罪輕檔案封存制度一、總則（一）目的為了保護未成年人的合法權(quán)益，幫助其更好地回歸社會，減少因曾經(jīng)的罪輕記錄對其未來發(fā)展造成的不利影響，特制定本罪輕檔案封存制度。（二）適用范圍本制度適用于在本公司/組織所涉及的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，與未成年人罪輕記錄相關(guān)的信息管理與處理。具體包括但不限于司法協(xié)助、社會調(diào)查、教育幫扶等工作中涉及到的未成年人罪輕檔案。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案封存工作合法合規(guī)進行。2.保護隱私原則：最大程度保護未成年人的個人隱私，防止罪輕檔案信息不當(dāng)泄露。3.促進改過原則：以幫助未成年人改過自新、順利回歸社會為出發(fā)點，合理運用檔案封存制度。4.嚴格管理原則：對罪輕檔案的封存、保管、查閱等環(huán)節(jié)進行嚴格管理，確保檔案安全與信息準(zhǔn)確。二、檔案封存的定義與范圍（一）定義罪輕檔案封存是指對于符合條件的未成年人因?qū)嵤┹p微犯罪行為而形成的相關(guān)檔案材料，在一定期限內(nèi)進行密封保存，限制非法定程序的查閱、使用與傳播。（二）范圍1.因未成年人實施盜竊、搶奪、尋釁滋事等輕微犯罪行為，經(jīng)人民法院依法判決構(gòu)成犯罪，但情節(jié)較輕的相關(guān)案件檔案。2.公安機關(guān)、人民檢察院、人民法院在辦理未成年人罪輕案件過程中形成的各類文書材料、證據(jù)材料等。3.與未成年人罪輕案件相關(guān)的社會調(diào)查報告、心理評估報告等輔助材料。三、檔案封存的條件（一）犯罪性質(zhì)與情節(jié)1.所涉犯罪行為必須屬于法律規(guī)定的輕微犯罪范疇，如刑法中明確規(guī)定的相對較輕的罪名及相應(yīng)情節(jié)。2.犯罪情節(jié)顯著輕微、危害不大，不認為是犯罪的相關(guān)記錄不納入本封存范圍，但應(yīng)做好相關(guān)說明與留存。（二）未成年人年齡犯罪時不滿十八周歲的未成年人符合上述罪輕條件的檔案予以封存。（三）判決結(jié)果經(jīng)人民法院依法判決有罪，但宣告緩刑或者被免予刑事處罰的未成年人罪輕檔案適用本封存制度。四、檔案封存的程序（一）案件辦結(jié)后申請1.在人民法院對未成年人罪輕案件作出判決且判決生效后，案件承辦單位（公安機關(guān)、人民檢察院、人民法院）應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)整理好相關(guān)檔案材料。2.由案件承辦單位向本公司/組織提出檔案封存申請，申請材料應(yīng)包括案件基本情況說明、判決文書、檔案清單等。（二）審核與決定1.本公司/組織收到申請后，應(yīng)成立專門的審核小組，對申請材料進行全面審核。2.審核小組依據(jù)本制度規(guī)定的封存條件，對案件是否符合封存要求進行嚴格審查。3.經(jīng)審核符合條件的，由審核小組作出同意封存的決定，并明確封存期限等相關(guān)事宜；不符合條件的，書面通知申請單位并說明理由。（三）檔案封存實施1.申請單位接到同意封存的決定后，應(yīng)立即對相關(guān)罪輕檔案進行整理、裝訂，并按照規(guī)定的封存方式進行密封。2.封存后的檔案應(yīng)存放在專門的檔案保管場所，由專人負責(zé)保管，確保檔案的安全與完整。3.在檔案封面上應(yīng)注明封存日期、封存期限、封存原因等信息，并加蓋本公司/組織的封存專用章。五、檔案封存的期限（一）一般期限規(guī)定未成年人罪輕檔案的封存期限為五年。自人民法院判決生效之日起計算。（二）特殊情況延長1.對于在封存期限內(nèi)再次實施違法犯罪行為的未成年人，經(jīng)法定程序，可延長檔案封存期限。延長后的封存期限累計不超過十年。2.延長封存期限的決定應(yīng)在再次違法犯罪行為判決生效后及時作出，并書面通知相關(guān)單位與個人。（三）期滿解封程序1.檔案封存期限屆滿前，檔案保管部門應(yīng)提前通知本公司/組織相關(guān)部門。2.由相關(guān)部門對該未成年人在封存期限內(nèi)的表現(xiàn)進行綜合評估，如確無再次違法犯罪記錄且已改過自新，可啟動解封程序。3.解封程序需經(jīng)審核小組再次審核通過，審核通過后，檔案保管部門方可對檔案進行解封，并按照正常檔案管理程序進行保管與使用。六、檔案查閱與使用（一）查閱主體與范圍1.司法機關(guān)：在辦理涉及該未成年人的后續(xù)案件、司法協(xié)助等法定情形下，經(jīng)嚴格審批程序，可查閱與其罪輕案件相關(guān)的封存檔案。查閱范圍應(yīng)嚴格限定在與當(dāng)前案件直接相關(guān)的部分，且查閱過程應(yīng)進行詳細記錄。2.特定教育、幫扶機構(gòu)：在為幫助未成年人更好地接受教育、進行心理輔導(dǎo)、就業(yè)指導(dǎo)等特定目的，經(jīng)本公司/組織批準(zhǔn)，并與未成年人及其監(jiān)護人簽訂保密協(xié)議后，可查閱必要的罪輕檔案信息。查閱人員應(yīng)對查閱內(nèi)容嚴格保密，不得泄露給無關(guān)人員。3.未成年人本人及其監(jiān)護人：未成年人本人及其監(jiān)護人在提出合理申請并經(jīng)本公司/組織審核同意后，可查閱與其自身相關(guān)的罪輕檔案。