檔案制度外國(guó)外國(guó)檔案制度一、總則（一）目的本檔案制度旨在規(guī)范公司/組織對(duì)涉及外國(guó)相關(guān)信息檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司/組織的決策、運(yùn)營(yíng)及合規(guī)提供有力支持，同時(shí)符合相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及外國(guó)事務(wù)的部門及員工，包括但不限于國(guó)際業(yè)務(wù)拓展、外事交流、對(duì)外投資、進(jìn)出口貿(mào)易等活動(dòng)中產(chǎn)生的各類檔案。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)內(nèi)外與檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織與外國(guó)相關(guān)事務(wù)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.完整安全原則：保證檔案的完整性，防止檔案缺失、損壞；加強(qiáng)檔案安全管理，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。4.便于利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，便于公司/組織內(nèi)部人員快速查找和利用檔案信息。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善外國(guó)檔案管理制度及流程，確保制度的科學(xué)性和可操作性。2.負(fù)責(zé)外國(guó)檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、分類、編目、存儲(chǔ)、保管和利用等工作。3.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出改進(jìn)措施。4.組織開(kāi)展檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。5.負(fù)責(zé)與外部檔案管理機(jī)構(gòu)或相關(guān)部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，確保檔案管理工作符合外部要求。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門涉及外國(guó)事務(wù)檔案的形成、積累和初步整理工作，確保檔案的真實(shí)、完整和準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將本部門的外國(guó)檔案移交至檔案管理部門，并配合檔案管理部門進(jìn)行后續(xù)的整理、編目等工作。3.在開(kāi)展外國(guó)相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，規(guī)范檔案的產(chǎn)生和使用流程。4.向檔案管理部門反饋檔案利用過(guò)程中存在的問(wèn)題和需求，協(xié)助檔案管理部門不斷優(yōu)化檔案管理工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格按照檔案管理制度和流程開(kāi)展工作。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目等具體工作，確保檔案整理規(guī)范、編目準(zhǔn)確。3.做好檔案的存儲(chǔ)和保管工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案安全。4.為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱等手續(xù)。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案收集（一）收集范圍1.與外國(guó)政府機(jī)構(gòu)、企業(yè)、社會(huì)組織等簽訂的各類合同、協(xié)議、備忘錄等文件。2.國(guó)際業(yè)務(wù)往來(lái)中的信函、郵件、傳真、電報(bào)等通信記錄。3.對(duì)外投資項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目評(píng)估報(bào)告、投資協(xié)議、公司章程等文件。4.進(jìn)出口貿(mào)易業(yè)務(wù)中的報(bào)關(guān)單、提單、發(fā)票、裝箱單、合同等單據(jù)。5.外事交流活動(dòng)中的邀請(qǐng)函、接待計(jì)劃、會(huì)議紀(jì)要、照片、錄像等資料。6.涉及外國(guó)知識(shí)產(chǎn)權(quán)、技術(shù)合作等方面的文件，如專利證書、商標(biāo)注冊(cè)文件、技術(shù)合作協(xié)議等。7.其他與外國(guó)相關(guān)事務(wù)有關(guān)的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在外國(guó)相關(guān)事務(wù)發(fā)生過(guò)程中同步收集相關(guān)檔案資料，確保檔案的及時(shí)性和完整性。2.收集的檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自修改、涂抹或刪除。如有需要對(duì)檔案進(jìn)行補(bǔ)充說(shuō)明或解釋的，應(yīng)另行形成書面材料并與原始檔案一同保存。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行收集，并確保文件的可讀性和可保存性。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）收集流程1.業(yè)務(wù)部門在完成外國(guó)相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)后，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或經(jīng)辦人負(fù)責(zé)收集該項(xiàng)目產(chǎn)生的各類檔案資料，并進(jìn)行初步整理。2.初步整理后的檔案資料應(yīng)填寫《外國(guó)檔案收集清單》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、來(lái)源等信息，并由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或經(jīng)辦人簽字確認(rèn)。3.業(yè)務(wù)部門將填寫好的《外國(guó)檔案收集清單》及整理好的檔案資料一并移交至檔案管理部門。檔案管理部門在收到檔案資料后，應(yīng)進(jìn)行核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)檔案資料不完整或不符合要求的，應(yīng)及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門進(jìn)行補(bǔ)充或更正。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按業(yè)務(wù)類型分類：分為國(guó)際業(yè)務(wù)拓展檔案、外事交流檔案、對(duì)外投資檔案、進(jìn)出口貿(mào)易檔案等。2.按時(shí)間順序分類：在每個(gè)業(yè)務(wù)類型下，再按照檔案形成的時(shí)間先后順序進(jìn)行排列。3.按重要程度分類：對(duì)于重要的檔案文件，可以單獨(dú)進(jìn)行分類存放，并在檔案目錄中進(jìn)行標(biāo)注。（二）整理方法1.對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行清理，去除重復(fù)、無(wú)用的文件。