檔案取消制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織檔案管理工作，提高檔案利用效率，確保檔案信息的安全與完整，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，特制定本檔案取消制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工所涉及的各類檔案管理工作，包括但不限于文件檔案、合同檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：保障檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密。3.高效利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力支持。4.分類管理原則：根據(jù)檔案的性質(zhì)、來源、時(shí)間等因素進(jìn)行分類管理，便于檔案的收集、整理、存儲和檢索。二、檔案取消的定義與范圍（一）定義檔案取消是指對已不再具有保存價(jià)值或因其他原因需要終止保存的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀或其他處置的過程。（二）范圍1.已過保管期限且無繼續(xù)保存必要的檔案：根據(jù)國家法律法規(guī)和公司/組織相關(guān)規(guī)定，確定各類檔案的保管期限，對于超過保管期限且經(jīng)鑒定無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，予以取消。2.重復(fù)、無效或錯誤的檔案：經(jīng)核實(shí)，確認(rèn)為重復(fù)、無效或存在錯誤的檔案，可進(jìn)行取消處理。3.因特定原因不再需要保存的檔案：如項(xiàng)目結(jié)束、合同終止、業(yè)務(wù)調(diào)整等，導(dǎo)致相關(guān)檔案不再具有保存意義的，可進(jìn)行取消。三、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由公司/組織內(nèi)部具有豐富檔案管理經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識的人員組成，包括檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)人員等。鑒定小組負(fù)責(zé)對擬取消的檔案進(jìn)行全面審查和評估，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.法律標(biāo)準(zhǔn)：依據(jù)國家法律法規(guī)，判斷檔案是否涉及法律糾紛、訴訟時(shí)效等問題，對于具有法律證據(jù)價(jià)值的檔案，應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定延長保管期限。2.業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)：結(jié)合公司/組織的業(yè)務(wù)發(fā)展需求，評估檔案對當(dāng)前及未來業(yè)務(wù)的參考價(jià)值，如是否為重要業(yè)務(wù)決策提供依據(jù)、是否涉及關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程等。3.歷史標(biāo)準(zhǔn)：考慮檔案所反映的歷史事件、發(fā)展階段等因素，對于具有歷史研究價(jià)值的檔案，應(yīng)妥善保存。4.保密標(biāo)準(zhǔn)：對于涉及公司/組織機(jī)密信息的檔案，在鑒定時(shí)要嚴(yán)格審查，確保在取消過程中不發(fā)生泄密風(fēng)險(xiǎn)。（三）鑒定程序1.檔案清查：檔案管理部門定期對庫存檔案進(jìn)行清查，梳理出擬取消的檔案清單，并注明檔案名稱、形成時(shí)間、保管期限等基本信息。2.初步審核：檔案管理部門將擬取消檔案清單提交給鑒定小組，鑒定小組成員對清單中的檔案進(jìn)行初步審核，判斷其是否符合取消條件。3.詳細(xì)審查：對于初步審核通過的檔案，鑒定小組進(jìn)行詳細(xì)審查，查閱檔案內(nèi)容，結(jié)合鑒定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行綜合評估，確定檔案是否應(yīng)取消。4.鑒定結(jié)論：鑒定小組根據(jù)審查結(jié)果，出具鑒定結(jié)論，明確哪些檔案可以取消，哪些檔案需要繼續(xù)保存或延長保管期限。四、檔案取消的審批流程（一）申請檔案管理部門根據(jù)鑒定小組的鑒定結(jié)論，填寫《檔案取消申請表》，詳細(xì)說明擬取消檔案的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限、取消原因等信息，并附上鑒定小組的鑒定意見。（二）初審申請?zhí)峤恢翙n案管理部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，審核申請表內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，鑒定意見是否明確合理。如初審?fù)ㄟ^，簽署初審意見后提交至上級主管領(lǐng)導(dǎo)。（三）審批上級主管領(lǐng)導(dǎo)對《檔案取消申請表》進(jìn)行審批，綜合考慮公司/組織整體利益、法律風(fēng)險(xiǎn)、業(yè)務(wù)需求等因素，做出最終審批決定。對于涉及重要業(yè)務(wù)或敏感信息的檔案取消申請，需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）記錄與存檔審批通過的《檔案取消申請表》及相關(guān)鑒定材料由檔案管理部門進(jìn)行整理歸檔，作為檔案取消工作的重要記錄，以備后續(xù)查閱和審計(jì)。