成立檔案制度建設(shè)一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織的各項活動和工作情況。3.完整性原則：全面收集、整理和保存公司/組織在各個方面形成的檔案，避免遺漏。4.保密性原則：對涉及公司/組織機密的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司/組織檔案的集中管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)收集、整理公司/組織各部門形成的檔案，確保檔案的齊全、完整。2.檔案分類與編號：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行分類，并賦予唯一的編號，便于管理和查找。3.檔案存儲與保管：妥善保管檔案，確保檔案的安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.檔案查閱與借閱管理：負(fù)責(zé)檔案查閱、借閱的登記和審批工作，按照規(guī)定提供檔案利用服務(wù)。5.檔案統(tǒng)計與分析：定期對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。6.檔案鑒定與銷毀：按照規(guī)定對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實施檔案銷毀工作。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.本部門檔案收集：負(fù)責(zé)收集本部門在工作中形成的各類檔案，并定期移交檔案管理部門。2.檔案整理與初步分類：對本部門檔案進(jìn)行初步整理和分類，確保檔案的有序存放。3.協(xié)助檔案查閱與利用：根據(jù)工作需要，協(xié)助檔案管理部門提供本部門檔案的查閱和利用服務(wù)。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司/組織的各類文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、行政事務(wù)等方面的檔案。2.業(yè)務(wù)管理類：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場營銷、財務(wù)管理、人力資源管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理等各類業(yè)務(wù)檔案。3.項目檔案類：針對公司/組織開展的各類項目，包括項目立項、可行性研究、設(shè)計方案、項目實施過程中的各類文件、驗收報告等檔案。4.合同協(xié)議類：公司/組織簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等檔案。5.財務(wù)檔案類：包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務(wù)方面的檔案。6.聲像檔案類：公司/組織在各項活動中形成的照片（底片）、錄音帶、錄像帶、光盤等聲像資料。7.實物檔案類：公司/組織獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌、紀(jì)念品等實物檔案。（二）檔案編號1.編號方法：采用“年度類別流水號”的編號方法。例如，2023年行政管理類的第1份檔案編號為2023XZ001。2.編號規(guī)則：年度為公元紀(jì)年，用四位數(shù)字表示；類別用大寫字母表示；流水號用三位數(shù)字表示，從001開始依次編號。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍：明確各部門應(yīng)收集檔案的具體范圍，包括但不限于紙質(zhì)文件（含原件、復(fù)印件）、電子文件、聲像資料、實物等。2.收集時間：各部門應(yīng)在工作完成后及時將檔案移交檔案管理部門；對于定期形成的檔案，如年度工作總結(jié)、財務(wù)報表等，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)移交。3.收集要求：檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范；電子文件應(yīng)確保其真實性、完整性和可讀性，并按照規(guī)定的存儲格式和命名規(guī)則進(jìn)行保存。（二）檔案整理1.分類整理：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行分類整理，確保同一類檔案集中存放。2.裝訂編目：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，編寫頁碼；同時，編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。3.電子文件整理：對電子文件進(jìn)行分類存儲，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，并按照文件命名規(guī)則進(jìn)行命名；同時，對電子文件進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，確保電子文件的可識別性和可追溯性。五、檔案存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)檔案：采用檔案柜存放，按照檔案類別和編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案：存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案：按照載體類型分別存放，如照片（底片）存放在相冊或底片袋中，錄音帶、錄像帶、光盤等存放在專用的存儲盒中，并標(biāo)注相關(guān)信息。4.實物檔案：妥善保管在專門的展示柜或倉庫中，確保實物的安全和完整。（二）保管環(huán)境1.溫度與濕度：檔案庫房的溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。2.防火與防盜：檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜設(shè)施，如滅火器、防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案的安全。3.防蟲與防霉：定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害或霉變及時采取措施進(jìn)行處理；同時，可放置防蟲、防霉藥品，防止檔案受到損害。（三）檔案保管期限1.永久保管：涉及公司/組織重大權(quán)益、重要歷史記錄、長期保存價值的檔案，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、重大項目合同等，應(yīng)永久保管。2.定期保管：根據(jù)檔案的重要性和時效性，確定不同的定期保管期限，一般分為30年、10年等。