基建檔案制度管理一、總則（一）目的為加強公司基建項目檔案管理，確?；n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為公司基建項目的規(guī)劃、建設(shè)、運營及維護提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有基建項目，包括新建、改建、擴建等各類工程項目從項目立項至竣工驗收全過程中形成的各類文件材料的管理。（三）基本原則1.真實性原則：基建檔案應(yīng)如實反映基建項目的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集基建項目各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件材料，保證檔案的完整性。3.系統(tǒng)性原則：按照基建項目的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，對檔案進行科學(xué)分類、整理和編目，使其具有系統(tǒng)性。4.規(guī)范性原則：檔案的形成、積累、整理和歸檔應(yīng)符合國家及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求。5.保密性原則：對涉及公司機密或不宜公開的基建檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行管理。二、管理職責(zé)（一）基建項目管理部門1.負(fù)責(zé)基建項目檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)，制定項目檔案管理計劃并監(jiān)督實施。2.督促項目各參建單位及時整理、歸檔各自形成的文件材料，并對其檔案管理工作進行檢查和考核。3.負(fù)責(zé)收集、匯總項目前期文件、項目管理文件、施工文件、監(jiān)理文件等，并向公司檔案管理部門移交。（二）項目參建單位1.建立健全本單位基建項目檔案管理體系，明確檔案管理責(zé)任人，配備必要的檔案管理人員和設(shè)施設(shè)備。2.負(fù)責(zé)本單位在基建項目實施過程中形成的各類文件材料的收集、整理、歸檔和保管工作，并確保檔案質(zhì)量符合要求。3.按照合同約定和公司要求，及時向基建項目管理部門移交應(yīng)歸檔的文件材料。（三）公司檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司基建檔案管理制度，并對制度執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。2.指導(dǎo)基建項目管理部門和參建單位的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流。3.接收基建項目管理部門移交的基建檔案，進行統(tǒng)一整理、編目、存儲和保管，并提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。三、檔案的形成與積累（一）項目前期文件1.項目立項階段：包括項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目批復(fù)文件等。2.勘察設(shè)計階段：勘察報告、設(shè)計文件（初步設(shè)計、施工圖設(shè)計等）、設(shè)計變更文件等。（二）項目管理文件1.項目規(guī)劃與計劃：項目總體計劃、年度計劃、進度計劃等。2.項目招投標(biāo)文件：招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等。3.項目合同文件：工程承包合同、監(jiān)理合同、設(shè)備采購合同等。4.項目質(zhì)量、安全管理文件：質(zhì)量計劃、質(zhì)量檢驗報告、安全管理制度、安全檢查記錄等。5.項目進度管理文件：進度報表、進度協(xié)調(diào)會議紀(jì)要等。6.項目造價管理文件：工程預(yù)算、結(jié)算文件、造價控制分析報告等。（三）施工文件1.施工技術(shù)文件：施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底記錄等。2.施工記錄文件：工程定位測量記錄、地基處理記錄、混凝土施工記錄等。3.施工質(zhì)量驗收文件：檢驗批驗收記錄、分項工程驗收記錄、分部工程驗收記錄等。4.施工試驗檢測文件：原材料試驗報告、構(gòu)配件試驗報告、混凝土試塊抗壓強度試驗報告等。5.施工安全與功能檢驗資料：建筑物沉降觀測記錄、建筑物垂直度、標(biāo)高、全高測量記錄等。6.施工變更文件：工程變更通知、工程洽商記錄等。（四）監(jiān)理文件1.監(jiān)理規(guī)劃與細(xì)則：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細(xì)則等。2.監(jiān)理指令文件：監(jiān)理通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單等。3.監(jiān)理旁站記錄：旁站監(jiān)理記錄等。4.監(jiān)理驗收文件：監(jiān)理平行檢驗記錄、分項工程質(zhì)量評估報告等。5.監(jiān)理月報、季報、總結(jié)：監(jiān)理月報、季報、監(jiān)理工作總結(jié)等。（五）設(shè)備文件1.設(shè)備采購文件：設(shè)備采購合同、設(shè)備技術(shù)協(xié)議等。2.設(shè)備安裝調(diào)試文件：設(shè)備安裝說明書、設(shè)備調(diào)試記錄等。3.設(shè)備運行維護文件：設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備維護保養(yǎng)記錄等。（六）竣工圖1.工程竣工后，施工單位應(yīng)按照實際完成情況繪制竣工圖，竣工圖應(yīng)加蓋竣工圖章，并由編制人、審核人簽字確認(rèn)。2.竣工圖應(yīng)與工程實際相符，包括圖紙變更、結(jié)構(gòu)改變等情況，確保竣工圖能準(zhǔn)確反映工程現(xiàn)狀。各參建單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的形成與積累工作，按照項目進度及時收集、整理各類文件，確保文件材料的真實、完整和準(zhǔn)確。