原人員檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司原人員檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司的人力資源管理、決策支持以及合規(guī)運(yùn)營提供有力依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有已離職或退休人員的檔案管理，包括但不限于正式員工、臨時工、實習(xí)生等各類原人員。（三）管理原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映原人員的工作經(jīng)歷、業(yè)績表現(xiàn)、獎懲情況等信息，保證檔案信息的準(zhǔn)確性。3.保密安全原則：妥善保管原人員檔案，嚴(yán)格保密檔案內(nèi)容，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。4.便捷高效原則：建立科學(xué)合理的檔案管理流程，提高檔案管理工作的效率，方便公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員查閱和使用檔案。二、檔案內(nèi)容（一）個人基本信息1.身份信息：包括姓名、性別、出生日期、身份證號碼、民族、籍貫等。2.聯(lián)系方式：原人員在職期間的聯(lián)系電話、電子郵箱、家庭住址等。3.入職信息：入職時間、入職崗位、勞動合同期限等。（二）工作經(jīng)歷1.工作履歷：按時間順序詳細(xì)記錄原人員在公司及其他單位的工作經(jīng)歷，包括任職崗位、工作職責(zé)、工作起止時間等。2.培訓(xùn)經(jīng)歷：參加過的內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)課程、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)內(nèi)容及培訓(xùn)證書等。3.項目經(jīng)歷：參與的重要項目名稱、項目起止時間、擔(dān)任角色、項目成果等。（三）業(yè)績考核1.績效考核記錄：歷年的績效考核結(jié)果、考核指標(biāo)完成情況、績效評估等級等。2.工作成果記錄：取得的重要工作成果、業(yè)務(wù)指標(biāo)完成數(shù)據(jù)、獲得的榮譽(yù)獎項等。（四）薪酬福利1.薪資待遇：原人員在職期間的工資結(jié)構(gòu)、薪資水平、獎金發(fā)放情況等。2.福利情況：享受的社會保險、住房公積金、帶薪年假、病假、婚假、產(chǎn)假等福利政策及實際享受情況。（五）獎懲情況1.獎勵記錄：獲得的公司內(nèi)部獎勵、上級表彰、行業(yè)獎項等，包括獎勵名稱、獎勵時間、獎勵原因等。2.處罰記錄：受到的公司內(nèi)部紀(jì)律處分、警告、罰款、解除勞動合同等處罰情況，包括處罰原因、處罰時間、處罰決定等。（六）勞動合同及離職手續(xù)1.勞動合同文本：原人員與公司簽訂的勞動合同原件或復(fù)印件。2.離職手續(xù)辦理記錄：離職申請、離職審批表、工作交接清單、離職證明等相關(guān)文件。（七）其他重要資料1.職業(yè)資格證書：原人員擁有的各類職業(yè)資格證書、專業(yè)技術(shù)職稱證書等。2.健康體檢報告：在職期間的年度健康體檢報告。3.其他相關(guān)材料：如個人述職報告、工作總結(jié)、培訓(xùn)總結(jié)、工作成果報告等對公司了解原人員工作情況有重要參考價值的資料。三、檔案收集與整理（一）收集渠道1.人力資源部門：負(fù)責(zé)收集原人員離職時提交的各類離職手續(xù)文件、工作交接清單等資料。2.各業(yè)務(wù)部門：在原人員離職后，及時將涉及該人員的業(yè)績考核資料、工作成果記錄、獎懲情況等相關(guān)材料移交至人力資源部門。3.財務(wù)部門：提供原人員的薪酬福利發(fā)放記錄等財務(wù)相關(guān)資料。4.行政部門：負(fù)責(zé)收集原人員的培訓(xùn)記錄、職業(yè)資格證書、健康體檢報告等資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)原人員檔案資料的收集工作，確保資料的及時、準(zhǔn)確、完整。2.收集的資料應(yīng)真實可靠，如有虛假信息，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.對于重要資料，應(yīng)收集原件；如無法提供原件，需提供經(jīng)相關(guān)部門或人員簽字確認(rèn)的復(fù)印件，并注明復(fù)印件與原件一致。（三）整理流程1.分類：人力資源部門收到各部門移交的檔案資料后，按照檔案內(nèi)容的類別進(jìn)行分類，如個人基本信息、工作經(jīng)歷、業(yè)績考核、薪酬福利、獎懲情況、勞動合同及離職手續(xù)、其他重要資料等。2.編號：為每一份檔案資料編制唯一的編號，以便于管理和查詢。編號應(yīng)遵循一定的編碼規(guī)則，例如按照年份+部門代碼+流水號的方式進(jìn)行編制。3.排序：對同一類別的檔案資料按照時間順序或重要程度進(jìn)行排序，確保檔案資料的邏輯性和連貫性。4.裝訂：將整理好的檔案資料進(jìn)行裝訂，一般采用A4紙規(guī)格，左側(cè)裝訂，確保裝訂牢固、整齊美觀。5.編目：編制檔案目錄，詳細(xì)列出每一份檔案資料的編號、名稱、日期、來源等信息，以便于快速查找和核對檔案內(nèi)容。四、檔案保管（一）保管方式1.紙質(zhì)檔案：設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防潮箱、防蟲藥等，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類存放。檔案柜應(yīng)定期進(jìn)行清潔和檢查，確保檔案存放環(huán)境干燥、通風(fēng)、防蟲、防火、防盜。2.電子檔案：建立電子檔案管理系統(tǒng)，將原人員檔案資料進(jìn)行數(shù)字化存儲。