檔案托管簽收制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案的管理，確保檔案的安全、完整和有效利用，規(guī)范檔案托管簽收流程，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門以及與公司/組織有檔案托管業(yè)務(wù)往來的外部機(jī)構(gòu)和個(gè)人。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確反映相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)和歷史事實(shí)。2.完整性原則：確保檔案資料的齊全、完整，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案的整理、分類、編號(hào)、存儲(chǔ)等操作應(yīng)符合相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司/組織規(guī)定。二、檔案托管簽收流程（一）檔案移交準(zhǔn)備1.檔案形成部門或個(gè)人應(yīng)按照檔案管理要求，對(duì)需托管的檔案進(jìn)行整理、分類和編號(hào)。整理過程中，要確保檔案資料齊全、完整，字跡清晰，載體完好。2.填寫《檔案托管申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明檔案名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限等信息，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。申請(qǐng)表應(yīng)一式兩份，一份隨檔案移交，一份留存本部門備查。（二）檔案移交1.檔案形成部門或個(gè)人將整理好的檔案及《檔案托管申請(qǐng)表》一并提交至公司/組織檔案管理部門。2.檔案管理部門接收人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行初步核對(duì)，檢查檔案的數(shù)量、完整性、整理質(zhì)量等是否符合要求。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與移交方溝通，要求其補(bǔ)充或更正。（三）檔案審核1.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行詳細(xì)審核，重點(diǎn)審查檔案內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性以及與相關(guān)業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性。審核過程中，可根據(jù)需要查閱相關(guān)資料或向有關(guān)人員核實(shí)情況。2.對(duì)于重要檔案或涉及敏感信息的檔案，應(yīng)組織專門的審核小組進(jìn)行會(huì)審，確保審核結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（四）檔案簽收1.經(jīng)審核無誤后，檔案管理部門接收人員在《檔案托管申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并注明簽收日期。同時(shí)，為每份檔案建立詳細(xì)的簽收記錄，包括檔案名稱、編號(hào)、移交時(shí)間、簽收人等信息。2.檔案管理部門將一份《檔案托管申請(qǐng)表》返還給移交方，作為檔案移交的憑證；另一份留存檔案管理部門，與檔案一同歸檔保存。（五）檔案存儲(chǔ)1.檔案管理部門按照檔案分類方案，將簽收后的檔案進(jìn)行妥善存儲(chǔ)。存儲(chǔ)方式應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)、保管期限等因素選擇合適的庫房、設(shè)備和載體，確保檔案的安全保管。2.建立檔案存儲(chǔ)臺(tái)賬，記錄檔案的入庫時(shí)間、存放位置、保管期限等信息，便于查詢和管理。（六）檔案查閱與利用1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.檔案管理部門根據(jù)審批后的申請(qǐng)表，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。3.涉及公司/組織機(jī)密的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。4.外部機(jī)構(gòu)或個(gè)人因特殊原因需要查閱公司/組織檔案時(shí)，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，并提交相關(guān)證明材料。經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行查閱。（七）檔案歸還與注銷1.檔案查閱或使用完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理部門接收人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完好無損、無缺失頁等情況。2.對(duì)于因工作任務(wù)完成或其他原因不再需要托管的檔案，檔案形成部門或個(gè)人應(yīng)填寫《檔案注銷申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門審核同意后，辦理檔案注銷手續(xù)，并在檔案存儲(chǔ)臺(tái)賬和相關(guān)檔案目錄中予以注明。注銷后的檔案應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行妥善處理，如銷毀、移交等。三、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)公司/組織檔案管理工作，制定和完善檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范。2.組織檔案管理部門人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。3.監(jiān)督檔案管理工作的執(zhí)行情況，定期檢查檔案的整理、存儲(chǔ)、查閱等環(huán)節(jié)，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。4.協(xié)調(diào)與公司/組織內(nèi)部各部門以及外部機(jī)構(gòu)的檔案管理工作關(guān)系，及時(shí)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。5.參與公司/組織重大項(xiàng)目和重要業(yè)務(wù)活動(dòng)的檔案管理工作，提供檔案管理方面的專業(yè)支持和指導(dǎo)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的接收、整理、分類、編號(hào)、存儲(chǔ)、查閱、歸還等日常管理工作。2.對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，確保檔案的質(zhì)量符合要求。對(duì)審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)與移交方溝通，督促其進(jìn)行整改。3.按照檔案管理規(guī)定，定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全、完整。對(duì)清查過程中發(fā)現(xiàn)的檔案丟失、損壞等情況，及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。4.為公司/組織內(nèi)部人員和外部機(jī)構(gòu)提供檔案查閱服務(wù)，做好查閱登記和檔案歸還工作。對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。5.負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)和更新，及時(shí)錄入檔案信息，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。6.協(xié)助檔案管理部門負(fù)責(zé)人開展檔案管理工作的其他相關(guān)事宜，如檔案鑒定、銷毀等。四、檔案安全與保密管理（一）檔案安全管理1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境的安全。2.定期對(duì)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。對(duì)存在安全風(fēng)險(xiǎn)的檔案，應(yīng)采取相應(yīng)的措施進(jìn)行妥善處理，如轉(zhuǎn)移存儲(chǔ)地點(diǎn)、加強(qiáng)防護(hù)等。3.建立檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件時(shí)的應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。定期組織檔案管理人員進(jìn)行應(yīng)急演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。（二）檔案保密管理1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司/組織的保密制度，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.對(duì)檔案管理工作中接觸到的機(jī)密信息，應(yīng)妥善保管，不得擅自泄露給無關(guān)人員。在檔案查閱、利用等過程中，要嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保信息的安全使用。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理場(chǎng)所的保密管理，限制無關(guān)人員進(jìn)入。檔案管理人員在離開工作崗位時(shí)，應(yīng)將檔案妥善保管，防止信息泄露。4.對(duì)違反檔案保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案管理流程是否規(guī)范、檔案安全與保密措施是否落實(shí)等。2.檔案管理部門應(yīng)定期開展內(nèi)部自查工作，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全面梳理和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行整改。自查結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，上報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門、檔案行政管理