五、檔案取消的實(shí)施（一）銷毀方式1.物理銷毀：對于紙質(zhì)檔案，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行物理銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)在專門的銷毀場所進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并記錄銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱及數(shù)量等信息。2.數(shù)據(jù)擦除：對于電子檔案，通過專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件對存儲介質(zhì)進(jìn)行多次擦除，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。擦除后的存儲介質(zhì)應(yīng)進(jìn)行妥善處理，如報(bào)廢或格式化。（二）實(shí)施流程1.制定銷毀計(jì)劃：檔案管理部門根據(jù)審批通過的檔案取消清單，制定詳細(xì)的銷毀計(jì)劃，明確銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、責(zé)任人等信息。2.準(zhǔn)備銷毀設(shè)備與場地：根據(jù)銷毀方式，準(zhǔn)備相應(yīng)的銷毀設(shè)備，如焚燒爐、粉碎機(jī)、數(shù)據(jù)擦除軟件等，并選擇合適的銷毀場地，確保銷毀過程符合安全環(huán)保要求。3.組織銷毀實(shí)施：按照銷毀計(jì)劃，組織相關(guān)人員進(jìn)行檔案銷毀工作。在銷毀過程中，嚴(yán)格執(zhí)行操作規(guī)程，確保銷毀徹底、安全。4.銷毀記錄：銷毀完成后，由監(jiān)督人員填寫《檔案銷毀記錄單》，詳細(xì)記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等信息，并由銷毀人員、監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。《檔案銷毀記錄單》作為檔案銷毀工作的重要憑證，與《檔案取消申請表》等相關(guān)材料一并存檔。（三）特殊情況處理1.涉及法律糾紛的檔案：對于涉及法律糾紛或可能涉及法律糾紛的檔案，在未得到法律部門明確意見之前，不得擅自取消或銷毀。應(yīng)妥善保管相關(guān)檔案，待法律糾紛解決后，按照法律規(guī)定和公司/組織決策進(jìn)行處理。2.備份檔案：對于重要檔案的備份，應(yīng)根據(jù)備份策略和保管期限進(jìn)行管理。如需取消備份檔案，應(yīng)按照本制度規(guī)定的程序進(jìn)行審批和處理，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可追溯性。六、檔案取消的監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門自查：檔案管理部門定期對檔案取消工作進(jìn)行自查，檢查檔案取消流程是否符合規(guī)定，銷毀記錄是否完整準(zhǔn)確，確保檔案取消工作規(guī)范有序進(jìn)行。2.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督：公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門定期對檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，包括檔案取消制度的執(zhí)行情況。審計(jì)人員通過查閱檔案取消相關(guān)記錄、訪談相關(guān)人員等方式，檢查檔案取消工作是否存在違規(guī)操作、信息泄露等問題，并提出改進(jìn)建議。（二）外部審計(jì)與檢查積極配合國家檔案管理部門、稅務(wù)機(jī)關(guān)、審計(jì)機(jī)構(gòu)等外部單位的審計(jì)與檢查工作，如實(shí)提供檔案取消相關(guān)資料和信息，接受外部監(jiān)督。對于外部單位提出的問題和建議，及時(shí)進(jìn)行整改，確保公司/組織檔案管理工作符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。七、檔案取消后的信息追溯與利用（一）信息追溯雖然檔案已被取消，但在一定期限內(nèi)仍需保留相關(guān)信息追溯渠道。對于已取消的檔案，應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)或相關(guān)記錄中進(jìn)行標(biāo)記，注明取消時(shí)間、原因等信息，以便在需要時(shí)能夠快速查詢和追溯檔案的處理情況。（二）特殊利用需求在特殊情況下，如公司/組織內(nèi)部進(jìn)行重大決策、業(yè)務(wù)重組、法律調(diào)查等，可能需要查閱已取消的檔案信息。對于此類特殊利用需求，應(yīng)按照公司/組織內(nèi)部規(guī)定的審批程序進(jìn)行申請，經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門協(xié)助提供相關(guān)檔案信息或線索。八、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過程中，如遇本制度未涵蓋的情況或?qū)χ贫葪l款有疑問時(shí)，由檔案管理部門會同相關(guān)部門進(jìn)行研究并做出解釋。（二）修訂與更新隨著國家法律法規(guī)的調(diào)整、公司/組織業(yè)