應(yīng)急檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司應(yīng)急管理工作，規(guī)范應(yīng)急檔案管理，確保應(yīng)急檔案的完整性、準(zhǔn)確性和時(shí)效性，有效發(fā)揮應(yīng)急檔案在應(yīng)對(duì)突發(fā)事件中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在應(yīng)急管理活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則應(yīng)急檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)歸口管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則應(yīng)急檔案應(yīng)如實(shí)反映應(yīng)急管理活動(dòng)的全過(guò)程，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容真實(shí)，不得弄虛作假。3.及時(shí)歸檔原則應(yīng)急管理活動(dòng)中形成的各類文件材料應(yīng)及時(shí)整理歸檔，不得積壓或延誤。4.便于利用原則應(yīng)急檔案的整理和保管應(yīng)便于查閱和利用，以滿足應(yīng)急處置、事后總結(jié)評(píng)估等工作的需要。二、應(yīng)急檔案的分類與歸檔范圍（一）應(yīng)急預(yù)案類1.綜合應(yīng)急預(yù)案公司應(yīng)對(duì)各類突發(fā)事件的總體預(yù)案，包括應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)、應(yīng)急響應(yīng)程序、應(yīng)急資源保障等內(nèi)容。2.專項(xiàng)應(yīng)急預(yù)案針對(duì)某一類特定突發(fā)事件制定的專項(xiàng)預(yù)案，如火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案、地震應(yīng)急預(yù)案、生產(chǎn)安全事故應(yīng)急預(yù)案等。3.現(xiàn)場(chǎng)處置方案針對(duì)具體場(chǎng)所、設(shè)備或崗位制定的應(yīng)急處置措施，如某車間火災(zāi)現(xiàn)場(chǎng)處置方案、某設(shè)備故障現(xiàn)場(chǎng)處置方案等。（二）應(yīng)急管理工作文件類1.應(yīng)急管理工作規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)公司及各部門制定的應(yīng)急管理工作年度規(guī)劃、季度計(jì)劃、年度總結(jié)等文件。2.應(yīng)急管理工作會(huì)議紀(jì)要記錄應(yīng)急管理工作會(huì)議討論內(nèi)容和決策事項(xiàng)的紀(jì)要文件。3.應(yīng)急管理工作通知、通報(bào)公司發(fā)布的關(guān)于應(yīng)急管理工作的通知、通報(bào)等文件。（三）應(yīng)急資源管理文件類1.應(yīng)急物資儲(chǔ)備清單詳細(xì)記錄公司儲(chǔ)備的各類應(yīng)急物資的名稱、數(shù)量、存放地點(diǎn)、保質(zhì)期等信息的清單。2.應(yīng)急物資采購(gòu)、發(fā)放、使用記錄應(yīng)急物資的采購(gòu)合同、發(fā)票，發(fā)放記錄以及使用情況記錄等文件。3.應(yīng)急救援設(shè)備清單及維護(hù)保養(yǎng)記錄公司配備的應(yīng)急救援設(shè)備的清單，以及設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃、記錄等文件。（四）應(yīng)急演練文件類1.應(yīng)急演練方案每次應(yīng)急演練制定的詳細(xì)方案，包括演練目的、內(nèi)容、步驟、參與人員等。2.應(yīng)急演練記錄演練過(guò)程中的照片、視頻、文字記錄等，反映演練的實(shí)際情況。3.應(yīng)急演練總結(jié)報(bào)告對(duì)演練效果進(jìn)行評(píng)估和總結(jié)的報(bào)告，提出改進(jìn)措施和建議。（五）突發(fā)事件應(yīng)急處置文件類1.突發(fā)事件報(bào)告事件發(fā)生時(shí)，現(xiàn)場(chǎng)人員或相關(guān)部門向上級(jí)報(bào)告事件情況的文件，包括事件發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、經(jīng)過(guò)、影響等。2.突發(fā)事件應(yīng)急處置記錄應(yīng)急處置過(guò)程中的指揮調(diào)度記錄、救援行動(dòng)記錄、現(xiàn)場(chǎng)勘查記錄等文件。3.突發(fā)事件調(diào)查處理報(bào)告對(duì)突發(fā)事件進(jìn)行調(diào)查分析，查明原因、認(rèn)定責(zé)任、提出處理意見(jiàn)和整改措施的報(bào)告。（六）應(yīng)急培訓(xùn)文件類1.應(yīng)急培訓(xùn)計(jì)劃公司制定的年度應(yīng)急培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、對(duì)象、時(shí)間、方式等。2.應(yīng)急培訓(xùn)教材、課件用于應(yīng)急培訓(xùn)的教材、課件等資料。3.應(yīng)急培訓(xùn)記錄培訓(xùn)過(guò)程中的簽到表、考核成績(jī)等記錄文件。三、應(yīng)急檔案的收集與整理（一）收集要求1.明確責(zé)任主體各部門負(fù)責(zé)收集本部門在應(yīng)急管理活動(dòng)中形成的文件材料，并及時(shí)移交公司綜合管理部門。2.定期收集各部門應(yīng)定期（每月或每季度）將收集的文件材料移交綜合管理部門，確保檔案的及時(shí)歸檔。3.主動(dòng)收集綜合管理部門應(yīng)主動(dòng)跟蹤應(yīng)急管理工作進(jìn)展，及時(shí)收集相關(guān)文件材料，避免遺漏重要信息。（二）整理要求1.分類整理按照本制度規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類整理，確保檔案類別清晰、層次分明。2.編號(hào)編目為每份檔案編制唯一的編號(hào)，并進(jìn)行編目，注明檔案的名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息，便于查找和管理。