科技檔案7項制度一、總則（一）目的為加強公司科技檔案管理，確保科技檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮科技檔案在公司科技創(chuàng)新、生產經營和管理決策中的作用，依據國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在科技活動中形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于科研項目、技術研發(fā)、產品設計、工藝改進、設備儀器等方面產生的文件、數據、圖表、圖紙、報告等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司科技檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負責歸口管理，確?？萍紮n案管理工作的規(guī)范化、標準化和科學化。2.完整準確原則各部門應確?？萍紮n案的形成過程完整、記錄準確，全面反映公司科技活動的真實情況。3.有效利用原則充分挖掘科技檔案的價值，積極為公司科研生產、技術創(chuàng)新、經營管理等提供有效服務，提高公司的綜合效益。4.安全保密原則嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，確?？萍紮n案的安全，防止科技檔案的泄露、丟失和損壞。二、科技檔案收集制度（一）收集范圍1.科研項目檔案包括項目立項申請、可行性研究報告、項目計劃任務書、項目實施方案、研究實驗記錄、測試報告、技術總結、成果鑒定材料、專利申請文件等。2.技術研發(fā)檔案涵蓋技術研發(fā)過程中的各種技術文檔，如設計圖紙、技術規(guī)范、工藝流程、技術創(chuàng)新記錄、技術交流材料等。3.產品設計檔案包含產品設計任務書、設計圖紙、設計計算書、產品說明書、產品質量檢驗報告等。4.工藝改進檔案涉及工藝改進方案、工藝流程圖、工藝操作規(guī)程、工藝驗證報告等。5.設備儀器檔案包括設備儀器的購置申請、合同協議、安裝調試記錄、操作規(guī)程、維護保養(yǎng)記錄、故障維修記錄、報廢處理文件等。6.其他科技檔案如科技會議文件、技術合同、知識產權文件、科技獎勵申報材料等。（二）收集要求1.明確責任各部門應指定專人負責科技檔案的收集工作，確保檔案收集工作的及時性和準確性。2.及時收集在科技活動開展過程中，相關人員應及時將形成的科技文件材料收集齊全，并按照規(guī)定的時間和要求移交檔案管理部門。3.保證質量收集的科技檔案應內容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全，確保檔案的真實性和有效性。（三）收集流程1.項目負責人或業(yè)務人員在科技活動結束后，對形成的科技文件材料進行整理和初步分類。2.將整理好的科技檔案提交本部門檔案收集責任人進行審核。3.部門檔案收集責任人審核無誤后，填寫《科技檔案移交清單》，并在規(guī)定時間內將檔案移交至公司檔案管理部門。4.檔案管理部門對接收的科技檔案進行核對和驗收，如發(fā)現問題及時與移交部門溝通解決。三、科技檔案整理制度（一）整理原則1.遵循科技檔案形成規(guī)律，保持科技檔案之間的有機聯系。2.便于保管和利用，按照科技檔案的類別、項目、時間等進行科學分類和編號。（二）分類方法1.按項目分類以科研項目、技術研發(fā)項目、產品設計項目等為單位，將項目相關的科技檔案集中在一起進行整理。2.按類別細分在每個項目下，再按照文件材料的性質和用途進行細分，如科研項目可分為立項文件、研究過程文件、成果文件等；產品設計項目可分為設計前期文件、設計文件、設計變更文件等。（三）編號規(guī)則1.項目編號采用統(tǒng)一的項目編號規(guī)則，對每個科研項目、技術研發(fā)項目、產品設計項目等進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。2.文件編號在項目編號的基礎上，對項目內的各類文件進行編號，編號應體現文件的類別、順序等信息，便于查找和管理。（四）裝訂要求1.對紙張規(guī)格不一致、破損或折疊的文件材料進行修整，使其規(guī)格統(tǒng)一、頁面平整。2.采用線裝或膠裝等方式進行裝訂，確保裝訂牢固、整齊美觀，便于翻閱和保存。（五）編目要求1.編制科技檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內容。2.對重要的科技檔案應編寫卷內備考表，注明卷內文件材料的數量、整理情況、缺損情況等。四、科技檔案保管制度（一）保管場所1.公司應設立專門的科技檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確?？萍紮n案的安全保管。2.庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等。（二）保管方式1.按照科技檔案的類別、項目、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。2.對紙質科技檔案應采用檔案密集架存放，對電子科技檔案應進行備份存儲，并建立相應的存儲管理制度。（三）保管期限1.