是在較短時間內對學校工作有參考價值的檔案。（三）整理步驟1.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，去除金屬物，破損的檔案應進行修復或復制。2.分類：按照年度機構（問題）保管期限分類法，對檔案進行分類。3.編號：為每一份檔案或每一組檔案編制唯一的編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查找和管理。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、編制單位、起止日期、保管期限、檔號等項目，目錄應清晰準確，便于查閱。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫檔號、案卷題名、保管期限等信息。五、檔案的保管與保護（一）保管場所學校檔案室應設置專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體侵蝕等功能。檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設備1.檔案架：應選用堅固耐用、便于存放和查找檔案的檔案架，檔案架應排列整齊，標識清晰。2.檔案盒：應選用符合國家標準的檔案盒，檔案盒應具備一定的強度和防潮性能，盒面應標注檔號、案卷題名、保管期限等信息。3.溫濕度計、空調、除濕機、滅火器、防蟲藥品等設備：應配備必要的溫濕度計、空調、除濕機、滅火器、防蟲藥品等設備，確保檔案庫房的環(huán)境條件符合要求，檔案安全得到保障。（三）檔案保護措施1.定期檢查：學校檔案室應定期對檔案進行檢查，檢查內容包括檔案的數量、質量、保管狀況等，發(fā)現問題應及時采取措施進行處理。2.修復與復制：對破損、褪色、霉變等有問題的檔案，應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性和可讀性。3.防蟲防霉：定期在檔案庫房內投放防蟲藥品，防止檔案被蟲蛀；保持檔案庫房的清潔干燥，防止檔案發(fā)霉。4.防火防盜：檔案庫房應安裝防火防盜設備，如火災自動報警系統(tǒng)、防盜門窗、監(jiān)控攝像頭等，確保檔案的安全。5.防光防塵：檔案庫房應采用防光窗簾、遮光燈具等措施，減少光線對檔案的損害；定期對檔案庫房進行清潔，防止灰塵對檔案的污染。六、檔案的利用與服務（一）利用原則1.依法利用原則。檔案利用應嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和學校檔案管理制度，確保檔案利用工作的合法性和規(guī)范性。2.服務為本原則。檔案利用工作應堅持以服務學校教學、科研、管理等各項工作為宗旨，為教職員工和學生提供優(yōu)質、高效的檔案利用服務。3.安全保密原則。在檔案利用過程中，應嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.本校教職員工因教學、科研、管理等工作需要，可查閱、借閱本人或本部門形成的檔案。2.本校學生因學習、實習、畢業(yè)設計（論文）等需要，可查閱、借閱本人的學籍檔案、成績冊等相關檔案。3.校外單位因工作需要查閱本校檔案的，應按照國家有關規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱重要檔案或涉及國家機密、學校秘密的檔案，須經學校檔案工作領導小組批準。（三）利用手續(xù)1.本校教職員工查閱、借閱檔案，應填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的檔案名稱、檔號、查閱目的等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到學校檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。2.本校學生查閱、借閱檔案，應填寫檔案查閱、借閱申請表，經所在學院輔導員簽字同意后，到學校檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。3.校外單位查閱本校檔案，應提前向學校檔案室提交查閱申請函，注明查閱單位名稱、查閱目的、查閱檔案范圍等信息，經學校檔案工作領導小組批準后，方可查閱。查閱時應安排專人負責陪同，并按照規(guī)定的時間和地點進行查閱。（四）利用方式1.查閱：檔案利用者可在學校檔案室查閱檔案，查閱時應保持安靜，不得在檔案上涂改、標記、污損，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.借閱：檔案利用者如需借閱檔案，應按照規(guī)定的借閱期限及時歸還。借閱期限一般不超過[具體天數]，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期間應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄檔案內容。（五）檔案信息公開學校檔案室應按照國家有關規(guī)定，積極推進檔案信息公開工作。對于涉及學校重大決策、重要事項、社會關注的檔案信息，應及時進行整理和編研，通過學校網站、檔案館網站等渠道向社會公開，方便師生和社會公眾查閱利用。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、歷史地看問題、以維護學校和國家利益為出發(fā)點的原則，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織學校成立檔案鑒定小組，由學校檔案室負責人、各部門檔案工作分管領導和兼職檔案員等組成。檔案鑒定小組負責對學校檔案進行定期鑒定，提出檔案存毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每一份檔案進行逐件審查，根據檔案的內容、來源、時間、形式等因素，綜合判定檔案的保存價值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案或相關檔案進行分析比較，判斷其保存價值的高低。3.效益評估法：從檔案對學校教學、科研、管理等工作的利用效益角度，評估檔案的保存價值。（四）保管期限劃分1.永久保管的檔案：學校制定的重要規(guī)章制度、規(guī)范性文件。學校召開的重要會議文件、記錄。學校的歷史沿革、大事記。學校的機構設置、人員編制、干部任免文件。學校的財務預決算、審計報告。學校的基建項目、設備購置文件。學校的科研成果、學術著作、論文。學校的外事活動文件。學校的榮譽證書、獎牌等實物檔案。其他具有重要保存價值的檔案。2.長期保管的檔案：學校各部門、各單位的工作計劃、總結、統(tǒng)計報表。學校的教學計劃、教學大綱、課程教案。學校的學生學籍檔案、成績冊。學校的科研項目申報書、研究計劃。學校的行政事務文件。學校的黨群工作文件。學校的學生工作文件。學校的外事工作文件。學校舉辦的一般性活動文件。其他在較長時間內對學校工作有查考利用價值的檔案。3.短期保管的檔案：學校各部門、各單位臨時性工作形成的文件、材料。學校的一般性會議文件、記錄。學校的日常行政事務文件。學校的學生一般性活動文件。其他在較短時間內對學校工作有參考價值的檔案。（五）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行審核，編制檔案銷毀清冊，清冊應注明檔案的題名、檔號、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊經學校檔案工作領導小組批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人應在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.檔案銷毀后，應將檔案銷毀清冊永久保存，以備查考。八、檔案工作人員職責（一）檔案室工作人員職責1.認真貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，嚴格遵守學校檔案管理制度。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。3.做好檔案的安全保管工作，定期對檔案進行檢查、清點和維護，及時發(fā)現和處理檔案保管過程中出現的問題。4.積極開展檔案信息化建設，建立