項目管理檔案制度一、總則（一）目的為加強公司項目管理檔案工作，確保項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，為公司項目決策、運營管理、經驗總結及知識傳承提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有項目的檔案管理，包括但不限于工程項目、研發(fā)項目、營銷項目、管理咨詢項目等各類項目從啟動至結束全過程中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數據等。（三）基本原則1.真實性原則：項目檔案應如實反映項目建設和管理過程中的實際情況，確保檔案內容真實可靠。2.完整性原則：全面收集項目各個階段、各個環(huán)節(jié)形成的各類文件資料，保證檔案的完整性。3.系統(tǒng)性原則：按照項目的內在聯(lián)系和形成規(guī)律，對檔案進行科學分類、整理和編目，保持檔案的系統(tǒng)性。4.規(guī)范性原則：檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管和利用等工作應遵循國家法律法規(guī)、行業(yè)標準及公司相關規(guī)定，確保檔案管理工作規(guī)范有序。5.保密性原則：對于涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等敏感信息的項目檔案，應嚴格按照公司保密制度進行管理，防止信息泄露。二、管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司項目管理檔案管理制度，并組織實施和監(jiān)督檢查。2.指導、協(xié)調各項目部門的檔案收集、整理、歸檔工作，提供檔案管理業(yè)務培訓和咨詢服務。3.集中統(tǒng)一管理公司項目檔案，建立項目檔案數據庫，確保檔案的安全存儲和有效利用。4.定期對項目檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的質量和價值。5.參與公司重大項目的驗收工作，審查項目檔案的完整性和準確性。（二）項目部門職責1.負責本部門項目檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保項目檔案的及時、準確和完整。2.明確本部門項目檔案管理的責任人，負責督促和指導項目團隊成員做好文件資料的收集和整理工作。3.在項目實施過程中，按照檔案管理要求，規(guī)范文件資料的形成和積累，確保文件格式統(tǒng)一、內容清晰、簽字齊全。4.及時向檔案管理部門移交項目檔案，配合檔案管理部門做好項目檔案的整理、編目、數字化等工作。（三）項目負責人職責1.對項目檔案工作負總責，將項目檔案管理納入項目整體工作計劃，確保項目檔案工作與項目建設同步進行。2.協(xié)調項目各參與方之間的檔案管理工作，明確各方在檔案收集、整理、歸檔等方面的職責和分工。3.審核項目檔案的完整性和準確性，對重要文件資料進行把關，確保檔案能夠真實反映項目實際情況。4.負責組織項目檔案的驗收工作，確保項目檔案符合歸檔要求后向檔案管理部門移交。三、檔案的形成與收集（一）文件資料的形成要求1.項目文件資料應使用耐久性強的書寫材料和符合檔案管理要求的紙張，字跡應清晰、工整，簽字蓋章齊全。2.電子文件應采用通用格式，確保能夠長期有效保存，并按照公司電子文件管理規(guī)定進行命名、存儲和備份。3.項目文件資料應注明形成日期、來源、責任者等信息，確保文件的可追溯性。（二）文件資料的收集范圍1.項目前期文件：包括項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目規(guī)劃設計文件等。2.項目實施過程文件：工程類項目：施工圖紙、施工組織設計、技術交底、工程變更通知、工程質量檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、材料設備采購合同及清單、工程進度報表等。研發(fā)類項目：項目研發(fā)計劃、實驗記錄、測試報告、技術文檔、知識產權相關文件（如專利申請文件、軟件著作權登記文件等）。營銷類項目：市場調研報告、營銷策劃方案、廣告宣傳資料、銷售合同、客戶信息資料等。管理咨詢類項目：咨詢項目合同、咨詢報告、調研數據、項目實施記錄等。3.項目驗收文件：項目驗收申請報告、驗收報告、驗收意見、項目總結報告等。4.項目運營與維護文件：項目運行記錄、維護計劃、維修記錄、用戶反饋等。（三）文件資料的收集流程1.項目團隊成員應按照各自職責，及時收集項目工作中產生的文件資料，并定期進行整理和匯總。2.項目部門檔案責任人應定期對項目團隊成員收集的文件資料進行檢查和審核，確保文件資料的完整性和準確性。3.在項目重要節(jié)點或階段結束后，項目部門應及時將整理好的文件資料移交至檔案管理部門。移交時，應填寫《項目檔案移交清單》，雙方簽字確認。四、檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循項目文件資料的形成規(guī)律和內在聯(lián)系，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案的管理效率和服務質量。（二）分類方法1.工程項目：可按照項目前期文件、設計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等類別進行分類，再根據項目具體情況進一步細分二級、三級類目。2.研發(fā)項目：可分為項目立項文件、研究開發(fā)文件、測試驗證文件、知識產權文件、項目驗收文件等類別。3.營銷項目：可分為市場調研文件、營銷策劃文件、宣傳推廣文件、銷售業(yè)務文件、客戶關系管理文件等類別。4.管理咨詢項目：可分為項目合同文件、咨詢工作文件、項目成果文件等類別。（三）歸檔要求1.項目檔案應按照分類方案進行組卷，每卷厚度適中，一般不超過20mm。2.卷內文件應按照排列順序依次編寫頁號，頁號編寫應連續(xù)、準確。3.卷內文件應編制目錄，目錄應包括文件編號、責任者、文件題名、日期、頁號等內容，目錄應清晰、準確。