橋梁檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司橋梁檔案管理，確保橋梁檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于橋梁的維護(hù)、管理、改擴(kuò)建以及相關(guān)技術(shù)資料的查詢和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所承建、管理的各類橋梁檔案的管理工作，包括橋梁規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、運(yùn)營(yíng)維護(hù)等全過(guò)程形成的文件材料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：橋梁檔案應(yīng)如實(shí)反映橋梁建設(shè)和管理的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋橋梁從立項(xiàng)到報(bào)廢全過(guò)程的各類文件資料，保證檔案的全面性。3.系統(tǒng)性原則：按照橋梁建設(shè)和管理的流程及內(nèi)在聯(lián)系，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、整理和編目，使其具有系統(tǒng)性。4.安全性原則：采取有效措施，確保橋梁檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善橋梁檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。集中統(tǒng)一管理橋梁檔案，對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔、保管和利用。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門做好橋梁檔案的形成、積累和整理工作。組織開(kāi)展橋梁檔案的鑒定、銷毀等工作。2.橋梁建設(shè)管理部門負(fù)責(zé)本部門在橋梁建設(shè)和管理過(guò)程中形成文件材料的收集、整理和移交。配合檔案管理部門做好橋梁檔案的整理、歸檔和利用工作。對(duì)本部門形成的橋梁檔案的完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。3.各相關(guān)部門按照職責(zé)分工，做好本部門涉及橋梁建設(shè)和管理工作中文件材料的形成、積累和整理工作，并及時(shí)移交檔案管理部門。在工作中積極配合檔案管理部門，提供必要的檔案信息和利用服務(wù)。二、檔案的形成與收集（一）規(guī)劃階段1.橋梁規(guī)劃文件，包括規(guī)劃報(bào)告、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。2.規(guī)劃階段的會(huì)議紀(jì)要、專家論證意見(jiàn)、相關(guān)審批文件等。（二）設(shè)計(jì)階段1.初步設(shè)計(jì)文件，包括設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)、工程概算等。2.技術(shù)設(shè)計(jì)文件（如有），包括深化設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)要求等。3.施工圖設(shè)計(jì)文件，包括詳細(xì)設(shè)計(jì)圖紙、施工技術(shù)規(guī)范、材料清單等。4.設(shè)計(jì)變更文件，包括變更申請(qǐng)、變更審批文件、變更后的設(shè)計(jì)圖紙等。5.設(shè)計(jì)階段的會(huì)議紀(jì)要、與設(shè)計(jì)單位的往來(lái)函件等。（三）施工階段1.施工組織設(shè)計(jì)文件，包括施工方案、施工進(jìn)度計(jì)劃、質(zhì)量保證措施等。2.施工技術(shù)交底記錄，包括技術(shù)交底內(nèi)容、交底人與被交底人簽字等。3.原材料及構(gòu)配件質(zhì)量證明文件，包括產(chǎn)品合格證、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、復(fù)驗(yàn)報(bào)告等。4.施工記錄，包括工程定位測(cè)量記錄、地基與基礎(chǔ)施工記錄、主體結(jié)構(gòu)施工記錄、防水工程施工記錄等。5.隱蔽工程驗(yàn)收記錄，包括隱蔽工程驗(yàn)收申請(qǐng)、驗(yàn)收記錄、驗(yàn)收人員簽字等。6.分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄，包括驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、驗(yàn)收人員簽字等。7.工程質(zhì)量事故處理記錄，包括事故報(bào)告、調(diào)查處理方案、處理結(jié)果等。8.施工過(guò)程中的影像資料，包括工程建設(shè)過(guò)程中的照片、錄像等。9.施工階段的會(huì)議紀(jì)要、與施工單位、監(jiān)理單位等的往來(lái)函件等。（四）監(jiān)理階段1.監(jiān)理規(guī)劃文件，包括監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則等。2.監(jiān)理月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)，包括工程進(jìn)度、質(zhì)量、安全等情況的報(bào)告。3.監(jiān)理通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單，包括對(duì)工程問(wèn)題的通知、整改要求等。4.工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告，包括對(duì)工程質(zhì)量的總體評(píng)價(jià)、質(zhì)量驗(yàn)收情況等。5.監(jiān)理工作總結(jié)，包括監(jiān)理工作概況、工作成效、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等。6.監(jiān)理階段的會(huì)議紀(jì)要、與建設(shè)單位、施工單位等的往來(lái)函件等。（五）運(yùn)營(yíng)維護(hù)階段1.橋梁定期檢查報(bào)告，包括檢查時(shí)間、檢查內(nèi)容、檢查結(jié)果等。2.橋梁特殊檢查報(bào)告，包括專項(xiàng)檢查的原因、檢查方法、檢查結(jié)果及處理建議等。3.橋梁維修養(yǎng)護(hù)記錄，包括維修養(yǎng)護(hù)時(shí)間、內(nèi)容、材料使用情況等。4.橋梁病害處理記錄，包括病害發(fā)現(xiàn)、診斷、處理過(guò)程及結(jié)果等。5.橋梁技術(shù)狀況評(píng)定報(bào)告，包括對(duì)橋梁技術(shù)狀況的綜合評(píng)定及等級(jí)劃分等。6.運(yùn)營(yíng)維護(hù)階段的會(huì)議紀(jì)要、與養(yǎng)護(hù)單位等的往來(lái)函件等。（六）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保在工作過(guò)程中及時(shí)、準(zhǔn)確地收集各類文件資料。