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行分類，將同一類別的檔案集中在一起。3.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、形成時(shí)間、來(lái)源、保管期限等信息。5.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂或裝盒，確保檔案的整齊和牢固。對(duì)于電子文件，應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的電子目錄。（三）整理流程1.檔案管理部門收到業(yè)務(wù)部門移交的檔案資料后，首先按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步分類。2.對(duì)初步分類后的檔案進(jìn)行編號(hào)，并編制檔案目錄初稿。3.組織專人對(duì)檔案目錄初稿進(jìn)行審核，確保目錄信息準(zhǔn)確無(wú)誤。審核通過(guò)后，正式形成檔案目錄。4.根據(jù)檔案目錄對(duì)檔案進(jìn)行裝訂或裝盒，并將檔案存放在指定的檔案庫(kù)房或存儲(chǔ)設(shè)備中。五、檔案編目（一）編目?jī)?nèi)容1.檔案編號(hào)：為每份檔案賦予唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度和順序號(hào)等信息。2.檔案名稱：填寫檔案的具體名稱，應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容。3.形成時(shí)間：記錄檔案形成的具體日期。4.來(lái)源：注明檔案的產(chǎn)生部門或個(gè)人。5.保管期限：根據(jù)檔案的重要性和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期和短期。6.密級(jí)：根據(jù)檔案內(nèi)容的敏感程度，確定檔案的密級(jí)，分為絕密、機(jī)密、秘密和非密。（二）編目格式1.紙質(zhì)檔案編目格式：采用卡片式或冊(cè)頁(yè)式編目，將編目?jī)?nèi)容填寫在相應(yīng)的卡片或冊(cè)頁(yè)上，并按照檔案分類順序排列。2.電子檔案編目格式：采用數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)進(jìn)行編目，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，將編目?jī)?nèi)容錄入數(shù)據(jù)庫(kù)中，并通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案信息的檢索和查詢。（三）編目流程1.檔案整理人員在完成檔案整理工作后，按照編目?jī)?nèi)容要求對(duì)每份檔案進(jìn)行編目。2.將編目好的檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)或填寫在編目卡片上。3.檔案管理部門負(fù)責(zé)人對(duì)編目信息進(jìn)行審核，確保編目信息準(zhǔn)確無(wú)誤。審核通過(guò)后，編目工作完成。六、檔案存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)：設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備檔案柜、貨架等存儲(chǔ)設(shè)備，按照檔案分類順序?qū)⒓堎|(zhì)檔案存放其中。檔案庫(kù)房應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防蟲(chóng)、防火、防盜等條件良好。2.電子檔案存儲(chǔ)：采用磁盤陣列、磁帶庫(kù)、光盤庫(kù)等存儲(chǔ)設(shè)備對(duì)電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立異地備份機(jī)制，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）存儲(chǔ)要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案編號(hào)順序排列存放，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)在檔案柜或貨架上標(biāo)明檔案類別、年度等信息。2.電子檔案應(yīng)按照分類存儲(chǔ)在相應(yīng)的存儲(chǔ)設(shè)備中，并建立清晰的目錄結(jié)構(gòu)。對(duì)于重要的電子檔案，應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，并設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限。3.檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。同時(shí)，應(yīng)建立存儲(chǔ)設(shè)備的使用記錄和維護(hù)記錄，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并進(jìn)行處理。（三）存儲(chǔ)環(huán)境管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備，定期對(duì)庫(kù)房的溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)和記錄。根據(jù)溫濕度變化情況，采取相應(yīng)的調(diào)控措施，確保庫(kù)房溫濕度符合檔案存儲(chǔ)要求。一般來(lái)說(shuō)，庫(kù)房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防霉等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、防盜門、防蟲(chóng)藥品、除濕機(jī)、空調(diào)等。定期對(duì)這些設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、細(xì)菌等對(duì)檔案造成損害。同時(shí)，應(yīng)嚴(yán)禁在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、飲食、存放易燃易爆物品等。七、檔案保管（一）保管期限確定1.永久保管：對(duì)于公司/組織具有重要?dú)v史價(jià)值、法律意義或長(zhǎng)期利用價(jià)值的檔案，如公司章程、重大合同協(xié)議、重要決策文件等，應(yīng)確定為永久保管。2.長(zhǎng)期保管：對(duì)于在一定時(shí)期內(nèi)具有重要參考價(jià)值的檔案，如年度財(cái)務(wù)報(bào)表、業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)資料、中期發(fā)展規(guī)劃等，保管期限一般為10年至50年。3.短期保管：對(duì)于只在短期內(nèi)具有利用價(jià)值的檔案，如臨時(shí)性會(huì)議文件、一般性業(yè)務(wù)往來(lái)信函等，保管期限一般為1年至5年。（二）保管措施1.建立檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責(zé)和工作流程。檔案保管人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。2.對(duì)保管期限屆滿的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門組織，相關(guān)業(yè)務(wù)部門和專業(yè)人員參與，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。3.