檔案工作交接制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司檔案工作交接行為，確保檔案的完整性、準確性和連續(xù)性，維護公司檔案的安全與有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門之間、部門與員工之間以及公司與外部單位之間涉及檔案交接的各類活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案交接工作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標準，確保交接過程合法合規(guī)。2.全面準確原則：交接雙方應(yīng)全面核對檔案內(nèi)容，保證檔案信息的準確無誤，避免遺漏重要文件。3.及時高效原則：檔案交接應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成，以提高工作效率，不影響公司正常業(yè)務(wù)開展。4.責任明確原則：明確交接雙方的責任，確保檔案在交接過程中的安全，如有問題能夠追溯責任。二、檔案交接的范圍與分類（一）檔案范圍1.文書檔案：包括公司各類紅頭文件、會議紀要、工作計劃與總結(jié)、請示報告等。2.合同檔案：公司簽訂的各類合同協(xié)議，如采購合同、銷售合同、租賃合同等。3.財務(wù)檔案：會計憑證、賬簿、財務(wù)報表、審計報告等。4.人事檔案：員工入職資料、勞動合同、薪酬記錄、培訓檔案、考核檔案等。5.業(yè)務(wù)檔案：與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的各類文件，如項目文檔、市場調(diào)研報告、技術(shù)資料等。6.聲像檔案：照片、錄音、錄像等資料，記錄公司重要活動、項目進展等。7.電子檔案：存儲在電子介質(zhì)上的各類檔案文件，包括辦公軟件文檔、數(shù)據(jù)庫文件等。（二）檔案分類1.按年度分類：將檔案按照形成年度進行劃分，便于查找和管理。2.按部門分類：根據(jù)檔案產(chǎn)生的部門進行分類，明確各部門檔案管理職責。3.按保管期限分類：分為永久保管、定期保管（如30年、10年等），便于確定檔案的留存價值和管理方式。三、檔案交接的流程（一）交接準備1.交接申請：交接方應(yīng)提前填寫《檔案交接申請表》，詳細說明交接檔案的名稱、數(shù)量、交接原因、預計交接時間等信息，并提交給檔案管理部門審核。2.檔案整理：交接方應(yīng)對擬交接的檔案進行整理，確保檔案資料齊全、完整，編號清晰，目錄準確。3.編制清單：交接雙方共同編制《檔案交接清單》，清單應(yīng)包括檔案名稱、編號、數(shù)量、保管期限、存放位置等詳細信息。（二）現(xiàn)場交接1.時間安排：根據(jù)《檔案交接申請表》確定的時間，交接雙方在檔案管理部門指定的地點進行現(xiàn)場交接。2.核對清點：交接雙方按照《檔案交接清單》逐一核對檔案，檢查檔案的完整性、準確性，清點檔案數(shù)量。3.簽字確認：核對無誤后，交接雙方在《檔案交接清單》上簽字確認，一式三份，交接方、接收方和檔案管理部門各執(zhí)一份。（三）特殊情況處理1.檔案缺失或損壞：如發(fā)現(xiàn)檔案缺失或損壞，交接方應(yīng)及時查找原因并說明情況，能補充或修復的應(yīng)盡快處理；如無法解決，應(yīng)在《檔案交接清單》上注明，并由交接雙方協(xié)商解決方案。2.電子檔案交接：對于電子檔案，交接方應(yīng)確保電子檔案的格式正確、內(nèi)容完整，并提供相應(yīng)的存儲介質(zhì)。接收方應(yīng)進行測試，確保能夠正常讀取和使用電子檔案。四、交接雙方的職責（一）交接方職責1.負責整理、核對擬交接的檔案，確保檔案資料齊全、完整、準確。2.按照規(guī)定填寫《檔案交接申請表》和《檔案交接清單》，如實說明檔案情況。3.在現(xiàn)場交接時，向接收方詳細介紹檔案的形成背景、主要內(nèi)容和相關(guān)注意事項。4.對檔案交接過程中出現(xiàn)的問題及時與接收方溝通協(xié)商，配合解決。（二）接收方職責1.提前做好接收檔案的準備工作，包括安排存儲空間、配備管理人員等。2.在現(xiàn)場交接時，認真核對檔案，對不符合要求的檔案有權(quán)要求交接方補充或更正。3.負責接收檔案后的保管、維護和利用工作，確保檔案安全。4.及時將檔案接收情況反饋給檔案管理部門。五、檔案交接的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司檔案管理部門負責對檔案交接工作進行全程監(jiān)督，確保交接過程符合制度要求。（二）檢查內(nèi)容1.交接申請是否及時提交，交接流程是否規(guī)范。2.《檔案交接清單》填寫是否準確、完整，交接雙方簽字是否齊全。3.檔案整理是否符合要求，檔案數(shù)量、質(zhì)量是否與清單一致。（三）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時向交接雙方提出整改意見，要求限期整改。2.對違反檔案交接制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。六、檔案交接后的管理（一）保管要求1.接收方應(yīng)按照檔案保管期限和分類要求，對接收的檔案進行妥善保管，確保檔案的安全與完整。2.檔案存放地點應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，定期對檔案進行檢查和維護。（二）利用規(guī)定1.公司員工因工作需要查閱利用檔案的，應(yīng)按照公司檔案查閱利用制度辦理相關(guān)手續(xù)。2.外部單位查閱利用公司檔案的，必須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導批準，并嚴格遵守檔案查閱利用規(guī)定。（三）銷毀處置1.對于超過保管期限且無保存價值的檔案，由檔案管理部門提出銷毀意見，報公司領(lǐng)導批準后進行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)按照規(guī)定程序進行，確保銷毀過程可追溯，銷毀記錄應(yīng)妥善保存。七、培訓與宣傳（一）培訓計劃1.檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案交接相關(guān)培訓，提高員工對檔案交接制度的認識和操作技能。2.培訓內(nèi)容包括檔案交接流程、職責要求、檔案整理規(guī)范等。（二）宣傳推廣1.通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄等渠道，宣傳檔案工作交接制度的重要性和相關(guān)要求。2.鼓勵員工積極參與檔案管理工作，對在檔案交接過程中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進行表彰和獎勵。