檔案管理制度八防一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的安全與完整，防止檔案在保管和使用過程中出現(xiàn)各種風險，特制定本檔案管理制度八防。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的相關(guān)活動。（三）基本原則1.預防為主原則：通過建立完善的防范措施，提前預防檔案可能面臨的各種風險。2.全面覆蓋原則：涵蓋檔案管理的各個環(huán)節(jié)，包括檔案的收集、整理、存儲、借閱、利用、銷毀等。3.責任明確原則：明確各部門及人員在檔案管理八防工作中的職責，確保工作落實到位。二、檔案管理八防具體措施（一）防火1.檔案庫房應安裝火災自動報警系統(tǒng)和自動滅火系統(tǒng)，并定期進行檢查和維護，確保其正常運行。2.庫房內(nèi)嚴禁使用明火，如確需進行電氣焊等明火作業(yè)，必須辦理動火審批手續(xù)，并采取相應的防火措施，配備滅火器材。3.對檔案管理人員進行消防安全培訓，使其熟悉火災應急預案，掌握基本的滅火技能。4.庫房內(nèi)不得存放易燃易爆物品，保持通道暢通，嚴禁堆放雜物。（二）防潮1.檔案庫房應保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間?？砂惭b溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，并定期進行監(jiān)測和記錄。2.檔案柜應放置在離墻壁一定距離的地方，避免檔案受潮。3.對紙質(zhì)檔案進行定期檢查，如發(fā)現(xiàn)有受潮跡象，應及時采取干燥處理措施，如晾曬、烘干等，但要注意溫度和時間，防止檔案受損。（三）防蟲1.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃，清除灰塵和雜物。2.對檔案柜、架等設(shè)施進行定期檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害應及時采取防治措施，可使用防蟲藥品，但要注意藥品的安全性，避免對檔案造成污染。3.對新接收的檔案進行嚴格檢查，防止攜帶害蟲進入庫房。（四）防盜1.檔案庫房應安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等安全設(shè)施，并確保其正常運行。2.嚴格控制庫房鑰匙的管理，實行專人保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。3.加強對檔案管理人員的安全教育，提高其防盜意識，要求其在離開庫房時必須關(guān)好門窗，切斷電源。4.對進出庫房的人員進行嚴格登記，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入庫房。（五）防光1.檔案庫房應采用防光窗簾、遮光燈具等措施，減少光線對檔案的照射。2.對檔案查閱場所的光線進行合理控制，避免過強或過弱的光線對檔案造成損害。3.嚴禁在檔案庫房內(nèi)使用強光手電筒等直接照射檔案。（六）防塵1.檔案庫房應配備空氣過濾設(shè)備，定期更換濾網(wǎng)，減少灰塵進入庫房。2.檔案管理人員進入庫房時應穿戴工作服、工作帽等，防止自身攜帶灰塵進入。3.對檔案進行整理和搬運時，應采取防塵措施，如使用防塵罩等。（七）防有害氣體1.檔案庫房應遠離污染源，如化工廠、垃圾處理場等。2.定期對庫房內(nèi)的空氣質(zhì)量進行檢測，如發(fā)現(xiàn)有害氣體超標，應及時采取通風換氣等措施。3.嚴禁在庫房內(nèi)使用揮發(fā)性強的化學藥品，如油漆、膠水等。（八）防磁1.對磁性載體檔案，如磁帶、磁盤、光盤等，應采取防磁措施，如使用防磁柜進行存放。2.避免將磁性載體檔案與強磁場源靠近，如微波爐、電視機等。3.定期對磁性載體檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)有磁性丟失等情況，應及時采取補救措施。三、檔案管理流程中的八防要求（一）檔案收集1.各部門在收集檔案時，應確保檔案的完整性和準確性，避免收集到不完整或有錯誤的檔案。2.對收集到的檔案應進行初步整理，去除不必要的雜物，防止在收集過程中引入灰塵、害蟲等隱患。3.