檔案制度與規(guī)定一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度與規(guī)定。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，設(shè)立專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則檔案應(yīng)全面涵蓋公司/組織在各個(gè)方面的活動(dòng)記錄，保證檔案的完整性，避免重要信息缺失。4.保密性原則對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立[檔案管理部門名稱]，負(fù)責(zé)全面統(tǒng)籌檔案管理工作。（二）主要職責(zé)1.制定檔案管理制度根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司/組織實(shí)際情況，制定和完善檔案管理制度與規(guī)定，并負(fù)責(zé)解釋和修訂。2.檔案收集與整理指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整歸檔；按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行科學(xué)整理，編制檔案目錄和索引。3.檔案保管建立檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管；定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過(guò)程中的問(wèn)題。4.檔案利用服務(wù)負(fù)責(zé)接待檔案查閱、借閱申請(qǐng)，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，提供檔案利用服務(wù)；對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，跟蹤檔案的流向和使用情況。5.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)檔案信息化管理工作，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用；負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的備份和安全管理，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。6.檔案鑒定與銷毀定期組織對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀處理；對(duì)鑒定和銷毀過(guò)程進(jìn)行記錄，留存相關(guān)資料。7.培訓(xùn)與指導(dǎo)開展檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，提高公司/組織員工的檔案意識(shí)和檔案管理技能；為各部門提供檔案管理工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，協(xié)助解決檔案管理過(guò)程中遇到的問(wèn)題。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政檔案類包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件，行政公文、規(guī)章制度、工作計(jì)劃與總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.人事檔案類涵蓋員工入職、離職、調(diào)動(dòng)、晉升、獎(jiǎng)懲等人事變動(dòng)資料，員工基本信息、勞動(dòng)合同、薪酬福利、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核等檔案。3.財(cái)務(wù)檔案類包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、財(cái)務(wù)預(yù)算與決算等財(cái)務(wù)核算和管理過(guò)程中形成的各類檔案。4.業(yè)務(wù)檔案類根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)類型進(jìn)行細(xì)分，如銷售業(yè)務(wù)檔案（銷售合同、客戶資料、銷售統(tǒng)計(jì)等）、采購(gòu)業(yè)務(wù)檔案（采購(gòu)訂單、供應(yīng)商資料、采購(gòu)發(fā)票等）、生產(chǎn)業(yè)務(wù)檔案（生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程、產(chǎn)品質(zhì)量記錄等）、研發(fā)業(yè)務(wù)檔案（研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)成果等）等。5.項(xiàng)目檔案類針對(duì)公司/組織開展的各類項(xiàng)目，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等項(xiàng)目全過(guò)程形成的檔案。6.聲像檔案類如公司/組織重大活動(dòng)照片、視頻資料，領(lǐng)導(dǎo)視察、會(huì)議記錄的錄音、錄像等。7.電子檔案類以電子形式存儲(chǔ)的各類文件、數(shù)據(jù)、報(bào)表等，包括通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等生成和流轉(zhuǎn)的電子文檔。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的識(shí)別和管理，對(duì)各類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)規(guī)則如下：1.編號(hào)結(jié)構(gòu)采用“分類代碼+年度+流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)。分類代碼按照檔案分類類別設(shè)定，年度采用公元紀(jì)年，流水號(hào)為每類檔案在本年度內(nèi)的順序編號(hào)。2.具體示例例如，行政檔案類中2023年形成的第5份文件，編號(hào)為“XZ2023005”；人事檔案類中2023年入職的第10名員工的檔案，編號(hào)為“RS2023010”。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.部門職責(zé)各部門負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理和初步分類，并定期向檔案管理部門移交。2.收集范圍涵蓋部門在日常工作中形成的各類文件、記錄、報(bào)表、合同、協(xié)議、信函等，具體包括但不限于：行政管理方面：部門內(nèi)部文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、考勤記錄等。人事管理方面：?jiǎn)T工招聘資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核表、員工獎(jiǎng)懲文件等。財(cái)務(wù)管理方面：部門費(fèi)用報(bào)銷憑證、預(yù)算執(zhí)行情況報(bào)表等。業(yè)務(wù)活動(dòng)方面：業(yè)務(wù)合同、客戶資料、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、業(yè)務(wù)往來(lái)信函等。項(xiàng)目工作方面：項(xiàng)目策劃書、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收資料等。3.收集要求各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、偽造或損毀。對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)收集原件；如無(wú)法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件存放處。（二）檔案整理1.整理原則遵循檔案形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.整理方法分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類。