到期后，經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。六、檔案查閱與借閱（一）查閱程序1.查閱申請：查閱檔案時，查閱人應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。2.審批：申請表經(jīng)查閱人所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)查閱內(nèi)容和審批權(quán)限進(jìn)行審批，對于涉及機密或重要檔案的查閱，需經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.查閱登記：檔案管理部門對批準(zhǔn)查閱的申請進(jìn)行登記，記錄查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱檔案名稱及編號等信息。4.查閱服務(wù)：檔案管理人員按照查閱申請，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱過程符合規(guī)定。（二）借閱程序1.借閱申請：借閱檔案時，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息。2.審批：申請表經(jīng)借閱人所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)借閱內(nèi)容和審批權(quán)限進(jìn)行審批，對于涉及機密或重要檔案的借閱，需經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.借閱登記：檔案管理部門對批準(zhǔn)借閱的申請進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、借閱檔案名稱及編號、預(yù)計歸還時間等信息。4.借閱手續(xù)：借閱人憑有效證件到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案，并在借閱登記表上簽字確認(rèn)。5.歸還檔案：借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）查閱與借閱限制1.查閱限制：涉及公司/組織機密的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得查閱；查閱檔案時，不得擅自涂改、抽取、撤換、標(biāo)注、拍照、復(fù)制等。2.借閱限制：借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)；借閱期間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上進(jìn)行任何標(biāo)記或損壞。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、重要性、現(xiàn)實利用價值等因素，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案是否仍具有保存價值。（三）鑒定程序1.初步篩選：檔案管理部門根據(jù)檔案保管期限，對到期檔案進(jìn)行初步篩選，列出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定審查：檔案鑒定工作小組對需要鑒定的檔案進(jìn)行審查，逐份分析檔案的內(nèi)容和價值，提出鑒定意見。3.形成鑒定報告：根據(jù)鑒定審查結(jié)果，形成檔案鑒定報告，明確需要銷毀的檔案清單及理由。4.審批：檔案鑒定報告經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后生效。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊：根據(jù)批準(zhǔn)的鑒定報告，編制檔案銷毀清冊，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。2.銷毀實施：檔案管理部門組織專人對需要銷毀的檔案進(jìn)行銷毀，銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.監(jiān)銷：銷毀過程中，應(yīng)指定專人進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)，確保銷毀工作的真實性和徹底性。4.銷毀記錄：對檔案銷毀情況進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、監(jiān)銷人等信息，并存檔備查。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入與存儲：實現(xiàn)檔案信息的批量錄入和數(shù)字化存儲，支持多種格式文件的上傳和管理。2.檢索查詢：提供靈活多樣的檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案。3.借閱管理：實現(xiàn)檔案借閱的在線申請、審批、登記和歸還等功能，方便快捷地辦理借閱手續(xù)。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全性和保密性，只有授權(quán)人員才能訪問和操作相關(guān)檔案。5.統(tǒng)計分析：對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，生成各類報表和圖表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）電子檔案管理要求1.數(shù)據(jù)備份：定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。2.數(shù)據(jù)安全：采取必要的安全措施，如防火墻、加密技術(shù)等，防止電子檔案數(shù)據(jù)被非法獲取、篡改或泄露。3.元數(shù)據(jù)管理：建立完善的電子檔案元數(shù)據(jù)管理體系，對電子檔案的背景信息、結(jié)構(gòu)信息、內(nèi)容信息等進(jìn)行詳細(xì)著錄，確保電子檔案的可識別性和可追溯性。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制建立檔案管理監(jiān)督機制，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。（二）檢查內(nèi)容1.檔案收集與整理：檢查檔案收集是否齊全、完整，整理是否規(guī)范、有序。2.檔案存儲與保管：檢查檔案存儲環(huán)境是否符合要求，檔案保管是否安全、完好。3.檔案查閱與借閱：檢查檔案查閱、借閱手續(xù)是否齊全，是否符合規(guī)定。4.檔案鑒定與銷毀：檢查檔案鑒定工作是否規(guī)范進(jìn)行，銷毀檔案是否按程序操作。5.檔案信息化管理：檢查