檔案收集機制制度一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本檔案收集機制制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案資料的收集管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案收集應(yīng)確保所收集的資料真實反映公司/組織的工作活動和歷史面貌，嚴禁虛假材料進入檔案。3.完整性原則：全面收集公司/組織在各個方面形成的檔案資料，保證檔案內(nèi)容的完整性，避免重要信息缺失。4.及時性原則：檔案形成后應(yīng)及時收集，防止因拖延導(dǎo)致檔案資料丟失或損壞，確保檔案的時效性。二、檔案收集范圍（一）行政管理類檔案1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等證照的申辦、變更及注銷材料。2.公司/組織內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件，如考勤制度、財務(wù)制度、人事制度等。3.各類會議文件，包括會議通知、議程、報告、決議、紀要等，涵蓋公司/組織召開的各類行政會議、業(yè)務(wù)會議、專題會議等。4.工作計劃、總結(jié)、匯報材料，包括年度、季度、月度工作計劃和總結(jié)，向上級主管部門或相關(guān)單位的工作匯報等。5.公司/組織與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議，如采購合同、銷售合同、租賃合同、合作協(xié)議等。6.公司/組織的行政公文，包括請示、報告、批復(fù)、函、通知等，以及上級主管部門下發(fā)的與本公司/組織相關(guān)的文件。7.公司/組織的印章使用記錄，包括印章啟用、變更、廢止等相關(guān)文件及使用登記臺賬。8.公司/組織的大事記，記錄公司/組織重要事件、活動等的發(fā)生時間、內(nèi)容及相關(guān)情況。（二）人事管理類檔案1.員工個人基本信息檔案，包括員工入職登記表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、學(xué)位證書復(fù)印件、職稱證書復(fù)印件、勞動合同等。2.員工招聘、錄用、調(diào)動、離職等相關(guān)材料，如招聘啟事、應(yīng)聘人員簡歷、面試評估表、錄用審批表、調(diào)動通知、離職申請及審批材料等。3.員工培訓(xùn)檔案，包括培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)考核成績、培訓(xùn)證書等。4.員工績效考核檔案，包括績效考核方案、考核評分表、考核結(jié)果反饋及改進記錄等。5.員工薪酬福利檔案，包括工資發(fā)放表、獎金分配表、福利申請及審批材料等。6.員工獎懲檔案，包括獎勵決定、表彰證書、處罰通知等。7.員工職業(yè)發(fā)展檔案，如員工職業(yè)規(guī)劃、晉升申請及審批材料、崗位輪換記錄等。（三）財務(wù)管理類檔案1.財務(wù)預(yù)算、決算報告，包括年度財務(wù)預(yù)算編制草案、預(yù)算執(zhí)行情況報告、年度財務(wù)決算報告等。2.會計憑證，包括原始憑證和記賬憑證，如發(fā)票、收據(jù)、報銷單、轉(zhuǎn)賬憑證、收款憑證、付款憑證等。3.會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、輔助賬等。4.財務(wù)報表，包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等月度、季度、年度財務(wù)報表。5.稅務(wù)申報及繳納相關(guān)資料，如納稅申報表、稅務(wù)發(fā)票領(lǐng)購及使用記錄、完稅證明等。6.財務(wù)審計報告，包括內(nèi)部審計報告、外部審計報告等。7.財務(wù)資金管理文件，如資金申請報告、資金使用計劃、資金審批流程等。（四）業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案1.市場調(diào)研資料，包括市場調(diào)研報告、行業(yè)分析報告、競爭對手分析報告等。2.產(chǎn)品研發(fā)資料，如產(chǎn)品設(shè)計方案、研發(fā)項目計劃、技術(shù)文檔、測試報告等。3.銷售業(yè)務(wù)檔案，包括銷售合同、銷售訂單、銷售發(fā)票、客戶信息資料、銷售業(yè)績統(tǒng)計報表等。4.采購業(yè)務(wù)檔案，包括采購訂單、采購合同、供應(yīng)商信息資料、采購發(fā)票、采購驗收報告等。5.生產(chǎn)業(yè)務(wù)檔案，包括生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)調(diào)度記錄、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗報告、生產(chǎn)設(shè)備維護記錄等。6.物流配送業(yè)務(wù)檔案，如物流訂單、運輸合同、倉儲記錄、貨物交接清單等。7.售后服務(wù)業(yè)務(wù)檔案，包括客戶投訴記錄、維修記錄、退換貨記錄、服務(wù)滿意度調(diào)查等。（五）其他類檔案1.公司/組織獲得榮譽的相關(guān)證書、獎牌、獎杯等實物及其證明材料。2.公司/組織參加各類活動的照片、視頻、音頻等資料，以及相關(guān)活動的策劃方案、總結(jié)報告等。3.公司/組織的宣傳資料，如宣傳冊、海報、宣傳片腳本等。4.公司/組織與上級主管部門、政府部門、行業(yè)協(xié)會等往來的信函、文件等。5.其他具有保存價值的資料，如公司/組織的發(fā)展規(guī)劃、戰(zhàn)略研究報告、項目可行性研究報告等。三、檔案收集職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善檔案收集機制制度，并組織實施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案收集工作，定期檢查檔案收集情況。3.負責(zé)接收和整理各部門移交的檔案資料，對檔案進行分類、編號、編目等工作。4.建立健全檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。5.負責(zé)檔案的安全保管，確保檔案的完整性和保密性。6.定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定進行檔案的銷毀或移交。（二）各部門職責(zé)1.各部門負責(zé)人為本部門檔案收集工作的第一責(zé)任人，負責(zé)組織本部門檔案收集工作的開展。2.明確本部門檔案收集的具體人員，負責(zé)日常檔案資料的收集、整理和保管，并及時向檔案管理部門移交檔案。3.按照檔案收集范圍的要求，認真收集本部門在工作活動中形成的各類檔案資料，確保檔案資料的真實、完整、準確。4.對本部門收集的檔案資料進行初步整理，分類存放，便于查找和移交。5.配合檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、銷毀等工作。四、檔案收集流程（一）文件形成與積累1.公司/組織各部門及員工在工作活動中形成的各類文件材料，應(yīng)按照檔案收集范圍的要求及時進行積累。2.文件材料形成后，承辦人應(yīng)及時對其進行整理，確保文件材料的齊全、完整，并按照一定的分類標準進行初步分類。