4.項目檔案應裝訂整齊，采用三孔一線或膠裝方式，確保檔案的牢固和美觀。5.歸檔的項目檔案應編制檔號，檔號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案管理和檢索。檔號編制規(guī)則如下：全宗號：公司檔案管理部門統(tǒng)一編制，代表公司檔案全宗。項目代號：按照公司項目編號規(guī)則編制，代表具體項目。類別號：根據項目檔案分類方案編制，代表檔案所屬類別。年度號：文件形成年度，采用公元紀年，四位數字表示。案卷號：按照檔案整理順序依次編號，三位數字表示。件號：卷內文件的順序號，三位數字表示。（四）整理與歸檔流程1.檔案管理部門收到項目部門移交的文件資料后，應按照整理原則和分類方法進行初步審核。2.對審核合格的文件資料進行系統(tǒng)整理，包括分類、組卷、編目、裝訂等工作。3.將整理好的項目檔案進行歸檔，填寫《項目檔案歸檔登記表》，注明檔案名稱、檔號、保管期限、歸檔日期等信息。4.將歸檔后的項目檔案按照保管期限和類別分別存放，建立檔案存放索引，便于查找和利用。五、檔案的保管與保護（一）保管場所1.公司應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、消防器材、防蟲藥品、溫濕度計等，并定期進行檢查和維護。（二）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的項目檔案，應列為永久保管。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的項目檔案，保管期限為10年至50年。3.短期保管：凡是反映公司短期工作活動，在較短時間內對公司工作有參考價值的項目檔案，保管期限為1年至10年。（三）檔案的定期檢查1.檔案管理部門應定期對項目檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查，重點檢查檔案的保管狀況、完整性、準確性等。2.在檢查過程中，如發(fā)現檔案有破損、褪色、霉變等情況，應及時采取修復、復制等措施進行處理，確保檔案的安全和完整。3.對檢查中發(fā)現的問題應及時記錄，并分析原因，采取相應的改進措施，防止類似問題再次發(fā)生。（四）檔案的數字化管理1.為提高項目檔案的利用效率，公司應逐步推進項目檔案的數字化管理工作。2.檔案管理部門應制定項目檔案數字化工作計劃，明確數字化范圍、標準、流程和質量要求等。3.按照數字化工作計劃，對項目檔案進行掃描、圖像處理、數據掛接、存儲等工作，建立項目檔案數字化數據庫。4.加強對數字化檔案的管理和維護，定期對數字化檔案進行備份，確保數據的安全和可用。六、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.項目檔案的利用應遵循合法、合理、及時、有效的原則，確保檔案的利用能夠滿足公司項目管理、決策支持、業(yè)務拓展等工作需要。2.在檔案利用過程中，應嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司保密制度，保護公司商業(yè)秘密和知識產權。（二）利用方式1.查閱：公司內部人員因工作需要查閱項目檔案的，應填寫《項目檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、檔號等信息，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.借閱：因特殊情況需要借閱項目檔案的，應填寫《項目檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途、歸還時間等信息，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：對于確需復制項目檔案的，應填寫《項目檔案復制申請表》，注明復制內容、用途、份數等信息，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，由檔案管理部門安排專人進行復制。復制的檔案應加蓋檔案管理部門印章，并注明出處。（三）利用登記1.檔案管理部門應建立項目檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細記錄。2.利用登記記錄應包括利用日期、利用人姓名、所在部門、利用目的、檔案名稱、檔號、查閱頁數、借閱期限、歸還日期等信息。3.定期對項目檔案利用登記記錄進行整理和統(tǒng)計分析，及時掌握檔案利用動態(tài)，為檔案管理工作提供參考依據。（四）歸還與注銷1.借閱的項目檔案到期后，借閱人應及時歸還檔案管理部門。檔案管理部門應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人的責任。2.對于查閱、復制的項目檔案，利用完畢后，利用人應將檔案及時歸還檔案管理部門。檔案管理部門應將利用情況進行登記注銷。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.項目檔案鑒定工作應遵循全面審查、客觀公正、嚴格保密的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。（二）鑒定組織1.公司成立項目檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門、項目部門及相關業(yè)務專家組成。鑒定工作小組負責制定鑒定標準和工作方案，組織實施項目檔案鑒定工作。（三）鑒定內容1.對項目檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性進行審查，檢查檔案是否齊全、完整，內容是否真實、準確，分類是否合理、科學。2.根據項目檔案的保管期限劃分標準，對檔案的保管價值進行評估，確定檔案是否仍具有保存價值。3.審查檔案的密級，確保檔案的保密措施符合公司保密制度要求。（四）銷毀程序1.經鑒定確無保存價值的項目檔案，由鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫《項