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，定期對電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。（二）保管期限1.長期保管：對于涉及原人員重要工作經(jīng)歷、關(guān)鍵業(yè)績數(shù)據(jù)、重大獎懲情況等具有長期參考價值的檔案資料，應(yīng)長期保管，保管期限不少于[X]年。2.定期銷毀：對于已過保管期限且無繼續(xù)保存價值的檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀前，應(yīng)編制銷毀清單，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，由專人負(fù)責(zé)實施銷毀，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。（三）檔案借閱與歸還1.借閱申請：公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員因工作需要查閱原人員檔案時，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱檔案名稱、借閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至人力資源部門。2.借閱審批：人力資源部門對借閱申請進(jìn)行審核，對于涉及公司機(jī)密或敏感信息的檔案，需經(jīng)公司保密管理部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。3.借閱登記：借閱人憑審批通過的《檔案借閱申請表》到檔案管理人員處辦理借閱登記手續(xù)，領(lǐng)取檔案資料。檔案管理人員應(yīng)詳細(xì)記錄借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、借閱時間、預(yù)計歸還時間等信息。4.借閱期限：借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前向人力資源部門提出申請并說明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。5.歸還要求：借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案資料，歸還時檔案管理人員應(yīng)對檔案資料進(jìn)行檢查，確保檔案資料完整無損、無涂改、無丟失等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時向借閱人核實并追究責(zé)任。（四）檔案保密1.保密責(zé)任：公司所有接觸原人員檔案的人員均負(fù)有保密責(zé)任，不得泄露檔案內(nèi)容。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，妥善保管檔案資料，防止檔案信息泄露。2.保密措施：檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入；檔案管理人員在工作期間應(yīng)妥善保管檔案資料，不得隨意放置或帶出檔案庫房；電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的用戶權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作電子檔案。3.違規(guī)處理：對于違反檔案保密規(guī)定的人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，如警告、罰款、解除勞動合同等；如因泄露檔案信息給公司造成損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。五、檔案查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.人力資源部門：有權(quán)查閱原人員的全部檔案資料，以便進(jìn)行人力資源管理、統(tǒng)計分析、離職審計等工作。2.公司領(lǐng)導(dǎo)：因工作需要，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，可查閱原人員的相關(guān)檔案資料。3.其他部門：因涉及工作交接、項目合作、法律糾紛等特殊情況，需查閱原人員檔案時，應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核，并報人力資源部門批準(zhǔn)后，方可查閱相關(guān)檔案資料。查閱范圍應(yīng)嚴(yán)格限定在與工作相關(guān)的內(nèi)容，不得查閱與工作無關(guān)的個人隱私信息。（二）查閱流程1.提出申請：查閱人填寫《檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱目的、查閱檔案名稱、查閱內(nèi)容等信息，提交至所在部門負(fù)責(zé)人。2.部門審核：所在部門負(fù)責(zé)人對查閱申請進(jìn)行審核，確認(rèn)查閱目的與工作相關(guān)且必要后，簽字批準(zhǔn)。3.提交審批：查閱人將經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的《檔案查閱申請表》提交至人力資源部門。4.審批通過：人力資源部門對查閱申請進(jìn)行再次審核，對于符合查閱權(quán)限和查閱流程的申請，報公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。5.查閱檔案：查閱人憑審批通過的《檔案查閱申請表》到檔案管理人員處辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員按照查閱申請?zhí)峁┫鄳?yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容，如需摘抄、復(fù)制相關(guān)信息，應(yīng)另行填寫《檔案信息摘抄/復(fù)制申請表》，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。