2.收集的文件材料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)電子文件應(yīng)采用有效的存儲(chǔ)格式和備份措施，確保電子文件的可讀性和完整性。4.收集的文件材料應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步整理，便于后續(xù)的歸檔工作。三、檔案的整理與歸檔（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.工程前期文件：包括規(guī)劃、設(shè)計(jì)等階段形成的文件。2.施工文件：涵蓋施工全過(guò)程形成的各類文件。3.監(jiān)理文件：監(jiān)理單位在監(jiān)理過(guò)程中產(chǎn)生的文件。4.運(yùn)營(yíng)維護(hù)文件：橋梁運(yùn)營(yíng)維護(hù)階段的相關(guān)文件。5.其他文件：如與橋梁建設(shè)和管理有關(guān)的合同文件、審計(jì)文件等。（二）整理要求1.按照分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類整理，同一類別的文件應(yīng)集中在一起。2.對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和查找。3.去除文件材料中的金屬物，對(duì)破損的文件進(jìn)行修復(fù)，保持文件的整潔和完整。4.對(duì)電子文件應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的電子目錄，注明文件的名稱、日期、來(lái)源等信息。（三）歸檔程序1.各部門在文件材料整理完畢后，填寫《橋梁檔案歸檔清單》，詳細(xì)列出歸檔文件的名稱、數(shù)量、日期等信息，并提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)提交的文件材料進(jìn)行審核，檢查文件的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)不符合要求的文件退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.審核通過(guò)后，檔案管理部門按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文件材料進(jìn)行歸檔，將紙質(zhì)文件存入檔案庫(kù)房，將電子文件存儲(chǔ)到指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，并建立相應(yīng)的檔案目錄。4.檔案管理部門對(duì)歸檔后的橋梁檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄索引，便于檔案的查詢和利用。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)采用磁盤陣列、磁帶庫(kù)等存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)重要的橋梁檔案應(yīng)進(jìn)行異地備份，確保檔案的安全性。（三）保管期限1.橋梁檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案包括橋梁的立項(xiàng)文件、規(guī)劃文件、設(shè)計(jì)文件、竣工圖、重大質(zhì)量事故處理文件等。3.長(zhǎng)期保管的檔案包括橋梁施工過(guò)程中的重要文件、監(jiān)理文件、運(yùn)營(yíng)維護(hù)階段的技術(shù)狀況評(píng)定報(bào)告等，保管期限為50年。4.短期保管的檔案包括一般性的施工記錄、維修養(yǎng)護(hù)記錄等，保管期限為20年。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)橋梁檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，每季度進(jìn)行一次局部清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)填寫《橋梁檔案清查報(bào)告》，報(bào)告清查情況及處理結(jié)果。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱橋梁檔案。2.外單位因工作需要查閱橋梁檔案，需經(jīng)公司相關(guān)部門批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱橋梁檔案，需填寫《橋梁檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱橋梁檔案，需提交查閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱理由、查閱范圍等，經(jīng)公司檔案管理部門審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，需由檔案管理部門指定專人陪同，并在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。3.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并登記復(fù)印或摘錄的內(nèi)容、數(shù)量等信息。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立《橋梁檔案利用登記簿》，對(duì)檔案的查閱、復(fù)印、摘錄等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括利用日期、利用部門或單位、利用人姓名、查閱內(nèi)容、復(fù)印或摘錄情況等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立橋梁檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、橋梁建設(shè)管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)技術(shù)專家等組成，負(fù)責(zé)對(duì)橋梁檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)橋梁檔案的保管期限和實(shí)際價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)保管期滿且已失去保存價(jià)值的檔案，可考慮銷毀；對(duì)雖保管期滿但仍具有重要參考價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期的橋梁檔案進(jìn)行清理，列出需鑒定的檔案清單，并提交鑒定小組。2.鑒定小組對(duì)需鑒定的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的存毀意見(jiàn)。3.對(duì)確定銷毀的檔案，應(yīng)編制《橋梁檔案銷毀清單》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)