文明創(chuàng)建檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文明創(chuàng)建工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，有效記錄和保存文明創(chuàng)建活動(dòng)的相關(guān)資料，推動(dòng)公司文明建設(shè)持續(xù)深入發(fā)展，特制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在文明創(chuàng)建工作中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司文明創(chuàng)建工作的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理文明創(chuàng)建活動(dòng)各個(gè)環(huán)節(jié)的資料，確保檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的分類、編號(hào)、整理和保管。4.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密和敏感信息的檔案，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)文明創(chuàng)建檔案的集中統(tǒng)一管理。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善文明創(chuàng)建檔案管理制度。2.指導(dǎo)各部門做好檔案資料的收集、整理和歸檔工作。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作。4.負(fù)責(zé)檔案的存儲(chǔ)、保管和查閱服務(wù)。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。（二）各部門職責(zé)各部門負(fù)責(zé)本部門文明創(chuàng)建檔案資料的收集、整理和初步歸檔工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理。其職責(zé)如下：1.按照檔案管理制度的要求，及時(shí)收集本部門在文明創(chuàng)建活動(dòng)中產(chǎn)生的各類文件、資料、記錄等。2.對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類整理，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.將整理好的檔案資料定期移交至公司檔案管理部門。4.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類文明創(chuàng)建檔案分為以下幾類：1.規(guī)劃計(jì)劃類：包括公司文明創(chuàng)建工作規(guī)劃、年度計(jì)劃、實(shí)施方案等。2.活動(dòng)記錄類：記錄文明創(chuàng)建各項(xiàng)活動(dòng)的開展情況，如志愿服務(wù)活動(dòng)記錄、主題實(shí)踐活動(dòng)記錄、道德講堂活動(dòng)記錄等。3.宣傳教育類：包括文明創(chuàng)建宣傳資料、培訓(xùn)教材、學(xué)習(xí)心得等。4.榮譽(yù)獎(jiǎng)項(xiàng)類：公司獲得的與文明創(chuàng)建相關(guān)的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等的復(fù)印件及相關(guān)證明材料。5.員工文明行為類：?jiǎn)T工遵守文明規(guī)范的事跡材料、好人好事記錄等。6.測(cè)評(píng)考核類：文明創(chuàng)建工作的測(cè)評(píng)方案、考核結(jié)果、整改記錄等。7.其他類：上述類別未涵蓋的其他與文明創(chuàng)建工作相關(guān)的文件、資料。（二）編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用“年份+類別代碼+順序號(hào)”的格式。年份為公元紀(jì)年，取四位數(shù)；類別代碼根據(jù)上述檔案分類設(shè)置，用兩位大寫字母表示（如“GH”表示規(guī)劃計(jì)劃類）；順序號(hào)為三位數(shù)，從001開始依次編號(hào)。例如，2023年的第一份規(guī)劃計(jì)劃類檔案編號(hào)為“2023GH001”。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，確保文明創(chuàng)建工作中產(chǎn)生的各類資料及時(shí)收集。2.收集的資料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文檔、照片、視頻等多種形式。3.對(duì)于重要活動(dòng)和事件，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集相關(guān)資料，確保資料的時(shí)效性。（二）整理要求1.檔案管理人員對(duì)收集到的資料進(jìn)行審核，確保資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)資料進(jìn)行分類，同類資料按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。3.對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行編號(hào)、編目、裝訂，電子文檔應(yīng)進(jìn)行命名規(guī)范并存儲(chǔ)在指定的文件夾中。4.照片和視頻資料應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息，并進(jìn)行分類整理。五、檔案存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式檔案采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲(chǔ)。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號(hào)順序排列；電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器的指定文件夾中，并定期進(jìn)行備份。（二）保管環(huán)境檔案保管場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。（三）保管期限文明創(chuàng)建檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。具體保管期限如下：1.永久保管：公司文明創(chuàng)建工作規(guī)劃、年度計(jì)劃、實(shí)施方案；公司獲得的重要榮譽(yù)獎(jiǎng)項(xiàng)的相關(guān)資料；涉及公司重大決策和重要活動(dòng)的文明創(chuàng)建檔案等。2.長(zhǎng)期保管：文明創(chuàng)建活動(dòng)記錄、宣傳教育資料、員工文明行為類檔案等，保管期限為10年。3.短期保管：測(cè)評(píng)考核類檔案等，保管期限為3年。（四）檔案清查與盤點(diǎn)檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，每年至少一次。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并記錄清查結(jié)果。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱文明創(chuàng)建檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供的查閱內(nèi)容，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料，并做好查閱登記。查閱登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱內(nèi)容等。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)印。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱文明創(chuàng)建檔案的，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及公司機(jī)密和敏感信息的文明創(chuàng)建檔案，檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)等措施，確保信息安全。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得泄露檔案內(nèi)容。未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得向任何單位和個(gè)人提供檔案資料。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案保管場(chǎng)所的安全防范工作，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境的安全。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或安全隱患，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行維修和處理。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，應(yīng)按照應(yīng)急預(yù)案及時(shí)采取措施，保護(hù)檔案安全，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立文明創(chuàng)建檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、借閱等功能，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將整理好的檔案資料錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。同時(shí)，定期對(duì)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性。（三）系統(tǒng)使用與管理1.公司內(nèi)部人員可通過(guò)信息化管理系統(tǒng)查詢和借閱文明創(chuàng)建檔案，但需遵守系統(tǒng)的使用規(guī)定和權(quán)限設(shè)置。2.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息化管理系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問(wèn)。3.定期對(duì)信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作檔案管理部門定期對(duì)保管期滿的文明創(chuàng)建檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由鑒定小組填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。