檔案協(xié)作制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織內(nèi)部各部門之間在檔案管理工作上的協(xié)作與溝通，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高檔案利用效率，更好地服務(wù)于公司/組織的各項(xiàng)工作，特制定本檔案協(xié)作制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理工作的部門及人員。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立統(tǒng)一的檔案管理機(jī)構(gòu)，對(duì)各類檔案進(jìn)行集中管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.分工協(xié)作原則明確各部門在檔案管理工作中的職責(zé)，各部門之間相互配合、協(xié)同工作，共同做好檔案的收集、整理、保管和利用等工作。3.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。4.高效利用原則以提高檔案利用效率為目標(biāo)，優(yōu)化檔案管理流程，為公司/組織的決策、業(yè)務(wù)開展等提供及時(shí)、有效的檔案支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門1.部門設(shè)置設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司/組織檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實(shí)施和監(jiān)督檢查。2.職責(zé)制定和完善公司/組織檔案管理制度、工作流程和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案整理的質(zhì)量和規(guī)范性。建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查找和利用。負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，做好檔案的安全保管工作，包括防火、防潮、防蟲、防盜等措施。定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定進(jìn)行檔案的銷毀工作。組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高公司/組織整體檔案管理水平。負(fù)責(zé)對(duì)外提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，確保檔案的安全。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.部門負(fù)責(zé)人職責(zé)為本部門檔案管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門人員開展檔案管理工作，確保檔案管理工作落到實(shí)處。督促本部門人員及時(shí)收集、整理各類文件材料，保證文件材料的齊全、完整，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交檔案管理部門。配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)意見和建議。2.兼職檔案員職責(zé)負(fù)責(zé)本部門日常文件材料的收集、整理和初步分類工作，確保文件材料的準(zhǔn)確性和完整性。按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的文件材料移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的幫助和支持。參與檔案管理部門組織的檔案管理培訓(xùn)，提高自身檔案管理業(yè)務(wù)水平。三、檔案收集與移交（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的記錄材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。3.本公司/組織對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、章程、紀(jì)要等文件材料。4.在科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)中形成的技術(shù)文件、產(chǎn)品資料、科研報(bào)告等。5.財(cái)務(wù)、人事、行政等管理工作中形成的各類報(bào)表、憑證、檔案等。6.公司/組織舉辦的各類會(huì)議、活動(dòng)形成的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、紀(jì)要、決議、照片、錄像等。7.員工個(gè)人在工作中形成的重要文件、成果等，經(jīng)個(gè)人整理后移交檔案管理部門備案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)于具有時(shí)效性的文件材料，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成收集工作，避免延誤。（三）移交程序1.兼職檔案員對(duì)本部門整理好的文件材料進(jìn)行初步核對(duì)，確保文件材料的齊全、完整和分類準(zhǔn)確。2.填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明移交檔案的類別、數(shù)量、日期等信息。3.將檔案移交清單及檔案一并提交給檔案管理部門，檔案管理部門進(jìn)行審核接收。4.雙方在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，完成檔案移交手續(xù)。檔案移交清單一式兩份，雙方各留存一份。四、檔案整理與分類（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于檔案的保管、查閱和利用。3.分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序。（二）整理方法1.對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類，按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等因素進(jìn)行合理劃分。2.對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的檢索和管理。3.按照分類和編號(hào)順序，對(duì)文件材料進(jìn)行排列，確保檔案的整齊有序。4.編制檔案目錄，包括檔案的編號(hào)、名稱、日期、來源等信息，方便查閱和利用。（三）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案按照年度保管期限進(jìn)行分類。保管期限分為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年）。2.科技檔案按照項(xiàng)目專業(yè)階段進(jìn)行分類，如科研項(xiàng)目檔案可分為項(xiàng)目立項(xiàng)、研究實(shí)驗(yàn)、成果鑒定等階段。3.財(cái)務(wù)檔案按照會(huì)計(jì)年度類別進(jìn)行分類，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。4.人事檔案按照員工類別檔案內(nèi)容進(jìn)行分類，如員工基本信息、工作經(jīng)歷、考核評(píng)價(jià)等。5.聲像檔案按照載體形式內(nèi)容主題進(jìn)行分類，如照片檔案可按照拍攝時(shí)間、事件主題等分類，錄像檔案可按照錄制內(nèi)容、時(shí)間等分類。五、檔案保管（一）庫(kù)房建設(shè)與管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防蟲、防潮的地點(diǎn)，確保檔案的安全保管。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品柜等。3.對(duì)庫(kù)房進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)行。（二）檔案存放1.按照檔案的分類和編號(hào)順序，將檔案上架存放，排列整齊，便于查找。2.不同保管期限、不同類別的檔案應(yīng)分開存放，避免混淆。3.對(duì)重要、珍貴的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密保管等。（三）安全防護(hù)1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)。2.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的出入人員，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫(kù)房。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期進(jìn)行安全檢查，及時(shí)消除安全隱患。4.對(duì)電子檔案應(yīng)采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)等措施，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。六、檔案利用（一）查閱利用1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見，提供相應(yīng)的檔案供查閱，并做好查閱登記工作，記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱利用1.公司/組織內(nèi)部人員因特殊情況需要借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見，將檔案借給借閱人，并做好借閱登記工作，記錄借閱時(shí)間、借閱人、歸還時(shí)間等信息。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人的責(zé)任。（三）對(duì)外提供利用1.公司/組織對(duì)外提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案的對(duì)外提供利用，應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施。3.對(duì)外提供檔案利用時(shí)，應(yīng)明確利用范圍和要求，確保檔案信息的安全。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各相關(guān)部門兼職檔案員及業(yè)務(wù)骨干組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作進(jìn)行組織和指導(dǎo)。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析檔案的形成背景、作用和歷史價(jià)值。2.參考同類檔案的保管情況和利用需求，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。3.對(duì)于涉及重要業(yè)務(wù)、關(guān)鍵環(huán)節(jié)、歷史事件等的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、編號(hào)、日期、數(shù)量等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定小組審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀工作應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)部門人員共同監(jiān)督銷毀過程，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)化管理。方便檔案的檢索、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息與公司/組織其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的互聯(lián)互通，為公司/組織的決策提供全面、準(zhǔn)確的檔案信息支持。（二）數(shù)字化加工1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。2.對(duì)掃描后的電子文件進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、目錄錄入等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系準(zhǔn)確無誤。（三）系統(tǒng)應(yīng)用與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，按照系統(tǒng)要求進(jìn)行檔案的錄入、檢索、利用等工作。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。3.做好電子檔案的備份工作，定期將電子檔案數(shù)據(jù)備份到不同的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、移交情況，檔案保管情況，檔案利用情況等。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)向相關(guān)部門發(fā)出整改通知，要求限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行量化考核?？己酥笜?biāo)包括檔案管理工作制度執(zhí)行情況、檔案整理質(zhì)量、檔案利