檔案制度修訂完善一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。本制度依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況修訂完善，以適應(yīng)公司發(fā)展需求，規(guī)范檔案管理工作流程，提高檔案管理水平。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集、整理公司工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。3.系統(tǒng)性原則：按照檔案的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，對檔案進行科學(xué)分類、編號和排列，使其條理清晰、層次分明。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用和傳遞，提高工作效率，滿足公司各項工作對檔案信息的需求。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，對檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編目和利用等工作。3.定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的安全和完整。4.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化和科學(xué)化。5.負責向公司內(nèi)部及外部相關(guān)單位提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并做好登記和記錄工作。（二）各部門檔案管理職責1.各部門應(yīng)指定專人負責本部門檔案的收集、整理和保管工作，確保檔案的及時歸檔和安全存放。2.按照公司檔案管理制度的要求，對本部門形成的檔案進行分類整理，定期向檔案管理部門移交。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查閱、利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。4.負責本部門檔案的保密工作，防止檔案信息泄露。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理法律法規(guī)和公司各項規(guī)章制度，具備良好的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)素質(zhì)。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編目和利用等，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。3.嚴格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，做好檔案查閱、借閱登記和記錄工作，及時歸還借閱的檔案。4.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。5.負責檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護和管理，保證檔案管理工作的正常開展。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的記錄材料。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書、備忘錄等文件材料。3.公司重要會議、活動形成的文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議、紀要等。4.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等。5.公司財務(wù)檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。6.公司科研、生產(chǎn)、經(jīng)營等業(yè)務(wù)活動中形成的技術(shù)文件、工藝文件、產(chǎn)品資料等。7.公司獲得的榮譽證書、獎牌、獎杯等實物檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的檔案材料收集齊全，確保檔案的完整性。2.檔案材料應(yīng)真實、準確、完整，字跡清晰，簽署完備，禁用鉛筆、圓珠筆等不耐久書寫材料。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進行有效的備份和存儲。（三）整理方法1.文書檔案：按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類整理，編制歸檔文件目錄。2.科技檔案：按照項目分類，根據(jù)項目的研究、設(shè)計、生產(chǎn)等階段，分別整理項目文件，建立項目檔案卷冊。3.財務(wù)檔案：按照會計年度分類，將會計憑證、賬簿、報表等分別裝訂成冊，編制財務(wù)檔案目錄。4.人事檔案：按照員工個人信息、履歷、考核、培訓(xùn)、獎懲等類別進行整理，建立員工人事檔案袋。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)類型和特點，制定相應(yīng)的分類標準，對業(yè)務(wù)檔案進行分類整理，建立業(yè)務(wù)檔案卷宗。四、檔案的鑒定與保管（一）鑒定原則1.根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，對檔案進行科學(xué)合理的鑒定。2.以檔案的保存價值為主要依據(jù)，兼顧檔案的現(xiàn)實利用需求，確保鑒定結(jié)果準確可靠。（二）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。凡是在一定時期內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為定期保管。（三）鑒定工作組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人擔任組長，各相關(guān)部門負責人及檔案管理人員為成員。2.檔案鑒定工作小組定期對公司檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和處置方式。（四）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全存放。2.檔案應(yīng)分類存放，標識清晰，便于查找和管理。3.定期對檔案進行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，確保檔案的數(shù)量準確、質(zhì)量完好。4.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，并采取有效的安全防護措施，防止電子檔案信息丟失或損壞。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱原則1.嚴格遵守公司檔案管理制度，確保檔案查閱工作的規(guī)范化和制度化。2.堅持檔案查閱的必要性和合理性，凡查閱檔案必須有明確的目的和用途。（二）查閱范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱與其工作相關(guān)的檔案。2.公司外部單位因業(yè)務(wù)往來需要查閱公司相關(guān)檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準。（三）查閱流程1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱檔案的名稱和范圍等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進行審核，符合查閱條件的，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.查閱人只能在檔案管理部門指定的查閱地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱地點，嚴禁在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。4.查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)及時歸還所查閱的檔案，由檔案管理人員對檔案進行檢查，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。（四）借閱流程1.因工作需要借閱檔案的，借閱人填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱目的、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準后，檔案管理部門辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人發(fā)放《檔案借閱證》，并登記借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等信息。3.借閱人憑《檔案借閱證》到檔案管理部門領(lǐng)取所借閱的檔案，嚴格按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應(yīng)承擔相應(yīng)的責任。六、檔案的統(tǒng)計與編目（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管、利用等情況。2.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等信息。（二）統(tǒng)計方法1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案管理工作進行統(tǒng)計，填寫檔案統(tǒng)計報表，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準確、及時。2.統(tǒng)計報表應(yīng)包括檔案收進登記表、檔案移出登記表、檔案保管期限統(tǒng)計表、檔案利用情況統(tǒng)計表等。（三）編目要求1.對整理好的檔案進行編目，編制檔案目錄、索引等檢索工具，便于檔案的查找和利用。2.檔案目錄應(yīng)包括檔案的編號、名稱、日期、保管期限、存放位置等信息。3.索引應(yīng)根據(jù)不同的分類標準和檢索需求進行編制，如文號索引、主題索引等。七、檔案的保密與安全（一）保密措施1.加強檔案管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密承諾書。2.對涉及公司機密的檔案，應(yīng)嚴格控制查閱范圍，實行專人專管制度。3.檔案管理部門應(yīng)采取物理隔離、加密存儲、訪問控制等技術(shù)手段，確保檔案信息的安全保密。4.在檔案查閱、借閱過程中，嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強檔案庫房的安全管理，確保檔案實體安全。2.配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，并定期進行檢查和維護，確保設(shè)施設(shè)備正常運行。3.加強對檔案信息化系統(tǒng)的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、