科技檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司科技檔案的管理，確?？萍紮n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮科技檔案在公司科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)在科技活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括但不限于科研項(xiàng)目、技術(shù)改造、新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、技術(shù)引進(jìn)、設(shè)備儀器等方面產(chǎn)生的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司科技檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)歸口管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.完整性原則科技檔案應(yīng)全面反映公司科技活動(dòng)的全過(guò)程，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、研究開(kāi)發(fā)、試驗(yàn)測(cè)試、成果鑒定、推廣應(yīng)用等各個(gè)環(huán)節(jié)。3.準(zhǔn)確性原則科技檔案的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠，數(shù)據(jù)應(yīng)經(jīng)過(guò)嚴(yán)格核實(shí)，文字表述應(yīng)清晰規(guī)范。4.保密性原則對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的科技檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度進(jìn)行管理。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司科技檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司科技檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)各部門(mén)科技檔案的形成、積累和整理工作，對(duì)歸檔文件材料的質(zhì)量進(jìn)行檢查和監(jiān)督。4.參與公司重大科技項(xiàng)目的驗(yàn)收和鑒定工作，確保項(xiàng)目檔案的完整性和準(zhǔn)確性。5.負(fù)責(zé)公司科技檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)科技檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理的效率和水平。6.組織開(kāi)展科技檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，為公司科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理提供服務(wù)。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)科技文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.按照公司檔案管理部門(mén)的要求，定期將本部門(mén)的科技文件材料移交歸檔，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門(mén)做好科技檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作，提供必要的信息和資料。4.負(fù)責(zé)本部門(mén)科技檔案的安全保管，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。（三）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)項(xiàng)目科技文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保項(xiàng)目檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，及時(shí)督促項(xiàng)目組成員做好文件材料的形成和積累工作，對(duì)項(xiàng)目檔案的質(zhì)量負(fù)責(zé)。3.項(xiàng)目完成后，按照公司檔案管理部門(mén)的要求，組織項(xiàng)目檔案的整理和移交工作，并配合做好項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收工作。三、科技文件材料的形成與積累（一）形成要求1.科技文件材料應(yīng)隨科技活動(dòng)的進(jìn)程同步形成，做到真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、規(guī)范。2.科技文件材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料和載體，字跡應(yīng)清晰、工整，圖樣應(yīng)符合制圖標(biāo)準(zhǔn)。3.科技文件材料應(yīng)注明形成日期、責(zé)任者、密級(jí)等信息，確保文件材料的可追溯性。（二）積累范圍1.科研項(xiàng)目包括項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書(shū)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)書(shū)、研究方案、實(shí)驗(yàn)記錄、測(cè)試報(bào)告、研究總結(jié)、成果鑒定材料、專(zhuān)利申請(qǐng)材料、論文發(fā)表材料等。2.技術(shù)改造項(xiàng)目包括項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、技術(shù)改造方案、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、調(diào)試報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。3.新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)項(xiàng)目包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)、設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、檢驗(yàn)報(bào)告、產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)、用戶(hù)手冊(cè)等。4.技術(shù)引進(jìn)項(xiàng)目包括技術(shù)引進(jìn)合同、技術(shù)資料、消化吸收?qǐng)?bào)告、國(guó)產(chǎn)化方案等。5.設(shè)備儀器包括設(shè)備儀器的購(gòu)置合同、開(kāi)箱驗(yàn)收記錄、安裝調(diào)試記錄、操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)記錄、故障維修記錄、報(bào)廢鑒定材料等。6.其他科技活動(dòng)包括學(xué)術(shù)交流、技術(shù)培訓(xùn)、技術(shù)會(huì)議等活動(dòng)中形成的文件材料。（三）積累方法1.建立科技文件材料形成責(zé)任制，明確項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和相關(guān)人員的職責(zé)，確保文件材料的及時(shí)形成和積累。2.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)定期組織項(xiàng)目組成員對(duì)科技文件材料進(jìn)行清理和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。3.各部門(mén)應(yīng)建立科技文件材料積累臺(tái)賬，對(duì)文件材料的形成、收集、整理情況進(jìn)行記錄，便于跟蹤和管理。四、科技檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目或類(lèi)別進(jìn)行整理，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.