檔案材料統計制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案材料統計工作的規(guī)范化、科學化，準確反映公司檔案管理狀況，為公司決策提供可靠依據，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位的檔案材料統計工作。（三）基本原則1.真實性原則：檔案材料統計數據必須真實、準確，如實反映檔案的實際情況。2.完整性原則：涵蓋公司各類檔案材料的統計信息，確保統計內容全面、完整。3.及時性原則：按時完成檔案材料統計工作，及時上報統計數據，保證數據的時效性。4.保密性原則：對涉及公司機密的檔案統計信息嚴格保密，防止信息泄露。二、統計內容（一）檔案數量統計1.各類檔案的年度新增數量：包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務檔案、業(yè)務檔案等，分別統計各類型檔案在本年度新形成的數量。2.累計檔案數量：統計截至統計時間點，公司各類檔案的累計保存數量。（二）檔案整理情況統計1.檔案整理完成率：計算已完成整理的檔案數量占應整理檔案數量的比例。2.整理質量達標率：對整理后的檔案進行質量檢查，統計質量達標的檔案數量占整理檔案總數的比例。（三）檔案利用情況統計1.借閱次數：統計本年度檔案被借閱的總次數，按借閱部門、檔案類型等進行分類統計。2.查閱人次：記錄查閱檔案的人員數量，分析不同時間段、不同類型檔案的查閱需求。3.利用效果評估：對檔案利用后產生的經濟效益、社會效益等進行評估統計，如為項目決策提供支持避免的經濟損失、因檔案查閱解決糾紛帶來的社會效益提升等。（四）檔案保管情況統計1.檔案存儲載體數量及狀況：統計紙質檔案、電子檔案、光盤等存儲載體的數量，記錄載體的完好情況、損壞數量等。2.檔案庫房設施運行情況：統計庫房溫濕度、消防設施、通風設備等的運行參數及故障次數。三、統計方法（一）定期統計1.月度統計：各部門檔案管理人員每月末對本部門檔案材料進行初步統計，填寫月度檔案材料統計表，于次月[X]日前報送至公司檔案管理部門。2.年度統計：每年年底，各部門在月度統計的基礎上，進行全面的年度檔案材料統計，形成年度檔案材料統計報告，于次年[X]日前報送公司檔案管理部門。（二）專項統計根據公司檔案管理工作的需要，適時開展專項統計工作。如對某一重要項目檔案的形成、整理、利用情況進行專項統計；對檔案數字化工作進展情況進行專項統計等。專項統計由公司檔案管理部門制定詳細的統計方案，明確統計范圍、內容、方法和時間要求，各部門按照要求進行統計并報送結果。（三）統計數據來源1.檔案管理系統：利用公司已有的檔案管理軟件系統，提取相關檔案數據信息，確保數據的準確性和及時性。2.檔案實物清點：定期對檔案庫房的檔案實物進行清點核對，將清點結果與檔案管理系統數據進行比對，確保統計數據的真實性。3.利用登記記錄：查閱檔案借閱、查閱登記臺賬，獲取檔案利用情況的詳細信息。四、統計流程（一）數據收集1.各部門檔案管理人員按照規(guī)定的統計周期，負責收集本部門的檔案統計數據，包括檔案形成數量、整理情況、利用記錄等。2.檔案管理部門負責收集檔案庫房設施運行記錄、檔案存儲載體狀況等相關數據。（二）數據審核1.各部門統計人員完成數據收集后，首先進行自我審核，確保數據的準確性和完整性。2.公司檔案管理部門對各部門報送的統計數據進行集中審核，對數據不一致、邏輯矛盾等問題及時與相關部門溝通核實，要求其進行修正。（三）數據匯總檔案管理部門將審核后的各部門統計數據進行匯總，形成公司整體的檔案材料統計報表和報告。（四）數據分析1.對匯總后的檔案統計數據進行深入分析，運用圖表、對比分析、趨勢分析等方法，揭示檔案管理工作中的規(guī)律、問題和發(fā)展趨勢。2.分析檔案利用情況與公司業(yè)務發(fā)展的關聯，為公司優(yōu)化檔案管理策略、提高檔案服務水平提供數據支持。（五）結果上報1.檔案管理部門將經過數據分析后的檔案材料統計結果以正式報告的形式上報公司領導及相關部門。2.根據公司領導及相關部門的反饋意見，對統計結果進行進一步完善和補充，為公司決策提供更有力的依據。