檔案室報(bào)損制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室管理，規(guī)范檔案報(bào)損流程，確保檔案信息的安全與完整，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在檔案室進(jìn)行檔案報(bào)損的相關(guān)操作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案報(bào)損工作必須嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保報(bào)損過程合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案報(bào)損過程中，要采取有效措施保障檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。3.嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范原則：報(bào)損流程應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范，確保每一個(gè)環(huán)節(jié)都有明確的操作要求和記錄，便于追溯和監(jiān)督。二、報(bào)損檔案范圍（一）已過保管期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案1.按照國家規(guī)定的檔案保管期限表，對(duì)已達(dá)到保管期限的檔案進(jìn)行定期清查。例如，企業(yè)的一般會(huì)計(jì)憑證保管期限為30年，若超過該期限且經(jīng)鑒定確無繼續(xù)保存必要的，可列入報(bào)損范圍。2.對(duì)于一些特定行業(yè)或領(lǐng)域，如醫(yī)療行業(yè)的病歷檔案，其保管期限可能根據(jù)相關(guān)規(guī)定有所不同，需嚴(yán)格按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行判斷。（二）因自然災(zāi)害、意外事故等不可抗力因素造成損壞且無法修復(fù)的檔案1.當(dāng)檔案遭受自然災(zāi)害（如洪水、火災(zāi)、地震等）或意外事故（如被盜、被毀等）后，由相關(guān)部門及時(shí)進(jìn)行勘查和評(píng)估。2.對(duì)于受損嚴(yán)重、無法通過修復(fù)恢復(fù)其完整性和可用性的檔案，應(yīng)作為報(bào)損檔案處理。例如，紙質(zhì)檔案被洪水浸泡，字跡模糊無法辨認(rèn)，電子檔案因火災(zāi)導(dǎo)致存儲(chǔ)設(shè)備損壞無法讀取數(shù)據(jù)等情況。（三）重復(fù)、多余或不具備保存價(jià)值的檔案1.在檔案整理和清查過程中，發(fā)現(xiàn)存在重復(fù)記錄的檔案，如同一文件的不同版本或副本，且內(nèi)容完全一致，可將多余的部分列入報(bào)損范圍。2.對(duì)于一些已失去時(shí)效性、不再對(duì)公司業(yè)務(wù)決策、管理等方面提供參考價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定后可進(jìn)行報(bào)損。例如，早期的一些臨時(shí)性通知文件，隨著時(shí)間推移和相關(guān)政策的更新，其作用已消失。三、報(bào)損鑒定流程（一）初步清查1.檔案室定期組織檔案清查工作，各部門檔案管理人員負(fù)責(zé)對(duì)本部門的檔案進(jìn)行初步梳理，統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)量、類別、保管期限等信息。2.清查過程中，對(duì)發(fā)現(xiàn)可能符合報(bào)損條件的檔案進(jìn)行標(biāo)記，并填寫《檔案清查登記表》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、形成時(shí)間、保管期限等信息。（二）鑒定小組組建1.成立由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理業(yè)務(wù)骨干、財(cái)務(wù)人員、法務(wù)人員等組成的檔案報(bào)損鑒定小組。2.鑒定小組人員應(yīng)具備豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)、熟悉公司業(yè)務(wù)流程以及相關(guān)法律法規(guī)知識(shí)，確保鑒定工作的專業(yè)性和準(zhǔn)確性。（三）鑒定評(píng)估1.鑒定小組根據(jù)初步清查結(jié)果及相關(guān)檔案資料，對(duì)標(biāo)記的檔案進(jìn)行逐一鑒定評(píng)估。2.在鑒定過程中，參考國家檔案保管期限表、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司實(shí)際需求，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值、法律憑證作用等因素。例如，對(duì)于涉及公司重大決策、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、合同糾紛等方面的檔案，即使已過保管期限，也需謹(jǐn)慎判斷是否仍具有保存價(jià)值。3.鑒定小組通過查閱檔案內(nèi)容、咨詢相關(guān)業(yè)務(wù)部門、參考同類檔案情況等方式，對(duì)檔案是否符合報(bào)損條件進(jìn)行充分論證，并填寫《檔案報(bào)損鑒定意見書》，詳細(xì)說明鑒定依據(jù)、結(jié)論及理由。（四）結(jié)果公示1.鑒定小組完成鑒定評(píng)估后，將擬報(bào)損檔案清單及鑒定意見書在公司內(nèi)部進(jìn)行公示，公示期為[X]個(gè)工作日。2.公示期間，接受公司全體員工的監(jiān)督和反饋。如有員工對(duì)擬報(bào)損檔案有異議，可向檔案室提出書面意見，檔案室應(yīng)及時(shí)組織鑒定小組進(jìn)行復(fù)核，并將復(fù)核結(jié)果告知提出異議的員工。（五）審批確定1.公示無異議后，報(bào)損檔案清單及鑒定意見書提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)鑒定結(jié)果和公司檔案管理政策，對(duì)報(bào)損檔案進(jìn)行最終審批。