歸檔文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，圖樣準(zhǔn)確，簽署完備。3.科技檔案應(yīng)編制卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷封面和案卷脊背，案卷題名應(yīng)準(zhǔn)確反映卷內(nèi)文件材料的主要內(nèi)容。4.科技檔案應(yīng)按照保管期限和密級(jí)進(jìn)行分類(lèi)，便于管理和利用。（二）歸檔流程1.項(xiàng)目完成后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)組織項(xiàng)目組成員對(duì)項(xiàng)目科技文件材料進(jìn)行整理，形成歸檔文件清單。2.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將歸檔文件清單提交給本部門(mén)檔案管理人員進(jìn)行初步審核，審核通過(guò)后，由本部門(mén)檔案管理人員將文件材料移交公司檔案管理部門(mén)。3.公司檔案管理部門(mén)對(duì)接收的文件材料進(jìn)行詳細(xì)審核，審核內(nèi)容包括文件材料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。審核合格后，檔案管理部門(mén)對(duì)文件材料進(jìn)行整理、編目、裝訂等工作，形成科技檔案案卷。4.檔案管理部門(mén)將整理好的科技檔案案卷進(jìn)行上架保管，并建立檔案檢索目錄，便于查詢(xún)和利用。（三）歸檔時(shí)間1.科研項(xiàng)目、技術(shù)改造項(xiàng)目、新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)項(xiàng)目等在項(xiàng)目驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔。2.技術(shù)引進(jìn)項(xiàng)目在技術(shù)合同執(zhí)行完畢后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔。3.設(shè)備儀器在設(shè)備儀器驗(yàn)收合格后一個(gè)月內(nèi)完成歸檔。4.其他科技活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)完成歸檔。五、科技檔案的保管（一）保管條件1.公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，檔案裝具應(yīng)符合檔案保管要求，便于檔案的存放和查找。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，濕度一般控制在45%60%之間。（二）保管期限科技檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的科技檔案凡是反映公司主要科技成果、重大技術(shù)改造、重要設(shè)備儀器等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管的科技檔案凡是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理有重要參考價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管的科技檔案凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理有參考價(jià)值的檔案，保管期限為15年以下。（三）檔案鑒定1.公司檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)科技檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和密級(jí)。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員等組成。鑒定小組應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理制度，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)共同派人監(jiān)銷(xiāo)，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。（四）檔案統(tǒng)計(jì)1.公司檔案管理部門(mén)應(yīng)建立科技檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按時(shí)報(bào)送公司主管領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。六、科技檔案的利用（一）利用原則1.科技檔案的利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案的安全和有效利用。2.凡利用科技檔案的單位或個(gè)人，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，不得擅自查閱、復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。3.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的科技檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，限制利用范圍。（二）利用方式1.借閱因工作需要查閱科技檔案的人員，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.查閱因工作需要查閱科技檔案的人員，可在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱檔案。查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換等。3.復(fù)制因工作需要復(fù)制科技檔案的人員，應(yīng)填寫(xiě)復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)使用檔案管理部門(mén)提供的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件與原件一致。（三）利用登記1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立科技檔案利用登記制度，對(duì)檔案的借閱、查閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.利用登記記錄應(yīng)包括利用時(shí)間、利用者姓名、所在部門(mén)、利用目的、檔案名稱(chēng)、卷號(hào)、密級(jí)等信息，便于跟蹤和管理。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)利用登記記錄進(jìn)行整理和統(tǒng)計(jì)，分析檔案利用情況，為檔案管理決策提供依據(jù)。七、科技檔案的保密（一）保密措施1.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的科技檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，采取加密存儲(chǔ)、限制訪(fǎng)問(wèn)、專(zhuān)人保管等措施，確保檔案的安全保密。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)與利用者簽訂保密協(xié)議，明確利用者的保密義務(wù)和違約責(zé)任，防止檔案信息泄露。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，對(duì)違反保密制度的行為應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。（二）密級(jí)劃分科技檔案的密級(jí)分為絕密級(jí)、機(jī)密級(jí)和秘密級(jí)三種。1.絕密級(jí)凡是涉及公司核心技術(shù)、重大商業(yè)秘密等對(duì)公司生存和發(fā)展具有至關(guān)重要影響的檔案，應(yīng)列為絕密級(jí)。2.機(jī)密級(jí)凡是涉及公司重要技術(shù)、關(guān)鍵業(yè)務(wù)等對(duì)公司科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理有較大影響的檔案，應(yīng)列為機(jī)密級(jí)。3.秘密級(jí)凡是涉及公司一般技術(shù)、普通業(yè)務(wù)等對(duì)公司科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理有一定影響的檔案，應(yīng)列為秘密級(jí)。（三）保密