裝訂：對(duì)紙張破損、大小不一的文件進(jìn)行修補(bǔ)和折疊，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，確保文件整齊、牢固。編頁(yè)號(hào)：在每份文件的正面右上角和背面左上角編寫頁(yè)號(hào)，以便于查閱和統(tǒng)計(jì)。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等項(xiàng)目，清晰反映檔案的基本信息。裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒封面和脊背填寫檔案編號(hào)、題名、年度、保管期限等內(nèi)容。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等條件，確保檔案的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防器材、防蟲藥品、防盜報(bào)警裝置等設(shè)施設(shè)備。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管按照檔案類別和年度順序排列存放，上架保管，便于查找和存取。定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.電子檔案保管采用磁盤、磁帶、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)標(biāo)明檔案內(nèi)容、存儲(chǔ)時(shí)間、存儲(chǔ)介質(zhì)編號(hào)等信息。建立電子檔案存儲(chǔ)目錄，便于檢索和管理。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)測(cè)試，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要性和歷史價(jià)值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種：1.永久保管凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、重大合同協(xié)議、重要會(huì)議記錄、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。2.長(zhǎng)期保管對(duì)公司/組織在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。保管期限一般為15年至50年。如年度工作計(jì)劃與總結(jié)、人事檔案中的重要資料、項(xiàng)目檔案中的關(guān)鍵文件等。3.短期保管對(duì)公司/組織在較短時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年以下。如一般性的業(yè)務(wù)文件、臨時(shí)性的報(bào)表等。（四）檔案清查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、利用情況等。清查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好清查記錄。清查記錄應(yīng)包括清查時(shí)間、清查人員、清查范圍、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及處理情況等內(nèi)容。六、檔案的利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱檔案；外部單位因法律法規(guī)規(guī)定或工作需要，經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)，可查閱相關(guān)檔案。（二）利用申請(qǐng)1.內(nèi)部利用員工如需查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱/借閱申請(qǐng)表》，注明查閱/借閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱/借閱目的、查閱/借閱時(shí)間等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交檔案管理部門。2.外部利用外部單位如需查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信和查閱人有效身份證件，說(shuō)明查閱檔案的目的、范圍等內(nèi)容，經(jīng)公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排查閱。（三）利用審批檔案管理部門收到查閱/借閱申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行審核。對(duì)于涉及機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感檔案的查閱/借閱申請(qǐng)，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行審批。審核通過(guò)后，檔案管理部門應(yīng)在《檔案查閱/借閱申請(qǐng)表》上簽署意見，并安排查閱/借閱事宜。（四）利用方式1.查閱檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案供查閱人在指定地點(diǎn)查閱。查閱人不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。2.借閱借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限,應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制或傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（五）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱/借閱日期、查閱/借閱人姓名、所在部門、查閱/借閱檔案名稱及編號(hào)、查閱/借閱目的、歸還日期等。登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查詢。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、重要程度、歷史價(jià)值等因素，綜合判斷檔案的保管期限和銷毀價(jià)值。對(duì)于已到保管期限且失去保存價(jià)值的檔案，可考慮銷毀；對(duì)于仍有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存。（三）鑒定程序1.初步篩選檔案管理部門按照保管期限，對(duì)到期檔案進(jìn)行初步篩選，列出擬鑒定檔案清單。2.小組鑒定鑒定工作小組對(duì)擬鑒定檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的保管期限和銷毀范圍，并形成鑒定意見。3.審批確定鑒定意見經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，確定最終的銷毀檔案清單。（四）銷毀實(shí)施1.銷毀方式對(duì)確定銷毀的檔案，采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.銷毀記錄銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀日期、銷毀檔案名稱及數(shù)量、銷毀方式、執(zhí)行人員等。銷毀記錄應(yīng)留存?zhèn)洳椤０?、檔案的保密管理（一）保密制度建立健全檔案保密制度，明確檔案保密責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員和利用人員的保密教育，確保檔案信息的安全。（二）保密措施1.人員管理檔案管理人員應(yīng)具備良好的保密意識(shí)和職業(yè)道德，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)；對(duì)涉及檔案管理工作的人員進(jìn)行定期保密培訓(xùn)，提高保密技能。2.場(chǎng)所管理檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入；檔案查閱場(chǎng)所應(yīng)相對(duì)獨(dú)立，便于監(jiān)控和管理。3.技術(shù)防范采用加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制、數(shù)據(jù)備份等技術(shù)手段，保障電子