檔案室機(jī)要制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室機(jī)要文件的管理，確保機(jī)要文件的安全、完整、保密，提高機(jī)要文件的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門涉及機(jī)要文件的管理與使用。（三）基本原則1.安全保密原則：機(jī)要文件的管理必須確保文件內(nèi)容不泄露，防止文件丟失、被盜、篡改等情況發(fā)生。2.規(guī)范管理原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和方法進(jìn)行機(jī)要文件的收集、整理、歸檔、保管、借閱、傳遞等操作，確保管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.高效利用原則：在確保安全保密的前提下，充分發(fā)揮機(jī)要文件的作用，提高文件的利用效率，為公司的決策和業(yè)務(wù)工作提供有力支持。二、檔案室機(jī)要文件的范圍（一）上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的涉及公司重要決策、工作部署、人事任免等具有機(jī)密性的文件。（二）公司內(nèi)部形成的涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、重要會(huì)議紀(jì)要等具有保密價(jià)值的文件。（三）其他需要作為機(jī)要文件管理的文件。三、檔案室機(jī)要文件的管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案室機(jī)要文件管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)機(jī)要文件的收集、整理、歸檔、保管等日常管理工作。3.負(fù)責(zé)機(jī)要文件的借閱、傳遞等服務(wù)工作，并對(duì)借閱和傳遞情況進(jìn)行登記和跟蹤。4.負(fù)責(zé)檔案室的安全防范工作，確保機(jī)要文件的安全。5.定期對(duì)機(jī)要文件進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保文件的完整性。（二）文件產(chǎn)生部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門機(jī)要文件的形成、收集和整理工作，并及時(shí)移交檔案室。2.按照規(guī)定的程序和要求，填寫機(jī)要文件借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。3.負(fù)責(zé)對(duì)本部門人員進(jìn)行機(jī)要文件保密教育，確保人員了解并遵守機(jī)要文件管理制度。（三）借閱人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守機(jī)要文件管理制度，不得擅自將機(jī)要文件轉(zhuǎn)借他人或帶出規(guī)定的使用范圍。2.妥善保管借閱文件，不得在文件上涂改、標(biāo)記、損壞，如有損壞應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案室。3.按時(shí)歸還借閱文件，如需延期使用，應(yīng)辦理延期手續(xù)。四、檔案室機(jī)要文件的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)機(jī)要文件的收集工作，確保文件及時(shí)、完整地收集到本部門。2.對(duì)于上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的機(jī)要文件，應(yīng)在文件收到后[X]個(gè)工作日內(nèi)移交檔案室。3.公司內(nèi)部形成的機(jī)要文件，應(yīng)在文件定稿后[X]個(gè)工作日內(nèi)移交檔案室。（二）整理1.檔案室對(duì)收集到的機(jī)要文件進(jìn)行分類整理，按照文件的來源、內(nèi)容、時(shí)間等因素進(jìn)行編號(hào)、編目。2.機(jī)要文件應(yīng)按照類別進(jìn)行裝訂，確保文件整齊、牢固。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引和目錄。五、檔案室機(jī)要文件的歸檔（一）歸檔要求1.機(jī)要文件應(yīng)按照年度、類別、保管期限等進(jìn)行分類歸檔，便于查找和利用。2.歸檔文件應(yīng)填寫歸檔登記表，注明文件名稱、編號(hào)、日期、來源、保管期限等信息。3.對(duì)于重要的機(jī)要文件，應(yīng)建立專門的檔案盒或檔案柜進(jìn)行存放，并標(biāo)注清晰的標(biāo)識(shí)。（二）保管期限1.機(jī)要文件的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的文件包括公司的重要?dú)v史資料、涉及公司核心利益的文件等。3.長期保管的文件包括公司的重要業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)報(bào)表等，保管期限為[X]年。4.短期保管的文件包括一般性的工作文件、臨時(shí)性的資料等，保管期限為[X]年。六、檔案室機(jī)要文件的保管（一）保管環(huán)境1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全設(shè)施，確保機(jī)要文件的安全保管。2.檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管方式1.機(jī)要文件應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和保管期限進(jìn)行排列。