保密檔案制度文件一、總則（一）目的為加強公司/組織保密檔案管理，確保檔案信息的安全與完整，防止檔案信息泄露，維護公司/組織的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內各部門、各崗位涉及保密檔案的管理工作。（三）基本原則1.保密性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，對保密檔案采取有效保密措施，防止信息泄露。2.完整性原則：確保保密檔案的內容完整、準確，不遺漏重要信息。3.準確性原則：檔案信息的記錄和存儲應準確無誤，便于查詢和使用。4.可追溯性原則：對保密檔案的管理過程進行詳細記錄，以便追溯和審查。二、保密檔案的定義與范圍（一）定義保密檔案是指公司/組織在經營管理活動中形成的，涉及商業(yè)秘密、技術秘密、財務信息、人事信息等，具有較高保密價值的各類文件、資料、記錄等。（二）范圍1.商業(yè)秘密：包括公司的經營策略、客戶名單、營銷計劃、產品配方、生產工藝、財務數(shù)據(jù)等。2.技術秘密：涵蓋公司的研發(fā)成果、技術方案、技術訣竅、專利技術等。3.財務信息：如財務報表、預算方案、成本核算資料、資金流動情況等。4.人事信息：包含員工個人資料、薪酬待遇、績效考核結果、培訓記錄等。5.其他：涉及公司/組織重大決策、未公開的會議紀要、招投標文件等具有保密價值的信息。三、保密檔案的分類與標識（一）分類1.按業(yè)務領域分類：如市場營銷類、技術研發(fā)類、財務管理類、人力資源類等。2.按保密等級分類：分為絕密、機密、秘密三個等級。（二）標識1.在保密檔案的封面、首頁或顯著位置標注“保密檔案”字樣。2.根據(jù)保密等級，分別標注“絕密”“機密”“秘密”標識，并注明保密期限。四、保密檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應指定專人負責保密檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地收集。2.對于在業(yè)務活動中形成的具有保密價值的文件、資料、記錄等，應按照規(guī)定及時移交至檔案管理部門。（二）整理1.檔案管理部門對收集到的保密檔案進行分類、編號、編目等整理工作。2.按照檔案的形成時間、來源、內容等進行排序，確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。五、保密檔案的存儲與保管（一）存儲1.設立專門的保密檔案室或保密檔案存儲區(qū)域，配備必要的安全設施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設備。2.保密檔案應存放在專用的檔案柜中，按照保密等級和類別進行分類存放。（二）保管1.檔案管理部門應指定專人負責保密檔案的保管工作，定期對檔案進行檢查和清點。2.對存儲環(huán)境進行定期維護和監(jiān)測，確保檔案存儲條件符合要求。3.嚴格限制無關人員進入保密檔案室或存儲區(qū)域，確需進入的，應履行審批手續(xù)。六、保密檔案的借閱與使用（一）借閱1.因工作需要借閱保密檔案的，應填寫《保密檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等。2.申請表經所在部門負責人審核，報檔案管理部門負責人審批。3.借閱人憑審批后的申請表到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，借閱時應登記檔案名稱、數(shù)量、借閱時間等信息。（二）使用1.借閱人應嚴格按照審批的借閱目的和范圍使用保密檔案，不得擅自擴大使用范圍或轉借他人。2.在使用過程中，應妥善保管保密檔案，不得擅自復制、摘抄、涂改、銷毀檔案內容。3.使用完畢后，應及時歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。七、保密檔案電子信息管理（一）存儲1.建立保密檔案電子信息存儲系統(tǒng)，采用加密技術對電子檔案進行存儲，確保信息安全。2.定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的物理位置。（二）訪問1.設立電子檔案訪問權限管理制度，根據(jù)工作需要授予不同人員相應的訪問權限。2.訪問電子檔案時，應進行身份認證和授權，記錄訪問操作日志。（三）維護1.定期對電子檔案存儲系統(tǒng)進行維護和更新，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。2.對電子檔案的元數(shù)據(jù)進行管理，保證元數(shù)據(jù)的準確性和完整性。八、保密檔案的傳遞與交換（一）傳遞1.保密檔案的傳遞應通過安全可靠的方式進行，如專人送達、機要通信等。2.在傳遞過程中，應采取必要的保密措施，確保檔案安全。（二）交換1.與外部單位交換保密檔案時，應簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權利和義務。2.按照協(xié)議要求進行檔案交換，并對交換過程進行記錄。九、保密檔案的銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對超過保管期限或已失去保存價值的保密檔案進行鑒定。2.鑒定工作應由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人及專業(yè)人員組成鑒定小組進行。（二）審批1.經鑒定確需銷毀的保密檔案，應填寫《保密檔案銷毀申請表》，報公司/組織主管領導審批。（三）銷毀1.審批通過后，由檔案管理部門指定專人負責銷毀工作。2.銷毀方式可采用粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復。3.銷毀過程應進行記錄，記錄內容包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等。十、保密檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督1.公司/組織設立保密檔案管理監(jiān)督小組，負責對保密檔案管理工作進行監(jiān)督。2.監(jiān)督小組定期對各部門保密檔案管理情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）檢查1.檔案管理部門應定期對保密檔案的存儲、保管、借閱、使用等情況進行自查。2.自查內容包括檔案的完整性、準確性、保密性等方面，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理。十一、保密檔案管理的責任與處罰（一）責任1.各部門負責人對本部門保密檔案管理工作負責，確保本部門人員嚴格遵守保密檔案管理制度。2.檔案管理部門工作人員負責保密檔案的具體管理工作，對檔案管理工作的質量和安全負責。3.涉及保密檔案的使用人員應嚴格按照制度要求使用檔案，對因自身原因造成的檔案信息泄露負責。（二）處罰1.對于違反保密檔案管理制度的行為，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告