檔案撤銷(xiāo)制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織檔案的撤銷(xiāo)管理，確保檔案信息的安全性、完整性和準(zhǔn)確性，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理的部門(mén)、崗位及相關(guān)人員，包括但不限于檔案的形成部門(mén)、保管部門(mén)、查閱使用部門(mén)等。（三）基本原則1.合法性原則檔案撤銷(xiāo)工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保撤銷(xiāo)行為的合法性和合規(guī)性。2.準(zhǔn)確性原則在撤銷(xiāo)檔案時(shí)，要對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行準(zhǔn)確核實(shí)，確保撤銷(xiāo)的檔案信息真實(shí)、可靠，避免誤撤銷(xiāo)或漏撤銷(xiāo)重要檔案。3.安全性原則注重檔案撤銷(xiāo)過(guò)程中的信息安全，防止檔案信息泄露、丟失或被篡改，采取必要的安全措施保護(hù)檔案數(shù)據(jù)。4.可追溯性原則對(duì)檔案撤銷(xiāo)的全過(guò)程進(jìn)行記錄，以便在需要時(shí)能夠追溯檔案的撤銷(xiāo)原因、過(guò)程和結(jié)果，保證檔案管理工作的透明度和可監(jiān)督性。二、檔案撤銷(xiāo)的定義與范圍（一）定義檔案撤銷(xiāo)是指公司/組織根據(jù)一定的條件和程序，對(duì)已歸檔的檔案進(jìn)行取消存檔處理的行為。（二）范圍1.已過(guò)保管期限且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的檔案。2.因工作失誤、重復(fù)歸檔等原因?qū)е虏粦?yīng)存檔的檔案。3.根據(jù)法律法規(guī)或公司/組織規(guī)定必須撤銷(xiāo)的檔案。4.其他經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)可以撤銷(xiāo)的檔案。三、檔案撤銷(xiāo)的條件（一）保管期限屆滿(mǎn)1.各類(lèi)檔案的保管期限按照國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司/組織內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行。當(dāng)檔案保管期限屆滿(mǎn)時(shí)，經(jīng)鑒定確無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的，可以申請(qǐng)撤銷(xiāo)。2.對(duì)于一些特殊檔案，如涉及重大歷史事件、重要業(yè)務(wù)往來(lái)等具有長(zhǎng)期歷史價(jià)值的檔案，雖保管期限屆滿(mǎn)，但需經(jīng)公司/組織高層審批同意后方可進(jìn)行撤銷(xiāo)操作。（二）內(nèi)容失效或不再適用1.檔案所涉及的業(yè)務(wù)事項(xiàng)已經(jīng)完成，相關(guān)政策、法規(guī)、制度等發(fā)生變更，導(dǎo)致原檔案內(nèi)容不再具有實(shí)際指導(dǎo)意義或參考價(jià)值的。2.檔案中的信息因客觀情況變化而失去真實(shí)性、準(zhǔn)確性，無(wú)法反映實(shí)際情況的。（三）重復(fù)歸檔1.發(fā)現(xiàn)存在多份內(nèi)容完全相同或高度相似的檔案，且其中一份或多份屬于不必要存檔的情況。2.由于工作流程不規(guī)范、信息傳遞不暢等原因，導(dǎo)致同一檔案在不同部門(mén)或不同時(shí)間段重復(fù)歸檔的。（四）法律法規(guī)要求1.國(guó)家法律法規(guī)明確規(guī)定某些檔案在特定條件下必須予以撤銷(xiāo)的。2.行業(yè)監(jiān)管部門(mén)要求對(duì)不符合規(guī)定的檔案進(jìn)行撤銷(xiāo)處理的。四、檔案撤銷(xiāo)的流程（一）申請(qǐng)1.檔案形成部門(mén)或保管部門(mén)認(rèn)為檔案符合撤銷(xiāo)條件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案撤銷(xiāo)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明檔案的基本信息（包括檔案名稱(chēng)、編號(hào)、形成時(shí)間、保管期限等）、撤銷(xiāo)原因及相關(guān)依據(jù)。2.將申請(qǐng)表提交至檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初步審核。（二）初審1.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人收到申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真審核，核實(shí)檔案是否確實(shí)符合撤銷(xiāo)條件。2.檢查申請(qǐng)表填寫(xiě)是否完整、準(zhǔn)確，相關(guān)證明材料是否齊全。3.如初審?fù)ㄟ^(guò)，在申請(qǐng)表上簽署審核意見(jiàn)，并將申請(qǐng)表及相關(guān)材料一并提交至檔案鑒定小組。（三）鑒定1.檔案鑒定小組由公司/組織內(nèi)部具有豐富檔案管理經(jīng)驗(yàn)、熟悉業(yè)務(wù)流程及法律法規(guī)的人員組成。2.鑒定小組對(duì)申請(qǐng)撤銷(xiāo)的檔案進(jìn)行全面審查，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)用途、法律法規(guī)要求等因素，做出是否撤銷(xiāo)的鑒定意見(jiàn)。3.鑒定過(guò)程中，如有需要，可向檔案形成部門(mén)、保管部門(mén)或其他相關(guān)部門(mén)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（四）審批1.