街檔案管理制度一、總則（一）目的為加強街道檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在街道各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于街道辦事處機關各部門、各社區(qū)居委會以及所屬企事業(yè)單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：街道檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由街道綜合檔案室負責對全街道各類檔案進行集中保管和統(tǒng)一管理。2.真實性原則：檔案應如實反映街道各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則：全面收集、整理街道工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應嚴格按照國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準進行，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。二、檔案管理機構及職責（一）綜合檔案室街道設立綜合檔案室，配備專職檔案管理人員，負責全街道檔案的收集、整理、保管、利用等工作。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本街道檔案管理制度并組織實施。2.負責接收、收集和整理街道各部門、各社區(qū)居委會以及所屬企事業(yè)單位形成的各類檔案，對檔案進行分類、編號、裝訂、編目等工作，確保檔案的完整和規(guī)范。3.建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設備，確保檔案的安全保管。對檔案的保管情況進行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.積極開發(fā)檔案信息資源，為街道各項工作提供檔案利用服務。根據(jù)工作需要，編制檔案檢索工具，開展檔案編研工作，編寫大事記、組織沿革、基礎數(shù)字匯編等資料。5.負責對街道各部門、各社區(qū)居委會以及所屬企事業(yè)單位的檔案工作進行業(yè)務指導和監(jiān)督檢查，定期組織檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)。6.做好檔案的統(tǒng)計工作，及時準確地填報檔案工作統(tǒng)計報表，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。（二）各部門、各社區(qū)居委會及所屬企事業(yè)單位檔案管理職責1.各部門、各社區(qū)居委會及所屬企事業(yè)單位應明確一名負責人分管檔案工作，并指定專人負責本部門、本社區(qū)或本單位檔案的收集、整理和移交工作。2.負責按照街道檔案管理制度的要求，做好本部門、本社區(qū)或本單位各類文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的齊全完整，并在規(guī)定時間內(nèi)移交街道綜合檔案室。3.積極配合街道綜合檔案室的工作，接受檔案業(yè)務指導和監(jiān)督檢查，按照要求完成檔案管理的各項任務。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.街道黨工委、辦事處形成的各類文件材料，包括上級文件、本級文件、會議文件、工作計劃、總結、報告、統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、人事檔案、財務檔案等。2.各部門在履行職能過程中形成的文件材料，如業(yè)務文件、工作記錄、調(diào)研材料、請示報告、批復等。3.各社區(qū)居委會形成的文件材料，包括社區(qū)建設、社區(qū)服務、社區(qū)黨建等方面的文件、會議記錄、居民檔案等。4.所屬企事業(yè)單位形成的文件材料，如企業(yè)經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術、財務審計、人事勞資等方面的文件、報表、合同等。5.街道組織的各類活動形成的文件材料，如大型會議、慶典活動、培訓活動、檢查考核活動等的文件、照片、錄像等。6.街道與上級機關、其他單位之間的往來文件、信函、電報等。7.反映街道歷史沿革、重要事件、重大活動等具有保存價值的資料，如舊照片、錄音帶、錄像帶、實物等。（二）收集要求1.各部門、各社區(qū)居委會及所屬企事業(yè)單位應建立健全文件材料收集制度，明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集齊全。2.對形成的文件材料應進行分類整理，按照文件的來源、時間、內(nèi)容等進行分類，便于查找和管理。3.收集的文件材料應保持其原始狀態(tài)，不得擅自涂改、銷毀或丟失。對破損或褪色的文件材料應及時進行修復或復制。4.各部門、各社區(qū)居委會及所屬企事業(yè)單位應在每年年底前，將本年度形成的文件材料整理完畢，并移交街道綜合檔案室。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領域、時間、內(nèi)容等因素進行分類。一般可分為黨群工作類、行政工作類、社區(qū)建設類、經(jīng)濟發(fā)展類、社會事務類、文化教育類、衛(wèi)生計生類、安全穩(wěn)定類等類別。每個類別下再根據(jù)具體情況細分若干二級類目。2.編號：對整理好的檔案進行編號，編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則。編號可采用全宗號、年度號、保管期限號、目錄號、案卷號等多級編號方式。3.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進行修整、裱糊，去除金屬物，采用線裝或膠裝的方式進行裝訂，確保文件材料整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。案卷目錄應詳細記錄案卷號、題名、年度、保管期限、起止日期、頁數(shù)等信息；卷內(nèi)文件目錄應記錄文件編號、責任者、題名、日期、頁號等信息。四、檔案的保管（一）保管場所街道綜合檔案室應設置專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設備1.