根據科技檔案的重要程度和利用價值，確定不同科技檔案的保管期限，保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的科技檔案主要包括具有重要歷史價值、對公司發(fā)展具有重大影響的科研項目檔案、技術創(chuàng)新成果檔案等；長期保管的科技檔案一般為10年以上，主要包括一般性的科研項目檔案、技術文件等；短期保管的科技檔案為10年以下，主要包括臨時性的科技活動文件等。（四）定期檢查1.檔案管理部門應定期對科技檔案進行檢查，檢查內容包括檔案的保管狀況、數量變化、利用情況等。2.對檢查中發(fā)現的問題應及時采取措施進行處理，如對破損的檔案進行修復、對霉變的檔案進行消毒處理等。（五）安全保密措施1.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，檔案管理人員應遵守庫房管理制度，確保庫房安全。2.對涉及公司機密的科技檔案，應采取加密存儲、專人保管、限制查閱等保密措施，防止檔案信息泄露。五、科技檔案借閱制度（一）借閱范圍1.因公司科研生產、技術創(chuàng)新、經營管理等工作需要，經批準可以借閱科技檔案。2.外單位因合作、交流等需要查閱公司科技檔案的，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（二）借閱審批1.公司內部人員借閱科技檔案，應填寫《科技檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、用途、借閱期限等，經所在部門負責人審核簽字后，報檔案管理部門審批。2.外單位人員借閱公司科技檔案，應提前向公司提出書面申請，說明查閱目的、范圍和時間等，經公司主管領導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并辦理相關登記手續(xù)。（三）借閱期限1.一般科技檔案的借閱期限為[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.對涉及公司核心機密的科技檔案，借閱期限應嚴格控制，原則上不超過[X]個工作日。（四）借閱要求1.借閱人員應愛護科技檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、拆散、轉借或擅自復制。2.借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內歸還檔案，如因特殊原因不能按時歸還，應提前向檔案管理部門說明情況。3.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應認真核對檔案的完整性和準確性，如發(fā)現問題應及時查明原因并追究責任。六、科技檔案利用制度（一）利用方式1.提供查閱服務檔案管理部門應根據公司科研生產、技術創(chuàng)新、經營管理等工作需要，及時為相關人員提供科技檔案的查閱服務。2.開展檔案編研對科技檔案進行整理、分析和研究，編寫專題資料、大事記、年鑒等編研材料，為公司領導決策和各部門工作提供參考依據。3.舉辦檔案展覽定期舉辦科技檔案展覽，展示公司的科技成果和發(fā)展歷程，增強員工的科技意識和榮譽感。（二）利用流程1.查閱利用公司內部人員查閱科技檔案，應按照借閱制度辦理借閱手續(xù)；外單位人員查閱科技檔案，應按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，并在檔案管理部門指定的地點查閱。2.編研利用檔案管理部門根據公司實際需求，制定編研計劃，組織人員開展編研工作。編研成果應經審核后，按照規(guī)定進行發(fā)布和利用。3.展覽利用檔案管理部門負責策劃和組織科技檔案展覽活動，展覽內容應經審核后，按照規(guī)定進行展示和宣傳。（三）效果評估1.定期對科技檔案的利用效果進行評估，評估內容包括利用人次、利用目的、利用反饋等。2.根據評估結果，總結經驗教訓，不斷改進科技檔案管理工作，提高科技檔案的利用效率和質量。七、科技檔案鑒定與銷毀制度（一）鑒定原則1.以國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準為依據，結合公司實際情況，對科技檔案進行科學鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準確判定科技檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立科技檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門專家和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對科技檔案進行定期鑒定和不定期抽查鑒定。（三）鑒定內容1.檔案的完整性和準確性檢查科技檔案是否齊全、完整，記錄是否準確、清晰。2.檔案的保存價值根據科技檔案的重要程度、利用價值、歷史意義等，評估其保存價值。3.檔案的保管期限根據鑒定結果，確定科技檔案的保管期限是否合理，是否需要調整。（四）銷毀程序1.經鑒定確無保存價值的科技檔案，由檔案管理部門填寫《科技檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、數量、銷毀原因等，報公司主管領導審批。2.審批通過后，檔案管理部門應指定專人負責銷毀工作，并在銷毀現場進行監(jiān)銷。銷毀過