會(huì)計(jì)制度檔案盒總則目的為加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)制度檔案的管理，確保會(huì)計(jì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于查閱和使用，特制定本規(guī)范。適用范圍本規(guī)范適用于公司所有涉及會(huì)計(jì)制度檔案的部門和人員，包括但不限于財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門、檔案管理部門等。定義1.會(huì)計(jì)制度檔案：指公司在會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、憑證、報(bào)表、賬簿等資料。2.檔案盒：用于存放會(huì)計(jì)制度檔案的專用容器，應(yīng)具備一定的強(qiáng)度和密封性，以保護(hù)檔案不受損壞和丟失。會(huì)計(jì)制度檔案的分類與編號(hào)分類原則會(huì)計(jì)制度檔案應(yīng)按照形成時(shí)間、內(nèi)容性質(zhì)、保管期限等因素進(jìn)行分類，確保分類清晰、便于管理。具體分類1.會(huì)計(jì)憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片等。3.財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表及附注等。4.其他類：銀行對(duì)賬單、稅務(wù)申報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。編號(hào)規(guī)則為便于檔案的查找和管理，對(duì)會(huì)計(jì)制度檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，采用數(shù)字與字母相結(jié)合的方式。例如：1.會(huì)計(jì)憑證類：以“KZ”開頭，后跟年份、月份及憑證序號(hào)，如“KZ202301001”表示2023年1月第1號(hào)會(huì)計(jì)憑證。2.會(huì)計(jì)賬簿類：以“ZB”開頭，再依次為賬簿類型代碼、年份，如“ZBZ12023”表示2023年的總賬。3.財(cái)務(wù)報(bào)告類：以“BG”開頭，加上年份、報(bào)告期別，如“BG2023Y”表示2023年度財(cái)務(wù)報(bào)告。4.其他類：以“QT”開頭，按檔案性質(zhì)和時(shí)間順序編號(hào)，如“QT20230301”表示2023年3月的一份其他類檔案。會(huì)計(jì)制度檔案的收集與整理收集要求1.各部門應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)將本部門產(chǎn)生的會(huì)計(jì)制度檔案移交至檔案管理部門。2.移交的檔案應(yīng)確保內(nèi)容完整、手續(xù)齊全，如有缺失或損壞應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充或修復(fù)。整理步驟1.核對(duì)檔案的編號(hào)、日期、內(nèi)容等信息，確保準(zhǔn)確無誤。2.去除檔案中的金屬物，如訂書釘、回形針等，防止損壞檔案。3.按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行排序，同一類別的檔案應(yīng)按照時(shí)間先后順序排列。4.對(duì)每份檔案進(jìn)行編目，填寫檔案目錄表，包括編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。會(huì)計(jì)制度檔案的裝訂與裝盒裝訂要求1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按照編號(hào)順序裝訂成冊(cè)，每冊(cè)厚度應(yīng)適中，一般不超過2厘米。2.裝訂時(shí)應(yīng)使用棉線在左上角裝訂，確保牢固整齊。3.在憑證封面應(yīng)填寫年度、月份、憑證種類、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)、會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人員簽章等信息。裝盒規(guī)范1.將整理好的會(huì)計(jì)制度檔案裝入檔案盒，并在檔案盒正面和側(cè)面標(biāo)注檔案類別、編號(hào)、年度等信息。2.檔案盒內(nèi)應(yīng)放置檔案目錄表，便于查找檔案。3.對(duì)于厚度較大的檔案，可分冊(cè)裝訂并分別裝入檔案盒，但應(yīng)在檔案盒上注明分冊(cè)情況。會(huì)計(jì)制度檔案的保管保管期限1.會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿等主要會(huì)計(jì)檔案的保管期限為30年。2.月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告的保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)報(bào)告的保管期限為永久。3.其他類會(huì)計(jì)制度檔案的保管期限根據(jù)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，保持庫房干燥、通風(fēng)、溫度適宜，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防、防盜、防蟲、防潮等設(shè)施，確保檔案安全。3.檔案應(yīng)分類存放，不同類別的檔案之間應(yīng)保持一定的間距，便于查找和管理。保管人員職責(zé)1.檔案保管人員應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)制度檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的完整性和安全性。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，保持庫房整潔衛(wèi)生。會(huì)計(jì)制度檔案的查閱與借閱查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會(huì)計(jì)制度檔案時(shí)，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)制度檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫房。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換等。借閱規(guī)定1.外單位人員因特殊原因需要借閱公司會(huì)計(jì)制度檔案時(shí)，應(yīng)持單位介紹信，填寫《會(huì)計(jì)制度檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案保管人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。會(huì)計(jì)制度檔案的銷毀銷毀條件1.保管期滿的會(huì)計(jì)制度檔案，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的，可以按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.對(duì)于涉及未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)檔案，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。銷毀程序1.由檔案管理部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等組成鑒定小組，對(duì)擬銷毀的會(huì)計(jì)制度檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，并編制《會(huì)計(jì)制度檔案銷毀清冊(cè)》。2.《會(huì)計(jì)制度檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)包括檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限、銷毀原因等信息。3.將《會(huì)計(jì)制度檔案銷毀清冊(cè)》報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀工作，銷毀時(shí)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)