（二）定期移交1.各部門應(yīng)定期（每月/每季度）將整理好的檔案資料移交至檔案管理部門。2.移交時，應(yīng)填寫檔案移交清單，清單內(nèi)容包括檔案名稱、數(shù)量、形成時間、移交部門及移交人等信息。3.檔案管理部門接收檔案時，應(yīng)與移交清單進行核對，確保檔案資料的準確無誤。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與移交部門溝通解決。（三）特殊情況處理1.對于一些緊急或重要的文件材料，承辦人應(yīng)在文件形成后及時向檔案管理部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告，并根據(jù)要求進行特殊處理。2.對于涉及多個部門的檔案資料，由牽頭部門負責(zé)組織相關(guān)部門進行收集和整理，并及時移交檔案管理部門。3.對于外出參加會議、培訓(xùn)、調(diào)研等活動帶回的文件材料，參會人員應(yīng)在活動結(jié)束后及時將文件材料交至本部門檔案收集人員進行整理，并按照規(guī)定移交檔案管理部門。五、檔案整理與分類（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案管理的工作效率。（二）分類方法1.按照檔案收集范圍的分類標準，將檔案分為行政管理類、人事管理類、財務(wù)管理類、業(yè)務(wù)經(jīng)營類和其他類等五大類。2.每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進行細分，如行政管理類檔案可細分為公司設(shè)立、制度建設(shè)、會議文件、工作計劃總結(jié)、合同協(xié)議、行政公文、印章管理、大事記等小類；人事管理類檔案可細分為員工基本信息、招聘錄用、培訓(xùn)、績效考核、薪酬福利、獎懲、職業(yè)發(fā)展等小類；財務(wù)管理類檔案可細分為預(yù)算決算、會計憑證、賬簿、報表、稅務(wù)申報、審計報告、資金管理等小類；業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案可細分為市場調(diào)研、產(chǎn)品研發(fā)、銷售、采購、生產(chǎn)、物流配送、售后服務(wù)等小類；其他類檔案可根據(jù)具體內(nèi)容進行適當細分。（三）編號與編目1.對整理好的檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和檢索。2.編號方法可采用分類編號法，即按照檔案分類體系進行編號，如行政管理類檔案編號為XZGL001、XZGL002……；人事管理類檔案編號為RSGL001、RSGL002……等。3.對檔案進行編目，編制檔案目錄，目錄內(nèi)容包括檔案編號、檔案名稱、形成時間、保管期限、密級、備注等信息。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份交至檔案室備用。六、檔案保管與保護（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。2.檔案架、檔案柜應(yīng)牢固、整齊，便于檔案的存放和查找。檔案應(yīng)按照編號順序依次排列上架存放，不同類別的檔案應(yīng)分開存放。（三）檔案保護措施1.對紙質(zhì)檔案應(yīng)進行裝訂、編頁、裱糊等技術(shù)處理，確保檔案的牢固和整齊。2.對電子檔案應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和更換，防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案應(yīng)設(shè)置加密措施，確保檔案信息的安全。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色、變質(zhì)的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。4.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞或泄密。對查閱、借閱后的檔案應(yīng)及時進行清點和核對，確保檔案的完整歸還。七、檔案利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理、及時的原則，確保檔案信息的安全和有效利用。2.檔案利用應(yīng)根據(jù)工作需要，嚴格按照規(guī)定的程序和權(quán)限進行審批。（二）利用方式1.檔案查閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、目的、時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。2.檔案借閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、目的、時間、歸還日期等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)按照規(guī)定的時間歸還檔案，如因特殊情況需要延期歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.檔案復(fù)制：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，注明復(fù)制檔案的名稱、目的、數(shù)量等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，由檔案管理部門按照規(guī)定進行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明復(fù)制日期。（三）利用限制1.涉及公司/組織機密的檔案，未經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準，不得查閱、借閱和復(fù)制。2.檔案利用應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。3.檔案利用過程中，不得對檔案進行涂改、偽造、損毀等行為。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、以辯證唯物主義和歷史唯物主義為指導(dǎo)的原則。2.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，對檔案進行科學(xué)、合理的鑒定。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人及檔案管理人員組成。2.檔案鑒定工作小組負責(zé)制定檔案鑒定標準和實施方案，組織開展檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.對檔案進行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，判斷檔案的保存價值。2.根據(jù)檔案的保存價值，確定檔案的保管期限，保管期限分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）三種。3.對已超過保管期限且無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀申請表，經(jīng)檔案鑒定工作小組審核、公司/組織領(lǐng)