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存放在不同介質(zhì)和地點(diǎn)。（三）定期清查1.檔案室應(yīng)定期對(duì)機(jī)要文件進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括文件的數(shù)量、完整性及保管情況等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)處理，并記錄清查結(jié)果。七、檔案室機(jī)要文件的借閱（一）借閱范圍1.因工作需要，公司內(nèi)部人員可以借閱機(jī)要文件。未經(jīng)批準(zhǔn)，外部人員不得借閱。2.借閱機(jī)要文件應(yīng)嚴(yán)格控制在工作所需的范圍內(nèi)，不得超量借閱。（二）借閱程序1.借閱人員填寫機(jī)要文件借閱申請(qǐng)表，注明借閱文件名稱、借閱目的、借閱時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，交檔案室審核。3.檔案室審核通過后，辦理借閱手續(xù)，借閱人員簽字確認(rèn)，并領(lǐng)取借閱文件。（三）借閱期限1.機(jī)要文件的借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期使用，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。2.對(duì)于重要的機(jī)要文件，借閱期限應(yīng)根據(jù)文件的保密要求和工作需要進(jìn)行確定。（四）歸還要求1.借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還借閱文件，不得逾期。如遇特殊情況需要延期，應(yīng)提前向檔案室說明原因，并辦理延期手續(xù)。2.歸還文件時(shí)，借閱人員應(yīng)確保文件的完整性和保密性，不得在文件上留下任何標(biāo)記或損壞。檔案室應(yīng)對(duì)歸還的文件進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)處理。八、檔案室機(jī)要文件的傳遞（一）傳遞方式1.機(jī)要文件的傳遞應(yīng)采用安全可靠的方式，如專人送達(dá)、機(jī)要通信、加密電子郵件等。2.對(duì)于絕密級(jí)文件，應(yīng)采用專人送達(dá)的方式進(jìn)行傳遞，確保文件安全。（二）傳遞程序1.傳遞機(jī)要文件時(shí)，應(yīng)填寫機(jī)要文件傳遞登記表，注明文件名稱、編號(hào)、傳遞時(shí)間及接收人等信息。2.傳遞人員應(yīng)將文件密封包裝，并在封口處加蓋密封章或簽字確認(rèn)。3.接收人員收到文件后，應(yīng)在傳遞登記表上簽字確認(rèn)，并對(duì)文件進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與傳遞人員聯(lián)系。（三）傳遞安全1.傳遞機(jī)要文件的人員應(yīng)具備保密意識(shí)和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守傳遞規(guī)定，確保文件安全。2.在傳遞過程中，如遇文件丟失、被盜、損壞等情況，傳遞人員應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案室，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。九、檔案室機(jī)要文件的保密措施（一）人員管理1.檔案室工作人員應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審查和保密培訓(xùn)，具備良好的保密意識(shí)和職業(yè)道德。2.與機(jī)要文件管理相關(guān)的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。（二）環(huán)境管理1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的區(qū)域，與其他區(qū)域進(jìn)行物理隔離，防止無關(guān)人員進(jìn)入。2.檔案室應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)檔案室的出入情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。（三）文件管理1.機(jī)要文件應(yīng)嚴(yán)格按照保密級(jí)別進(jìn)行分類管理，不同保密級(jí)別的文件應(yīng)存放在不同的區(qū)域。2.對(duì)機(jī)要文件的查閱、借閱、傳遞等操作應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，以便追溯和查詢。（四）保密教育1.公司應(yīng)定期組織機(jī)要文件保密教育活動(dòng)，提高員工的保密意識(shí)和防范能力。2.對(duì)涉及機(jī)要文件管理的人員進(jìn)行定期的保密培訓(xùn)，確保其熟悉保密制度和操作流程。十、檔案室機(jī)要文件的銷毀（一）銷毀范圍1.超過保管期限且已無保存價(jià)值的機(jī)要文件。2.因工作失誤或其他原因形成的重復(fù)、多余、錯(cuò)誤的機(jī)要文件。3.經(jīng)鑒定需要銷毀的其他機(jī)要文件。（二）銷毀程序1.檔案室定期對(duì)機(jī)要文件進(jìn)行清理，提出銷毀意見，填寫機(jī)要文件銷毀申請(qǐng)表，注明文件名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案室組織專人對(duì)機(jī)要文件進(jìn)行銷毀，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、文件名稱