對(duì)于重要檔案或涉及敏感信息的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、專人保管、限制訪問(wèn)等，防止檔案信息泄露。4.加強(qiáng)對(duì)檔案保管人員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和安全意識(shí)，確保檔案保管工作的質(zhì)量。（三）檔案清查1.定期開(kāi)展檔案清查工作，一般每年進(jìn)行一次全面清查，每季度進(jìn)行一次局部清查。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。2.在清查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)、補(bǔ)充或處理。同時(shí)，應(yīng)查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.清查結(jié)束后，應(yīng)形成檔案清查報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括清查時(shí)間、范圍、結(jié)果、存在問(wèn)題及整改措施等。檔案清查報(bào)告應(yīng)報(bào)送公司/組織領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門備案。八、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱外國(guó)檔案，以支持業(yè)務(wù)決策、項(xiàng)目開(kāi)展或工作研究等。2.外部機(jī)構(gòu)或人員因法律法規(guī)要求、合作需要等，經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)后查閱、借閱相關(guān)外國(guó)檔案。（二）利用流程1.內(nèi)部利用流程：申請(qǐng)人填寫《外國(guó)檔案查閱/借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明查閱/借閱檔案的目的、內(nèi)容、期限等信息，并簽字確認(rèn)。將申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作需要進(jìn)行審核，如同意申請(qǐng)，在申請(qǐng)表上簽字批準(zhǔn)。申請(qǐng)人持經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的申請(qǐng)表到檔案管理部門辦理查閱/借閱手續(xù)。檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容，為申請(qǐng)人提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱/借閱記錄。申請(qǐng)人查閱/借閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。查閱/借閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。2.外部利用流程：外部機(jī)構(gòu)或人員向公司/組織提出查閱/借閱外國(guó)檔案的申請(qǐng)，并提交相關(guān)證明材料，如介紹信、合作協(xié)議等。公司/組織相關(guān)部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。公司/組織領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)情況決定是否批準(zhǔn)申請(qǐng)。如申請(qǐng)獲批，檔案管理部門與外部機(jī)構(gòu)或人員簽訂《外國(guó)檔案查閱/借閱協(xié)議》，明確查閱/借閱的范圍、期限、保密責(zé)任等事項(xiàng)。檔案管理部門按照協(xié)議要求，為外部機(jī)構(gòu)或人員提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱/借閱記錄。外部機(jī)構(gòu)或人員查閱/借閱檔案時(shí)，應(yīng)遵守協(xié)議規(guī)定和檔案管理部門的要求。查閱/借閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并按照協(xié)議約定支付相關(guān)費(fèi)用。（三）利用限制1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，未經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)，不得對(duì)外提供查閱/借閱。2.檔案利用者應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借檔案。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行操作。3.檔案利用者在利用檔案過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問(wèn)題或疑問(wèn)，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門反饋，不得擅自處理。九、檔案保密（一）保密措施1.對(duì)涉及外國(guó)事務(wù)的檔案，根據(jù)其內(nèi)容的敏感程度，確定相應(yīng)的密級(jí)，并采取相應(yīng)的保密措施。2.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保密制度，明確保密責(zé)任和保密流程。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。3.對(duì)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所、存儲(chǔ)設(shè)備等采取安全保密措施，如安裝監(jiān)控設(shè)備、設(shè)置門禁系統(tǒng)、加密存儲(chǔ)等，防止檔案信息泄露。4.在檔案利用過(guò)程中，嚴(yán)格控制查閱/借閱范圍和審批程序，對(duì)涉及敏感信息的檔案，應(yīng)實(shí)行專人專管，確保檔案信息安全。（二）保密責(zé)任1.公司/組織全體員工應(yīng)承擔(dān)檔案保密責(zé)任，不得故意或過(guò)失泄露檔案信息。2.檔案管理人員如違反保密制度，泄露檔案信息，將依法依規(guī)追究其責(zé)任。3.檔案利用者在利用檔案過(guò)程中，如違反保密規(guī)定，造成檔案信息泄露的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任，并賠償公司/組織因此遭受的損失。（三）保密監(jiān)督與檢查1.公司/組織應(yīng)定期開(kāi)展檔案保密監(jiān)督與檢查工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正保密工作中存在的問(wèn)題。2.對(duì)違反保密制度的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果進(jìn)行通報(bào)。同時(shí)，應(yīng)采取措施防止類似問(wèn)題再次發(fā)生。十、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的外國(guó)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司/組織提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)。3.加強(qiáng)檔案信息的安全管理，確保檔案信息在信息化環(huán)境下的安全性和可靠性。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入與存儲(chǔ)功能：實(shí)現(xiàn)檔案