及時將收集到的檔案移交檔案管理部門，交接過程中要嚴格按照規(guī)定進行登記，確保檔案數(shù)量和質(zhì)量的準確無誤。（二）檔案整理1.檔案管理人員在整理檔案時，應在清潔、干燥、通風良好的環(huán)境中進行，防止檔案受潮、沾染灰塵等。2.整理過程中要注意保護檔案的原貌，不得隨意涂改、損壞檔案。3.對整理好的檔案應按照分類標準進行準確分類，并進行編號，便于查找和管理。（三）檔案存儲1.檔案應按照類別、年度等進行有序存放，不同類型的檔案應分開存放，避免相互混淆。2.對珍貴檔案、易損檔案等應采取特殊的存儲措施，如使用專門的檔案盒、袋等進行包裝，并放置在安全的位置。3.定期對檔案存儲情況進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有移位、損壞等情況，應及時進行調(diào)整和修復。（四）檔案借閱1.借閱檔案必須辦理借閱手續(xù)，填寫借閱登記表，明確借閱人、借閱時間、借閱內(nèi)容等信息。2.借閱人應在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱過程中，借閱人應妥善保管檔案，不得私自復印、轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標記等。4.檔案管理人員應對借閱情況進行跟蹤檢查，確保檔案按時歸還，如有丟失或損壞，應及時追究借閱人的責任。（五）檔案利用1.在檔案利用過程中，應嚴格遵守相關(guān)規(guī)定，不得擅自擴大利用范圍，不得泄露檔案機密信息。2.利用檔案時應在指定的場所進行，保持環(huán)境整潔，避免對檔案造成污染和損壞。3.對利用后的檔案應及時進行整理和歸位，確保檔案的有序存放。（六）檔案銷毀1.檔案銷毀必須按照規(guī)定的程序進行，填寫銷毀申請表，經(jīng)審批后才能實施。2.銷毀檔案時應采用合適的方式，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復。3.對銷毀過程進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案內(nèi)容等，并存檔備查。4.嚴禁將應銷毀的檔案出售或隨意丟棄。四、人員職責與培訓（一）人員職責1.檔案管理部門負責人全面負責檔案管理制度八防工作的組織實施和監(jiān)督檢查。制定檔案管理八防工作計劃和措施，并組織落實。協(xié)調(diào)解決檔案管理八防工作中出現(xiàn)的問題。2.檔案管理人員嚴格執(zhí)行檔案管理制度八防的各項規(guī)定，做好檔案的日常管理工作。負責檔案庫房的安全管理，定期檢查庫房設(shè)施設(shè)備，確保其正常運行。對檔案的收集、整理、存儲、借閱、利用、銷毀等環(huán)節(jié)進行全程監(jiān)控，防止出現(xiàn)安全問題。3.各部門檔案兼職管理員負責本部門檔案的收集、整理和初步保管工作，并按照規(guī)定及時移交檔案管理部門。協(xié)助檔案管理部門做好檔案管理八防工作，配合檔案管理人員進行檔案的借閱、利用等工作。（二）培訓1.定期組織檔案管理人員參加檔案管理八防知識培訓，培訓內(nèi)容包括防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體、防磁等方面的知識和技能。2.邀請專業(yè)人員進行授課，提高培訓的專業(yè)性和實效性。3.對培訓效果進行考核，確保檔案管理人員掌握檔案管理八防的相關(guān)知識和技能，能夠熟練運用到實際工作中。4.對新入職的檔案管理人員進行專門的入職培訓，使其盡快熟悉檔案管理八防工作的要求和流程。五、監(jiān)督與檢查1.建立檔案管理八防監(jiān)督檢查機制，定期對檔案管理工作進行檢查，確保各項防范措施落實到位。2.檢查內(nèi)容包括檔案庫房設(shè)施設(shè)備的運行情況、檔案的存儲狀況、檔案管理流程的執(zhí)行情況等。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改，明確整改責任人、整改期限，確保問題得到有效解決。4.對檔案管理八防工作成績突出的部門和個人進行表彰和獎勵，對違反制度的行為進行嚴肅處理。六、應急處置1.制定檔案管理八防應急預案，明確火災、水災、蟲害等突發(fā)事件的應急處置流程。2.定期組織檔案管理人員進行應急演練，提高其應急處置能力。3.發(fā)生突發(fā)事件時，檔案管理人員應