檔案架：應選用堅固耐用、便于分類存放檔案的檔案架，檔案架應排列整齊，編號清晰。2.溫濕度計：安裝在檔案庫房內(nèi)，實時監(jiān)測庫房的溫度和濕度情況。3.空調(diào)設備：配備空調(diào)系統(tǒng)，確保庫房溫度和濕度符合要求。4.消防設備：配備滅火器、消防栓、自動噴水滅火系統(tǒng)等消防設備，并定期進行檢查和維護。5.防蟲、防鼠設備：安裝防蟲網(wǎng)、投放鼠藥等，防止蟲鼠對檔案造成損壞。6.防盜設備：安裝防盜門、防盜窗、監(jiān)控攝像頭等防盜設備，確保檔案庫房的安全。7.照明設備：采用無紫外線的照明燈具，避免光線對檔案的損害。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映街道主要職能活動和基本歷史面貌的，對街道工作、國家建設和歷史研究具有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映街道一般工作活動，并在較長時間內(nèi)對街道工作有查考利用價值的檔案，應列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時間內(nèi)對街道工作有查考利用價值的檔案，應列為短期保管。短期保管期限為5年以下。（四）檔案保管要求1.檔案應按照分類、編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.定期對檔案進行清查核對，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準確無誤。對清查中發(fā)現(xiàn)的問題應及時處理。3.對破損、褪色、字跡模糊的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性和可讀性。4.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞或泄密。5.對電子檔案應進行定期備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并異地存放。備份介質(zhì)應定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。五、檔案的利用（一）利用范圍1.街道內(nèi)部各部門在工作中需要查閱檔案資料的。2.社區(qū)居委會在開展社區(qū)工作、為居民提供服務等方面需要查閱檔案資料的。3.所屬企事業(yè)單位在經(jīng)營管理、項目申報、審計等工作中需要查閱檔案資料的。4.上級機關、其他單位因工作需要查閱街道檔案資料的。5.公民、法人或其他組織因合法權益需要查閱街道相關檔案資料的。（二）利用方式1.查詢：檔案利用者可到街道綜合檔案室查詢所需檔案資料，檔案管理人員應根據(jù)利用者的需求，提供相應的檔案目錄和檔案原件供其查閱。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)部門負責人或社區(qū)居委會負責人簽字同意后，到綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：檔案利用者如需復制檔案資料，應填寫《檔案復制申請表》，注明復制檔案的名稱、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負責人或社區(qū)居委會負責人簽字同意后，到綜合檔案室辦理復制手續(xù)。檔案管理人員應按照規(guī)定的收費標準收取復制費用，并對復制的檔案資料進行登記。（三）利用要求1.檔案利用者應嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換、加注標記等。2.查閱檔案時，應在檔案管理人員指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需帶出檔案室查閱，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并辦理相關手續(xù)。3.借閱的檔案應按時歸還，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時向檔案管理部門報告，并承擔相應的賠償責任。4.檔案利用者對查閱、借閱的檔案內(nèi)容負有保密義務，不得擅自向無關人員泄露檔案內(nèi)容。如需引用檔案內(nèi)容，應注明檔案來源。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由街道分管領導擔任組長，綜合檔案室負責人及相關部門業(yè)務骨干為成員。鑒定工作小組負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標準根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，結合街道工作實際，對到期檔案進行鑒定。鑒定時應重點考慮檔案的內(nèi)容是否具有查考利用價值、是否涉及街道重要工作和歷史事件、是否對街道未來發(fā)展具有參考意義等因素。（三）鑒定程序1.檔案管理人員對到期檔案進行初步整理，列出擬銷毀檔案清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息。2.檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案清單進行審核，逐卷逐件地對檔案進行審查，根據(jù)鑒定標準，提出檔案存毀意見。3.對確定銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限、銷毀原因等信息。《檔案銷毀清冊》一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份交街道分管領導審批。4.街道分管領導對《檔案銷毀清冊》進行審批，批準后，由檔案管理部門組織實施檔案銷毀工作。（四）銷毀方法檔案銷毀應采用安全可靠的方法進行，一般可采用焚燒、粉碎等方式。銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并注明銷毀日期。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作檔案管理人員應做好檔案的統(tǒng)計工作，及時準確地填報檔案工作統(tǒng)計報表。統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況。統(tǒng)計報表應定期報送街道分管領導和上級檔案管理部門。（二）移交工作1.街道行政區(qū)劃調(diào)整、機構改