查閱時應(yīng)安排專人在場進行解釋與說明，確保其正確理解檔案內(nèi)容。（二）查閱審批程序1.查閱申請單位或個人應(yīng)填寫查閱申請表，詳細說明查閱目的、查閱內(nèi)容范圍等信息。2.將申請表提交至本公司/組織相關(guān)部門，由該部門進行初步審核。3.初步審核通過后，報經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)具體情況進行綜合審查，作出是否批準(zhǔn)查閱的決定。4.經(jīng)批準(zhǔn)查閱的，應(yīng)明確查閱時間、地點、方式等具體安排，并通知檔案保管部門做好準(zhǔn)備。（三）使用規(guī)范1.查閱人員只能在規(guī)定的時間、地點內(nèi)查閱檔案，并嚴格按照批準(zhǔn)的范圍進行查閱，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。如需摘抄、復(fù)制等，應(yīng)另行提出申請并經(jīng)再次審批。2.查閱過程中形成的查閱記錄應(yīng)詳細、準(zhǔn)確，包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容、查閱用途等信息，并由查閱人員簽字確認。3.使用罪輕檔案信息的相關(guān)單位或個人應(yīng)妥善保管查閱獲得的信息，不得用于非法定目的或泄露給其他無關(guān)單位和個人。七、檔案保管與安全（一）保管場所與設(shè)施1.設(shè)立專門的檔案保管場所，該場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案存放環(huán)境安全可靠。2.檔案保管場所應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對檔案出入庫及保管過程進行全程監(jiān)控，監(jiān)控記錄保存期限不少于[X]年。（二）保管人員職責(zé)1.檔案保管人員應(yīng)經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，具備檔案管理知識與技能，熟悉罪輕檔案封存制度及相關(guān)保密規(guī)定。2.負責(zé)檔案的日常整理、存放、清點等工作，確保檔案排列有序、存放安全。3.嚴格執(zhí)行檔案查閱、借閱登記制度，對檔案的出入庫情況進行詳細記錄，做到賬目清晰、賬實相符。4.定期對檔案保管情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應(yīng)措施進行處理。（三）檔案安全保障措施加強1.建立檔案安全應(yīng)急預(yù)案，針對可能出現(xiàn)的自然災(zāi)害、人為破壞、信息泄露等情況制定詳細的應(yīng)對措施。2.定期組織檔案保管人員進行安全培訓(xùn)與應(yīng)急演練，提高其應(yīng)對突發(fā)事件的能力。3.加強對檔案保管場所的安全防護設(shè)施建設(shè)與維護，確保設(shè)施設(shè)備正常運行。八、保密與監(jiān)督（一）保密規(guī)定1.所有接觸未成年人罪輕檔案的人員均負有保密義務(wù)，不得向任何無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。保密期限自檔案形成之日起至檔案解封后[X]年。2.在檔案查閱、使用過程中，查閱人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，對查閱獲得的信息進行妥善保管，不得私自傳播或用于其他非法目的。3.對于違反保密規(guī)定的單位或個人，本公司/組織將依法追究其責(zé)任，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。（二）監(jiān)督機制1.本公司/組織內(nèi)部設(shè)立專門的監(jiān)督部門，負責(zé)對罪輕檔案封存制度的執(zhí)行情況進行定期監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督部門應(yīng)制定詳細的監(jiān)督檢查計劃，對檔案封存、查閱、保管等各個環(huán)節(jié)進行全面檢查，確保制度執(zhí)行到位。3.建立舉報機制，鼓勵員工、社會公眾對違反罪輕檔案封存制度的行為進行舉報。對于舉報屬實的，給予舉報人適當(dāng)獎勵，并對被舉報行為進行嚴肅處理。九、與其他制度的銜接（一）與未成年人保護相關(guān)制度的協(xié)調(diào)1.本罪輕檔案封存制度應(yīng)與國家及地方的未成年人保護法律法規(guī)、政策文件等相協(xié)調(diào)，確保在保護未成年人權(quán)益方面形成合力。2.在開展涉及未成年人的各項工作時，應(yīng)充分考慮本制度的規(guī)定，避免因工作沖突或不協(xié)調(diào)對未成年人造成二次傷害。（二）與公司/組織內(nèi)部其他檔案管理制度的整合1.將罪輕檔案封存管理納入公司/組織整體檔案管理體系，與其他類型檔案管理制度相互銜接、相互補充。2.在檔案分類、編號、存儲等方面遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，確保檔案管理工作的系統(tǒng)性與