3.裝訂成冊(cè)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保文件整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存。四、應(yīng)急檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.專用庫(kù)房公司應(yīng)設(shè)立專用的應(yīng)急檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.溫濕度控制庫(kù)房?jī)?nèi)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，按照編號(hào)順序排列，便于查找。2.電子檔案保管電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。同時(shí)，建立電子檔案索引目錄，便于快速檢索。（三）保管期限1.永久保管涉及公司應(yīng)急管理工作重大決策、重要事件記錄、長(zhǎng)期保存有價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管其他應(yīng)急檔案根據(jù)其重要程度和使用頻率，確定保管期限為10年或30年。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（四）檔案鑒定1.定期鑒定公司每年組織對(duì)應(yīng)急檔案進(jìn)行一次鑒定，由綜合管理部門牽頭，各相關(guān)部門參與，對(duì)檔案的保管價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，綜合判斷檔案是否具有保存價(jià)值。對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，填寫檔案銷毀審批表，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。五、應(yīng)急檔案的利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則應(yīng)急檔案的利用應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，不得損害公司利益和他人合法權(quán)益。2.按需利用原則根據(jù)應(yīng)急處置、事后總結(jié)評(píng)估等工作的實(shí)際需要，合理提供檔案利用服務(wù)。3.嚴(yán)格審批原則查閱、借閱應(yīng)急檔案應(yīng)履行嚴(yán)格的審批手續(xù)，確保檔案的安全。（二）利用方式1.查閱因工作需要查閱應(yīng)急檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。查閱時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。2.借閱如需借閱應(yīng)急檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、綜合管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失。（三）利用記錄綜合管理部門應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行記錄，包括查閱或借閱時(shí)間、人員、內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息，以便跟蹤檔案的流向和使用情況。六、應(yīng)急檔案的信息化管理（一）建立應(yīng)急檔案管理系統(tǒng)公司應(yīng)建立應(yīng)急檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)應(yīng)急檔案的數(shù)字化管理。通過(guò)系統(tǒng)錄入檔案信息，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索、借閱審批、統(tǒng)計(jì)分析等功能。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.及時(shí)錄入檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將整理好的應(yīng)急檔案信息錄入管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期維護(hù)定期對(duì)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，更新檔案的保管期限、利用情況等信息，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的時(shí)效性。（三）安全管理1.權(quán)限設(shè)置對(duì)應(yīng)急檔案管理系統(tǒng)設(shè)置不同的用戶權(quán)限，根據(jù)人員職責(zé)和工作需要，授予相應(yīng)的查閱、錄入、修改等權(quán)限，確保數(shù)據(jù)安全。2.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全的位置。同時(shí)，制定數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.定期檢查公司綜合管理部門定期對(duì)應(yīng)急檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、利用等情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.專項(xiàng)檢查針對(duì)應(yīng)急管理工作中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)或存在的突出問(wèn)題，組織專項(xiàng)檢查，確保應(yīng)急檔案管理工作規(guī)范有序。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立考核指標(biāo)制定應(yīng)急檔案管理工作考核指標(biāo)體系，包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、時(shí)效性、利用效率等方面，對(duì)各部