6.查閱記錄：檔案管理人員應(yīng)對查閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱檔案名稱、查閱內(nèi)容等信息，以備查詢和追溯。（三）使用規(guī)定1.查閱人應(yīng)按照查閱目的合理使用檔案資料，不得將檔案資料用于其他非工作目的。2.如需對外提供原人員檔案資料，必須經(jīng)過公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度的規(guī)定進(jìn)行處理，確保檔案信息不被泄露。3.公司內(nèi)部各部門在使用原人員檔案資料時應(yīng)注意保護(hù)檔案資料的完整性和保密性，不得擅自修改、刪除或損壞檔案內(nèi)容。六、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立完善的原人員檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的電子化錄入、存儲、查詢、統(tǒng)計分析等功能。2.系統(tǒng)應(yīng)具備用戶權(quán)限管理功能，根據(jù)不同人員的工作職責(zé)和查閱權(quán)限，設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)訪問權(quán)限，確保檔案信息的安全。3.系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)功能，定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的異地存儲介質(zhì)上，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.人力資源部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)原人員檔案數(shù)據(jù)的錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，如有不一致情況，應(yīng)及時核對并更正。2.定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，及時錄入新產(chǎn)生的檔案資料，如原人員的晉升、調(diào)崗、獎懲等信息；同時，對已離職人員的檔案進(jìn)行標(biāo)注和清理，確保檔案數(shù)據(jù)的時效性和準(zhǔn)確性。3.建立數(shù)據(jù)質(zhì)量審核機(jī)制，對錄入和維護(hù)的數(shù)據(jù)進(jìn)行定期審核，發(fā)現(xiàn)問題及時進(jìn)行整改，確保檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)原人員檔案信息化管理系統(tǒng)的信息安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露等安全事件的發(fā)生。2.定期對系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞掃描和修復(fù)，及時更新系統(tǒng)安全補(bǔ)丁，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。3.對系統(tǒng)操作人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高操作人員的安全意識和操作技能，規(guī)范操作流程，防止因人為操作失誤導(dǎo)致信息安全事故。七、檔案統(tǒng)計與分析（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.人員基本情況統(tǒng)計：包括原人員的性別、年齡、學(xué)歷、入職時間、離職時間等分布情況。2.工作經(jīng)歷統(tǒng)計：統(tǒng)計原人員在不同崗位、不同部門的工作時間、工作變動情況等。3.業(yè)績考核統(tǒng)計：對原人員的績效考核結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計分析，如考核等級分布、績效指標(biāo)完成情況等。4.薪酬福利統(tǒng)計：統(tǒng)計原人員的薪酬水平、福利構(gòu)成、薪酬增長情況等。5.獎懲情況統(tǒng)計：對原人員的獎勵和處罰情況進(jìn)行統(tǒng)計，分析獎懲原因和分布規(guī)律。（二）分析方法1.趨勢分析：通過對原人員檔案數(shù)據(jù)的長期跟蹤和分析，了解公司人力資源流動、業(yè)績表現(xiàn)、薪酬福利等方面的發(fā)展趨勢，為公司人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃提供數(shù)據(jù)支持。2.對比分析：將不同時期、不同部門、不同崗位的原人員檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行對比分析，找出差異和問題，為公司人力資源管理決策提供參考依據(jù)。3.關(guān)聯(lián)分析：分析原人員檔案數(shù)據(jù)之間的內(nèi)在聯(lián)系，如工作業(yè)績與薪酬水平、培訓(xùn)經(jīng)歷與工作表現(xiàn)等之間的關(guān)系，為公司人力資源管理提供更有針對性的建議。（三）統(tǒng)計報表與報告1.定期編制原人員檔案統(tǒng)計報表，如月度、季度、年度統(tǒng)計報表等，直觀反映檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)計結(jié)果。統(tǒng)計報表應(yīng)包括圖表、數(shù)據(jù)表格等形式，內(nèi)容應(yīng)簡潔明了、重點突出。2.根據(jù)公司人力資源