檔案鑒定小組出具鑒定意見(jiàn)后，將申請(qǐng)表及鑒定結(jié)果提交至公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。2.分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)鑒定意見(jiàn)和公司/組織實(shí)際情況，做出最終的審批決定。對(duì)于涉及重要檔案或重大事項(xiàng)的撤銷(xiāo)申請(qǐng)，需經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（五）撤銷(xiāo)實(shí)施1.經(jīng)審批同意撤銷(xiāo)的檔案，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織實(shí)施撤銷(xiāo)操作。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照規(guī)定的銷(xiāo)毀程序進(jìn)行銷(xiāo)毀，確保檔案信息徹底消除。銷(xiāo)毀過(guò)程需進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱(chēng)及數(shù)量等，并由監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行刪除或格式化處理，確保電子數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。同時(shí)，對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行妥善處理，防止信息泄露。（六）記錄與備案1.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案撤銷(xiāo)的全過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括申請(qǐng)時(shí)間、初審意見(jiàn)、鑒定結(jié)果、審批情況、撤銷(xiāo)實(shí)施過(guò)程等信息。2.將檔案撤銷(xiāo)記錄整理歸檔，作為公司/組織檔案管理工作的重要資料保存，以備日后查閱和審計(jì)。五、檔案撤銷(xiāo)的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)檔案撤銷(xiāo)工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案撤銷(xiāo)流程是否合規(guī)、審批手續(xù)是否齊全、記錄是否完整等。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立內(nèi)部自查機(jī)制，定期對(duì)已撤銷(xiāo)檔案的管理情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門(mén)或行業(yè)監(jiān)管機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，按照要求提供檔案撤銷(xiāo)工作的相關(guān)資料和情況說(shuō)明。2.對(duì)于涉及公眾利益或社會(huì)影響較大的檔案撤銷(xiāo)事項(xiàng)，主動(dòng)接受社會(huì)監(jiān)督，及時(shí)回應(yīng)公眾關(guān)切。六、檔案撤銷(xiāo)過(guò)程中的信息安全保護(hù)（一）人員管理1.參與檔案撤銷(xiāo)工作的人員應(yīng)經(jīng)過(guò)嚴(yán)格篩選和培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確其在檔案撤銷(xiāo)過(guò)程中的保密義務(wù)和責(zé)任。2.加強(qiáng)對(duì)工作人員的職業(yè)道德教育，提高其保密意識(shí)，防止因人為疏忽或違規(guī)操作導(dǎo)致檔案信息泄露。（二）技術(shù)措施1.在檔案撤銷(xiāo)過(guò)程中，采用加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制、數(shù)據(jù)備份等技術(shù)手段，確保檔案信息在傳輸、存儲(chǔ)和處理過(guò)程中的安全性。2.對(duì)涉及檔案撤銷(xiāo)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行定期安全檢查和維護(hù)，及時(shí)更新殺毒軟件和防火墻，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。（三）環(huán)境安全1.檔案銷(xiāo)毀場(chǎng)所應(yīng)具備安全保密條件，設(shè)置專(zhuān)人負(fù)責(zé)看守，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。2.銷(xiāo)毀過(guò)程中產(chǎn)生的廢棄物應(yīng)妥善處理，避免因廢棄物處理不當(dāng)導(dǎo)致檔案信息泄露。七、檔案撤銷(xiāo)后的責(zé)任追究（一）違規(guī)撤銷(xiāo)責(zé)任1.對(duì)于未經(jīng)審批擅自撤銷(xiāo)檔案或違反檔案撤銷(xiāo)流程進(jìn)行操作的人員，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、記過(guò)、記大過(guò)、降級(jí)、撤職等。2.因違規(guī)撤銷(xiāo)檔案給公司/組織造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任，并要求其采取措施消除影響。（二）檔案保管責(zé)任1.在檔案保管期限內(nèi)，因保管不善導(dǎo)致檔案提前失效或丟失，影響檔案撤銷(xiāo)工作正常進(jìn)行的，對(duì)檔案保管部門(mén)及相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育，并責(zé)令其采取補(bǔ)救措施。2.如因保管責(zé)任問(wèn)題給公司/組織造成重大損失的，