四、檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.基建檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進行整理，同一項目的檔案應(yīng)集中整理，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.歸檔文件應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備，載體應(yīng)符合耐久性要求。3.對破損、褪色的文件應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制，對電子文件應(yīng)進行格式轉(zhuǎn)換和備份，確保文件的可讀性和可用性。（二）分類方法基建檔案可按照項目前期文件、項目管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、設(shè)備文件、竣工圖等類別進行一級分類，在每一類別下再根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容等進行二級分類。例如：1.項目前期文件：可分為立項文件、勘察設(shè)計文件等二級類目。2.施工文件：可分為施工技術(shù)文件、施工記錄文件、施工質(zhì)量驗收文件等二級類目。（三）歸檔流程1.項目各參建單位在完成各自負(fù)責(zé)的文件材料整理后，應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求向基建項目管理部門移交。2.基建項目管理部門對接收的文件材料進行審核、匯總，檢查文件的完整性和準(zhǔn)確性，對不符合要求的文件及時退回原單位補充完善。3.審核匯總后的基建檔案由基建項目管理部門向公司檔案管理部門移交，移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（四）歸檔時間1.項目前期文件應(yīng)在項目立項后及時歸檔。2.項目管理文件應(yīng)隨項目進展同步歸檔，每月或每季度進行一次集中整理歸檔。3.施工文件應(yīng)在分部工程或單位工程完工后及時歸檔。4.監(jiān)理文件應(yīng)與施工進度同步歸檔。5.設(shè)備文件應(yīng)在設(shè)備到貨、安裝調(diào)試完成后及時歸檔。6.竣工圖應(yīng)在工程竣工驗收前歸檔。五、檔案的保管與利用（一）保管要求1.公司檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%。3.對基建檔案應(yīng)進行分類存放，建立檔案目錄索引，便于查找和管理。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的完整和安全。（二）利用規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱基建檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容和時間，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄，查閱記錄應(yīng)包括查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等。3.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)遵守檔案庫房管理制度，愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。4.如需借閱基建檔案，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)追究借閱人的責(zé)任。（三）保密措施1.對涉及公司機密或不宜公開的基建檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行管理，設(shè)定保密級別，限制查閱和使用范圍。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。在檔案查閱、借閱過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息的泄露。3.對因工作需要接觸保密檔案的人員，應(yīng)進行保密教育，簽訂保密協(xié)議，并明確保密責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則基建檔案的鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織公司成立基建檔案鑒定小組，由檔案管理部門、基建項目管理部門及相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員組成，負(fù)責(zé)對基建檔案進行鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性：檢查檔案是否齊全，是否涵蓋項目建設(shè)全過程的各個環(huán)節(jié)。2.檔案的準(zhǔn)確性：核實檔案內(nèi)容與項目實際情況是否相符，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確。3.檔案的保存價值：根據(jù)檔案對公司基建項目的重要性、歷史意義、利用價值等因素，判斷檔案的保存價值。（四）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.具有重要憑證作用和長久利用價值的檔案，應(yīng)永久保存。2.在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，可定期保存，保存期限一般為[X]年。3.已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，可予以銷毀。（五）銷毀程序1.檔案管理部門對擬銷毀的基建檔案進行登記造冊，填寫檔案銷毀清單，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。2.檔