五、統計報表及報告（一）統計報表1.月度檔案材料統計表：報表編號：[具體編號]報表名稱：月度檔案材料統計表統計周期：[具體月份]部門名稱：[填寫部門全稱]序號：[按檔案類型依次編號]檔案類型：文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務檔案、業(yè)務檔案等新增數量：[填寫本月該類型檔案新增數量]累計數量：[填寫截至本月底該類型檔案累計數量]整理完成數量：[填寫本月已完成整理的該類型檔案數量]整理應完成數量：[填寫本月應完成整理的該類型檔案數量]整理完成率：[整理完成數量/整理應完成數量×100%]整理質量達標數量：[填寫本月整理質量達標的該類型檔案數量]整理質量達標率：[整理質量達標數量/整理完成數量×100%]借閱次數：[填寫本月該類型檔案被借閱的次數]查閱人次：[填寫本月查閱該類型檔案的人員數量]備注：[填寫其他需要說明的事項]2.年度檔案材料統計報表：在月度檔案材料統計表的基礎上，增加年度累計數據、同比數據等統計內容，全面反映公司年度檔案管理情況。（二）統計報告1.年度檔案材料統計報告：報告名稱：[公司名稱]年度檔案材料統計報告報告年度：[具體年份]報告期：[從[開始日期]至[結束日期]]引言：簡述本年度檔案材料統計工作的目的、范圍和依據。檔案數量統計：按檔案類型詳細列出年度新增數量、累計數量變化情況，繪制柱狀圖或折線圖進行直觀展示。分析各類檔案數量變化的原因，如業(yè)務發(fā)展、政策調整等對檔案形成的影響。檔案整理情況統計：說明年度檔案整理完成率、質量達標率情況，與往年數據進行對比分析。對整理工作中存在的問題及改進措施進行闡述。檔案利用情況統計：分析年度借閱次數、查閱人次的分布特點，按部門、檔案類型等進行分類統計和圖表展示。對利用效果評估結果進行詳細說明，列舉典型案例，分析檔案利用對公司業(yè)務和管理的積極作用。檔案保管情況統計：匯報檔案存儲載體數量及狀況，對出現的載體損壞等問題進行原因分析和處理情況說明。說明檔案庫房設施運行情況，對設施故障進行統計分析，提出改進建議。結論與建議：總結本年度檔案管理工作的整體情況，肯定成績，指出不足。根據統計分析結果，提出下一年度檔案管理工作的改進方向和具體措施建議，如加強檔案收集工作、優(yōu)化檔案整理流程、提高檔案利用服務水平、完善檔案保管設施等。附件：包括各類統計圖表、相關數據明細等。六、數據管理與保密（一）數據存儲1.檔案統計數據應及時存儲于公司指定的電子存儲設備中，備份數據應存儲在不同的物理位置，防止數據丟失。2.存儲的數據應進行分類管理，建立清晰的文件夾結構和命名規(guī)則，便于數據查找和使用。（二）數據安全1.對檔案統計數據存儲設備設置訪問權限，只有經過授權的人員才能訪問和操作相關數據。2.定期對存儲設備進行病毒查殺和數據安全檢查，防止數據被惡意篡改或泄露。3.制定數據安全應急預案，如遇到數據丟失、損壞或泄露等情況，應及時采取措施進行恢復和處理，并向上級報告。（三）數據保密1.參與檔案材料統計工作的人員應嚴格遵守公司保密制度，對涉及公司機密的統計數據予以保密。2.嚴禁將檔案統計數據私自外傳或用于非工作目的，未經批準不得向外部單位或個人提供統計數據。3.在對外發(fā)布檔案統計信息時，應按照公司信息發(fā)布流程進行審核，確保信息不涉及公司機密且表述準確、規(guī)范。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門定期對各部門檔案材料統計工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括統計數據的真實性、準確性、完整性，統計報表及報告的報送及時性等。2.采用實地查看、數據核對、查閱記錄等方式進行監(jiān)督檢查，對發(fā)現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核機制1.建立檔案材料統計工作考核制度，將各部門檔案統計工作情況納入公司績效考核體系。2.考核指標包括統計數據質量、報送及時性、檔案利用效果