審批通過后，確定報(bào)損檔案名單，并下達(dá)《檔案報(bào)損審批通知書》。四、報(bào)損處理方式（一）紙質(zhì)檔案報(bào)損處理1.焚毀對(duì)于一些保密性要求較高、無留存必要的紙質(zhì)檔案，經(jīng)審批后采用焚毀方式進(jìn)行處理。焚毀過程應(yīng)在專門的焚毀場(chǎng)地進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)操作，并做好焚毀記錄，包括檔案名稱、數(shù)量、焚毀時(shí)間等信息。2.粉碎對(duì)于一般性的紙質(zhì)檔案，可采用粉碎方式進(jìn)行處理。粉碎后的檔案顆粒應(yīng)達(dá)到一定的細(xì)度要求，確保無法還原檔案內(nèi)容。粉碎過程應(yīng)使用專業(yè)的粉碎設(shè)備，并由兩人以上在場(chǎng)監(jiān)督，記錄粉碎檔案的相關(guān)信息。3.出售給有資質(zhì)的廢品回收公司對(duì)于部分已過保管期限且不涉及公司機(jī)密信息的紙質(zhì)檔案，在確保信息安全的前提下，可出售給有資質(zhì)的廢品回收公司。出售前，需對(duì)檔案進(jìn)行整理和登記，明確檔案的種類、數(shù)量等信息，并與廢品回收公司簽訂保密協(xié)議，要求其對(duì)收購的檔案進(jìn)行妥善處理，不得泄露其中的任何信息。（二）電子檔案報(bào)損處理1.數(shù)據(jù)清除對(duì)于存儲(chǔ)在硬盤、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)上的電子檔案，采用專業(yè)的數(shù)據(jù)清除軟件對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行多次覆蓋擦除，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。清除過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括存儲(chǔ)介質(zhì)編號(hào)、檔案名稱、清除時(shí)間、使用的軟件及操作人等信息。2.存儲(chǔ)介質(zhì)銷毀對(duì)于已進(jìn)行數(shù)據(jù)清除的存儲(chǔ)介質(zhì)，可采用物理銷毀方式，如粉碎、焚燒等。銷毀過程需由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并填寫《電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)銷毀記錄單》，記錄銷毀的存儲(chǔ)介質(zhì)編號(hào)、數(shù)量、銷毀方式及時(shí)間等信息。五、報(bào)損檔案登記與備案（一）報(bào)損檔案登記1.檔案室負(fù)責(zé)建立《檔案報(bào)損登記簿》，對(duì)每一批報(bào)損檔案進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括檔案名稱、編號(hào)、形成時(shí)間、保管期限、報(bào)損原因、鑒定時(shí)間、審批時(shí)間、處理方式及處理時(shí)間等信息。2.《檔案報(bào)損登記簿》應(yīng)按照時(shí)間順序進(jìn)行記錄，并定期進(jìn)行整理和歸檔，以便日后查閱和追溯。（二）備案管理1.報(bào)損檔案清單及相關(guān)鑒定材料、審批文件等應(yīng)定期進(jìn)行整理歸檔，作為公司檔案管理的重要資料進(jìn)行長期保存。2.對(duì)于涉及公司重大事項(xiàng)、重要業(yè)務(wù)或具有法律風(fēng)險(xiǎn)的報(bào)損檔案，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行特殊備案管理，以便在需要時(shí)能夠及時(shí)查閱和提供相關(guān)證明材料。例如，涉及公司重大合同糾紛的報(bào)損檔案，其備案資料應(yīng)包括合同原件、報(bào)損鑒定過程記錄、法院判決書等相關(guān)文件。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)檔案室報(bào)損制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查報(bào)損檔案的鑒定流程是否合規(guī)、報(bào)損處理方式是否得當(dāng)、登記與備案工作是否完整準(zhǔn)確等。2.檔案室應(yīng)定期對(duì)報(bào)損檔案的管理情況進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，并向上級(jí)主管部門報(bào)告自查結(jié)果。（二）外部監(jiān)督1.積極配合國家檔案行政管理部門及相關(guān)行業(yè)監(jiān)管機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，按照要求提供報(bào)損檔案的相關(guān)資料和信息。2.對(duì)于監(jiān)管機(jī)構(gòu)提出的整改意見和要求，應(yīng)及時(shí)落實(shí)整改措施，并將整改情況報(bào)告上級(jí)主管部門。七、責(zé)任追究（一）違規(guī)責(zé)任界定標(biāo)準(zhǔn)1.對(duì)于在檔案報(bào)損過程中違反本制度規(guī)定，擅自處理檔案、未按規(guī)定進(jìn)行鑒定和審批、泄露檔案信息等行為，將視情節(jié)輕重追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.若因檔案報(bào)損工作失誤導(dǎo)致公司重要檔案丟失、損壞或信息泄露，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，將依法依規(guī)追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任。（二）責(zé)任追究方式1.對(duì)于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予相關(guān)責(zé)任人批評(píng)教育、警告處分，并責(zé)令其限期整改。2.對(duì)于情節(jié)嚴(yán)重的違規(guī)行為，給予相關(guān)責(zé)任人記過、記大過、降職、撤職等處分，并根據(jù)公司損失情況要求其