審計檔案存檔制度一、總則（一）目的為了加強公司審計檔案的管理，規(guī)范審計檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作，確保審計檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮審計檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部審計機構(gòu)開展的各類審計項目所形成的檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：審計檔案由公司審計部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實完整原則：審計檔案應(yīng)如實反映審計工作的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實、準確、完整。3.安全保密原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，確保審計檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.便于利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于審計人員和其他相關(guān)人員查閱和利用審計檔案。二、審計檔案的歸檔范圍（一）審計項目立項文件1.審計項目立項審批表2.審計項目委托書3.與審計項目相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)批示、會議紀要等（二）審計工作方案1.審計工作方案2.審計項目計劃調(diào)整審批表（三）審計通知書1.審計通知書2.審計通知書送達回證（四）審計證據(jù)1.審計工作底稿2.審計證據(jù)清單3.審計證據(jù)材料（包括審計過程中取得的各類文件、報表、合同、憑證、訪談記錄、實物證據(jù)等）（五）審計報告1.審計報告初稿2.審計報告征求意見稿3.被審計單位反饋意見及審計部門對反饋意見的說明4.正式審計報告5.審計報告送達回證（六）審計決定及執(zhí)行情況1.審計決定書2.被審計單位執(zhí)行審計決定情況報告3.審計決定執(zhí)行情況檢查記錄（七）后續(xù)審計資料1.后續(xù)審計計劃2.后續(xù)審計工作底稿3.后續(xù)審計報告（八）其他相關(guān)資料1.審計項目總結(jié)2.審計項目質(zhì)量控制檢查記錄3.審計人員對審計項目的自我評價4.與審計項目有關(guān)的其他文件、資料三、審計檔案的整理（一）整理要求1.審計檔案應(yīng)按照審計項目立卷，一個審計項目可立一卷或多卷，不得將幾個審計項目合并立卷。2.審計檔案應(yīng)按照審計工作的進程和文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，進行科學(xué)分類、排列、編號、編目和裝訂。3.審計檔案的整理應(yīng)做到規(guī)范化、標(biāo)準化，便于查閱和利用。（二）分類方法審計檔案可采用年度項目保管期限分類法，即先按年度分類，再按審計項目分類，最后按保管期限分類。（三）排列順序?qū)徲嫏n案應(yīng)按照以下順序排列：1.審計項目立項文件2.審計工作方案3.審計通知書4.審計證據(jù)（按審計工作底稿編號順序排列）5.審計報告（包括初稿、征求意見稿、正式報告等）6.審計決定及執(zhí)行情況7.后續(xù)審計資料8.其他相關(guān)資料（四）編號編目1.審計檔案應(yīng)編制卷內(nèi)文件目錄，卷內(nèi)文件目錄應(yīng)包括文件編號、文件題名、日期、頁號、備注等內(nèi)容。2.審計檔案應(yīng)編制案卷目錄，案卷目錄應(yīng)包括案卷編號、案卷題名、年度、保管期限、起止日期、頁數(shù)、備注等內(nèi)容。3.審計檔案應(yīng)編制檔號，檔號應(yīng)包括全宗號、目錄號、案卷號等內(nèi)容。全宗號為公司檔案管理部門給定的代碼；目錄號為審計檔案案卷目錄的編號；案卷號為審計檔案案卷的順序號。（五）裝訂要求1.審計檔案應(yīng)采用A4紙規(guī)格，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。2.卷內(nèi)文件應(yīng)去除金屬物，破損的文件應(yīng)進行修補或復(fù)制，字跡模糊或易褪色的文件應(yīng)進行復(fù)制。3.卷內(nèi)文件應(yīng)按照編號順序排列，編頁碼，單面書寫的文件應(yīng)在右下角編寫頁碼，雙面書寫的文件應(yīng)在正面右下角和背面左下角編寫頁碼。四、審計檔案的保管（一）保管期限審計檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的審計檔案包括：公司年度審計報告涉及公司重大經(jīng)濟決策、重要經(jīng)濟事項的審計檔案對公司有重大影響的審計項目檔案其他需要永久保管的審計檔案2.長期保管的審計檔案包括：公司半年度審計報告重要子公司的年度審計報告審計項目涉及金額較大、問題較為復(fù)雜的審計檔案其他需要長期保管的審計檔案3.短期保管的審計檔案包括：一般性審計項目的審計檔案審計項目涉及金額較小、問題相對簡單的審計檔案其他需要短期保管的審計檔案（二）保管地點審計檔案應(yīng)存放在公司專門設(shè)立的檔案庫房內(nèi)，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。（三）保管措施1.建立健全審計檔案保管制度，明確檔案管理人員的職責(zé)，定期對審計檔案進行檢查和清點，確保檔案的完整和安全。2.對永久保管和長期保管的審計檔案，應(yīng)定期進行備份，并異地存放，防止檔案因自然災(zāi)害、意外事故等原因丟失或損壞。3.對電子審計檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲介質(zhì)進行存儲，并定期進行備份和維護，確保電子檔案的可讀性和完整性。五、審計檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部審計人員因工作需要查閱審計檔案。2.公司其他部門因工作需要查閱與審計項目相關(guān)的檔案資料。3.外部有關(guān)單位因?qū)徲嫳O(jiān)督、檢查等工作需要查閱審計檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱審計檔案，應(yīng)填寫《審計檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準后，到審計部門辦理查閱手續(xù)。2.公司其他部門人員查閱審計檔案，應(yīng)填寫《審計檔案查閱申請表》，經(jīng)審計部門負責(zé)人批準后，到檔案管理人員處辦理查閱手續(xù)。3.外部有關(guān)單位查閱審計檔案，應(yīng)出具單位介紹信和查閱人員有效身份證件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由審計部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（三）利用要求1.查閱審計檔案應(yīng)在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.查閱審計檔案應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、污損等。3.查閱審計檔案如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱審計檔案的人員應(yīng)對檔案內(nèi)容嚴格保密，不得泄露檔案信息。六、審計檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期限已滿且無繼續(xù)保存價值的審計檔案。2.因保管不善等原因?qū)е聶n案損壞、變質(zhì)，無法修復(fù)且無繼續(xù)保存價值的審計檔案。3.其他經(jīng)鑒定確無繼續(xù)保存價值的審計檔案。（二）銷毀程序1.審計部門應(yīng)定期對保管期限已滿的審計檔案進行鑒定，提出銷毀意見，填寫《審計檔案銷毀申請表》，報公司檔案管理部門審核。2.公司檔案管理部門對審計部門提出的銷毀意見進行審核，審核通過后報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由審計部門和檔案管理部門共同組織銷毀工作，并指定專人負責(zé)監(jiān)銷。4.銷毀審計檔案時，應(yīng)編制《審計檔案銷毀清冊》，詳細記錄銷毀檔案的名稱、卷號、保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。銷毀工作結(jié)